Quản lý Outlook 2007 thông qua Group Policies – Phần 3

Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn thêm một số tính năng có thể được cấu hình trong Outlook 2007 bằng cách sử dụng Group Policies
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý Outlook 2007 thông qua Group Policies – Phần 3Quản lý Outlook 2007 thông qua Group Policies – Phần 3 Anderson PatricioTrong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn thêm một số tính năng có thể được cấu hình trong Outlook 2007 bằng cách sử dụng Group Policies.Cấu hình profile tự độngExchange Server 2007 với Outlook 2007 rõ ràng đã tăng được những cảm nhậnngười dùng một cách rõ rệt khi tạo một profile qua tính năng Autodiscover. Khimột công ty có các chứng chỉ thích hợp và các dịch vụ web được thiết kế hợp lý,người dùng mới chỉ cần phải kích vào biểu tượng Outlook 2007 và dữ liệu củaanh hoặc cô ta (tên và e-mail) sẽ được điền vào một cách tự động. Tất cả nhữnggì người dùng cần phải thực hiện là kích vào Next và Finish để bắt đầu việc sửdụng Outlook. Toàn bộ quá trình được thể hiện trong hình 1 và hình 2 bên dưới. Hình 1 Hình 2Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể cải thiện được cảm nhận người dùngthêm đôi chút? Nếu thay vì kích vào biểu tượng Outlook, Next và Finish, chúngta có thể thay đổi quá trình để chỉ cần kích vào Outlook và bắt đầu sử dụng nóngay lập tức. Hẳn điều đó sẽ thú vị hơn rất nhiều với bạn? Để có được điều đó,hãy sử dụng Group Policies và thực hiện theo các bước dưới đây: 1. Mở Microsoft Office Outlook 2007 2. Mở Tools | Account Settings 3. Kích Exchange 4. Kích đúp vào mục Automatically configure profile based on Active Directory Primary SMTP Address 5. Các giá trị có thể là Not Configured, Enabled and Disabled. Hãy chọn Enabled như thể hiện trong hình 3. Hình 3Lúc này, trong máy trạm, nơi người dùng đã nhận Group Policy, chúng ta có thểđăng nhập với tư cách một người dùng mới và bảo đảm rằng người dùng có mộthòm thư đã được kích hoạt trên Exchange Server. Sau đó kích đúp vào biểutượng Outlook 2007, đó là những gì cơ bản nhất. Người dùng lúc này sẽ có thểtruy cập vào mailbox của anh hoặc cô ta mà không cần bất cứ một yêu cầu nàokhác.Mặc định, Outlook sẽ phê chuẩn xem liệu Windows Desktop Search 3.0 (hoặcphiên bản mới) được cài đặt hay chưa. Nếu không được nhắc nhở thì nó sẽ tựđộng hiển thị. Nếu tổ chức của bạn không thiên về việc cài đặt nó tại điểm này(hoặc chí ít bạn muốn tránh cung cấp cho người dùng một quyết định này trongquá trình chạy Outlook lần đầu), chúng ta có thể sử dụng Group Policy. Thựchiện theo các bước dưới đây để tránh nhắc nhở ban đầu này: 1. Mở Microsoft Office Outlook 2007 2. Mở Tools | Options 3. Mở Preferences 4. Kích Search Options 5. Kích đúp vào mục Prevent installation prompts when Windows Desktop Search component is not present và chọn EnabledCác thiết lập Auto Archive của OutlookSau khi đã cài đặt Outlook lần đầu, người dùng sẽ nhận được một thông báo vềAutoArchive. Các thiết lập AutoArchive được cấu hình một cách mặc định, đểchạy cứ 14 ngày một lần và khai báo cho người dùng thời điểm nó chạy. Để cấuhình các thiết lập mặc định của AutoArchive, hãy kích vào Tools, Options, tabOther và kích nút AutoArchive. Hình 4 thể hiện những gì xuất hiện tiếp theo.Lưu ý: Người dùng có thể kích phải vào bất cứ thư mục nào, kích Properties vàtab có tên AutoArchive sẽ được hiển thị. Một cấu hình Autoarchive khác có thểđược thực hiện ở mức thư mục. Hình 4Để quản lý các khía cạnh có liên quan đến các thiết lập AutoArchive trước đó(chẳng hạn như thiết lập Archive or delete old items, Show archive folder infolder list,..) chúng ta có thể sử dụng mục AutoArchive Settings, bạn có thể tìmthấy mục này trong đường dẫn Group Policy sau: Mở Tools / Options, mở mụcOther, kích AutoArchive và kích đúp vào mục AutoArchive Settings như thểhiện trong hình 5. Chúng ta cũng có thể sử dụng các bước tương tự để vô hiệuhóa AutoArchive bằng cách kích vào Disable. Hình 5Nếu bạn đang sử dụng một giải pháp Archiving khác, khi đó bạn nên vô hiệu hóaAutoArchive để tránh bất cứ xung đột nào hay sự mất mát các thông tin nào cóthể ảnh hưởng đến giải pháp hiện hành của bạn. Để vô hiệu hóa người dùng tựđộng sử dụng AutoArchive, chúng ta có thể kích đúp vào Disable File|Archivevà người dùng sẽ không thể sử dụng các mục từ menu File, như thể hiện tronghình 6. Hình 6Nếu chúng ta vô hiệu hóa tính năng AutoArchive, tùy chọn này sẽ không xuấthiện trong tab Other có trên các tùy chọn Outlook, xem thể hiện trong hình 7. Hình 7Quản lý các khả năng của người dùng để điều chỉnh sự cho phép trên cácthư mục OutlookMặc định trong Outlook 2007, bất cứ người dùng nào cũng có thể kích phải vàothư mục nào trong Mailbox của nó và định nghĩa các đặc quyền cho người dùngtrên danh sách địa chỉ toàn cục - Global Address List. M ...