Quản lý nhân sự: Quản trị bằng JD

Khi đề cập đến bản mô tả công việc (job description - JD), mọi người thường cho rằng chức năng chính của nó là làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào đó trong tổ chức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý nhân sự: Quản trị bằng JDQuản lý nhân sự: Quản trị bằng JDKhi đề cập đến bản mô tả công việc (job description - JD),mọi người thường cho rằng chức năng chính của nó là làmrõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào đó trong tổchức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác tuyểndụng nhân sự.Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanhnghiệp với việc hệ thống hóa các JD sẽ thấy JD chính là tổng thểchức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức, và vai trò của JDkhông chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việc quản trịtổ chức.Bài viết này giới thiệu một số vấn đề liên quan đến chức năngquản trị của JD.JD, JS và cấu trúc của JDTheo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thốngcác chức năng, nhiệm vụ của một vị trí nào đó trong tổ chức vớiviệc được trao các quyền hạn nhất định nhằm giải quyết mộthoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêunào đó của tổ chức trong cả ngắn hạn và dài hạn.Cao hơn, với cách tiếp cận dưới góc độ quản trị tổ chức thì sựtồn tại của bất cứ JD nào trong tổ chức không chỉ dừng lại ở việcmô tả công việc của vị trí đó mà nó còn là cơ sở để xác định tínhcần thiết, phù hợp của vị trí đó trong cấu trúc, sơ đồ tổ chức.Một phần quan trọng khác của JD là JS (job specification). Đâychính là hệ thống các yêu cầu, đòi hỏi về tiêu chuẩn, điều kiệncủa từng vị trí để hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ được môtả.Việc hệ thống hóa các JS giúp người quản trị tổ chức thấy đượccác vị trí trong tổ chức muốn hoàn thành được nhiệm vụ theo môtả thì cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, điều kiện gì. Cáctiêu chuẩn này bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng, khả năng, kinhnghiệm, sức khỏe, thái độ, hành vi… được chuẩn hóa cho từng vịtrí.Để giải quyết nhiệm vụ quản trị tổ chức, mỗi lãnh đạo có mụctiêu, nhiệm vụ, hoạt động khác nhau lại xây dựng JD theo cấutrúc riêng. Tuy nhiên, bất kỳ JD nào cũng phải hàm chứa các nộidung cơ bản sau:(i) Phần thông tin về vị trí: cho biết sự tồn tại, hiện diện của vị trínào đó, qua đó cũng cho thấy thứ bậc và chế độ phải báo cáocho cấp nào, vị trí nào trong tổ chức;(ii) Phần trách nhiệm, nhiệm vụ: làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụgì, phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thờigian bao lâu. Bên cạnh đó, phần này còn chỉ rõ việc thực hiệnphải tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào;(iii) Phần quyền hạn: để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tổ chứcsẽ phải trao các quyền hạn cơ bản gì trong quá trình thực thinhiệm vụ;(iv) Phần mối quan hệ công tác: chỉ ra việc cán bộ, nhân viên đócó những mối quan hệ công tác nào (bên ngoài và trong nội bộ)để biết mình sẽ phải làm việc với ai, cấp nào trong quá trình thựcthi nhiệm vụ;(v) Phần chỉ tiêu công việc: đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bảnphải hoàn thành, đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêuphấn đấu trong khi làm nhiệm vụ;(vi) Phần cuối cùng, cũng là phần quan trọng thứ hai trong JD làcác tiêu chuẩn cho vị trí.JD dưới góc độ quản trị tổ chứcHệ thống JD cho phép người quản trị tổ chức hoạch định côngtác quản trị chung của cả tổ chức và của từng đơn vị trong tổchức.Với JD, người quản trị tổ chức sẽ hiểu được cấu trúc, sơ đồ củatổ chức mà mình xây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ,mục tiêu chưa? Những người được bố trí vào từng vị trí đã phùhợp chưa? Từ đó người quản trị có thể phát hiện những bất hợplý từ sơ đồ tổ chức, từ chính việc bố trí các vị trí bất hợp lý để từđó thiết kế lại công việc, sắp xếp lại nhân sự để tổ chức hoạtđộng hiệu quả hơn.Có nhiều cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, mộttrong những cơ sở quan trọng nhất là chất lượng nhân sự vàchính sách đối với nhân sự trong tổ chức. Để có chất lượng nhânsự tốt thì công tác tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện phải tốt. VàJD là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhânsự. Lương, thưởng, các chế độ phúc lợi là một trong những vấnđề quan trọng trong chính sách nhân sự của tổ chức. Chế độlương thưởng nếu chỉ nằm ở thang, bảng lương của tổ chứccũng ảnh hưởng đến việc ổn định tổ chức.Thông qua JD, nhà quản trị sẽ biết từng vị trí ở thang bậc lươngnào, có dải lương và phúc lợi ra sao, đối chiếu với các tổ chứctương tự khác thì ở mức cao, thấp hoặc trung bình? Qua đó xâydựng chính sách nhân sự nói chung, chính sách lương và phúclợi phù hợp cho tổ chức trong từng thời kỳ và quan trọng là đảmbảo sự công bằng giữa công việc và phúc lợi cho các vị trí. Hơnnữa, hệ thống hóa JD sẽ cho phép nhà quản trị hoạch định đượcnguồn nhân lực thông qua việc phân tích công việc.Cùng với hệ thống các tiêu chí đánh giá của tổ chức, JD là cơ sởgiúp nhà quản trị, quản lý kiểm soát và đánh giá hiệu quả côngviệc của vị trí đó. Hiện nay, nhiều tổ chức đã xây dựng hệ thốngtiêu chuẩn cùng với JD như Goal - Setting, Balanced scorecard,ISO… để đánh giá hiệu quả công tác của các vị trí trong tổ ...