QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ, VĂN BẢN CÔNG CHỨNG

Khái niệm và vai trò của công tác lưu trữ về công chứng.Sự phát triển của công tác lưu trữTổ chức và thực hiện quản lý hồ sơ lưu trữTổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ công chứng
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ, VĂN BẢN CÔNG CHỨNG Bài 18QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ, VĂN BẢN CÔNG CHỨNG NỘI DUNG BÀI GIẢNG1. Khái niệm và vai trò của công tác llưutrữ1. Khái niệm và vai trò của công tác ưu trữvề công chứng.về công chứng.2. Sự phát triển của công tác llưu trữ2. Sự phát triển của công tác ưu trữ3. Tổ chức và thực hiện quản lý hồ sơ llưu 3. Tổ chức và thực hiện quản lý hồ sơ ưu trữtrữ4. Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu llưutrữ 4. Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu ưu trữ công chứngcông chứng5. Bảo quản hồ sơ llưu trữ công chứng5. Bảo quản hồ sơ ưu trữ công chứng6. Ý nghĩa của công tác llưutrữ6. Ý nghĩa của công tác ưu trữ 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦACÔNG TÁC LƯU TRỮ VỀ CÔNG CHỨNG1.1. Khái niệm1.1. Khái niệm1.2. Vịị trí, vai trò1.2. V trí, vai trò 1.1. Khái niệm 1.1. Khái niệm• Là công tác nghiệp vụ về tổ chức, quản lý các văn bản, hồ sơ lưu trữ trong hoạt động công chứng theo những phương pháp và kỹ thuật chuyên môn;• Mục đích: nhằm sử dụng, khai thác những văn bản, hồ sơ được lưu trữ , phục vụ cho lợi ích của nhà nước và nhân dân. 1.2. Vịị trí, vai trò 1.2. V trí, vai trò• Bất kỳ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực gì cũng đều cần đến tài liệu lưu trữ dùng vào những mục đích khác nhau.• Đối với họat động công chứng, việc tổ chức quản lý, giữ gìn hồ sơ công chứng là hết sức quan trọng cần được đề cao. 2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU 2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜ KỲ TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜII KỲ• Thông tư 858/QLTPK ngày 15/10/87 quy định rõ: + Trách nhiệm lưu trữ giấy tờ đã được công chứng; + Trách nhiệm lưu trữ giấy tờ theo đề nghị của nhân dân (VD: di chúc,…).• Nghị định 45/HĐBT ngày 27/02/91 quy định + Trách nhiệm; + Yêu cầu đối với hoạt động lưu trữ.• Nghị định 31/CP ngày 18/5/96 quy định rõ nhưng lại được hướng dẫn trong Thông tư 1411/TT - CC. 2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU 2. SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜ KỲ TRỮ CÔNG CHỨNG QUA CÁC THỜII KỲ• Thông tư 1411/TT – CC hướng dẫn Nghị định 31 quy định rõ tráh nhiệm, thủ tục và yêu cầu đối với hoạt động lưu trữ.• Nghị định 75/2000/NĐ – CP: quy định rõ ràng, cụ thể về hoạt động lưu trữ trong các điều 60,61,62;• LCC cũng quy định rất rõ ràng, chi tiết. 3. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG3.1. Đố vớ hồ sơ nộ bộ3.1. Đốii vớii hồ sơ nộii bộ3.2. Đố vớ văn bản công chứng3.2. Đốii vớii văn bản công chứng 3.1. Đố vớ hồ ơ nộ bộ 3.1. Đốii vớii hồ ssơ nộii bộ• Các loại hồ sơ nội bộ lưu trữ: + Hồ sơ pháp nhân; + Các công văn, giấy tờ công tác.• Yêu cầu: + Định kỳ kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ cho khoa học, hợp lý. + Được bảo quản, lưu trữ riệng tại kho hồ sơ lưu trữ nội bộ. 3.2.Đố vớ văn bản công chứng 3.2.Đốii vớii văn bản công chứng Các loại văn bản lưu trữ. Nghiệp vụ lưu trữ.  Các loạ văn bản ưu trữ  Các loạii văn bản llưu trữ• Hợp đồng mua bán, tặng cho, thuê nhà;• Hợp đồng trao đổi, mua bán tài sản;• Hợp đồng ủy quyền và hủy bỏ ủy quyền;• Văn bản bán đấu giá tài sản; thanh lý hợp đồng;• Hợp đồng dân sự có yếu tố nước ngoài;• Hợp đồng bảo lãnh, cầm cố, thế chấp;• Các văn bản về thừa kế;• Các văn bản liên quan đến chế độ tài sản vợ chồng;• Các loại văn bản khác.  Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ Thu thập văn bản, hồ sơ llưutrữ Thu thập văn bản, hồ sơ ưu trữ Chỉỉnhlý hồ sư công chứng llưutrữ Ch nh lý hồ sư công chứng ưu trữ Viếttphiếu llưu trữ Viế phiếu ưu trữNhập dữ liệu vào máy; sắp xếp hồ sơ lê giá, ttủNhập dữ liệu vào máy; sắp xếp hồ sơ lê giá, ủ Đánh giá hồ sơ llưutrữ Đánh giá hồ sơ ưu trữ Tiêu hủy hồ sơ công chứng Tiêu hủy hồ sơ công chứng4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG, KHAI THÁC4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG, KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG CHỨNG4.1. Tính chất của công tác khai thác hồ sơ 4.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. 4.3. Tổ chức khai thác. 4.1. Tính chấ của công tác khai thác 4.1. Tính chấtt của công tác khai thác• Tính chất chính trị: phải quán triệt tính Đảng, tính giai cấp sâu sắc;• Tính bảo mật: phải tuân theo các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước. Nghiêm cấm mọi hành vi thu thập, làm lộ, làm mất hồ sơ lưu trữ. 4.2. Thẩm quyền cho phép khai 4.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, thác, ssử dụng hồ ssơ,, tài liệu llưu trữ ử dụng hồ ơ tài liệu ưu trữ• Pháp lệnh lưu trữ quốc gia: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức là người có thẩm quyền.• Đối với phòng công chứng: Trrưởng phòng là người cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. ...