Quản lý Outlook 2007 thông qua Group Policies

Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn thêm một số tính năng có thể được cấu hình trong Outlook 2007 bằng cách sử dụng Group Policies. Cấu hình profile tự động Exchange Server 2007 với Outlook 2007 rõ ràng đã tăng được những cảm nhận người dùng một cách rõ rệt khi tạo một profile qua tính năng Autodiscover. Khi một công ty có các chứng chỉ thích hợp và các dịch vụ web được thiết kế hợp lý, người dùng mới chỉ cần phải kích vào biểu tượng Outlook 2007 và dữ liệu của anh...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý Outlook 2007 thông qua Group Policies Quản lý Outlook 2007thông qua Group Policies Anderson PatricioQuản trị mạng – Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu chocác bạn thêm một số tính năng có thể được cấu hình trongOutlook 2007 bằng cách sử dụng Group Policies.Cấu hình profile tự độngExchange Server 2007 với Outlook 2007 rõ ràng đã tăng đượcnhững cảm nhận người dùng một cách rõ rệt khi tạo mộtprofile qua tính năng Autodiscover. Khi một công ty có cácchứng chỉ thích hợp và các dịch vụ web được thiết kế hợp lý,người dùng mới chỉ cần phải kích vào biểu tượng Outlook2007 và dữ liệu của anh hoặc cô ta (tên và e-mail) sẽ đượcđiền vào một cách tự động. Tất cả những gì người dùng cầnphải thực hiện là kích vào Next và Finish để bắt đầu việc sửdụng Outlook. Toàn bộ quá trình được thể hiện trong hình 1và hình 2 bên dưới.Hình 1Hình 2Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể cải thiện được cảmnhận người dùng thêm đôi chút? Nếu thay vì kích vào biểutượng Outlook, Next và Finish, chúng ta có thể thay đổi quátrình để chỉ cần kích vào Outlook và bắt đầu sử dụng nó ngaylập tức. Hẳn điều đó sẽ thú vị hơn rất nhiều với bạn? Để cóđược điều đó, hãy sử dụng Group Policies và thực hiện theocác bước dưới đây: Mở Microsoft Office Outlook 2007 Mở Tools | Account Settings Kích Exchange Kích đúp vào mục Automatically configure profile basedon Active Directory Primary SMTP Address Các giá trị có thể là Not Configured,Enabled and Disabled. Hãy chọn Enabled như thể hiện tronghình 3.Hình 3Lúc này, trong máy trạm, nơi người dùng đã nhận GroupPolicy, chúng ta có thể đăng nhập với tư cách một người dùngmới và bảo đảm rằng người dùng có một hòm thư đã đượckích hoạt trên Exchange Server. Sau đó kích đúp vào biểutượng Outlook 2007, đó là những gì cơ bản nhất. Người dùnglúc này sẽ có thể truy cập vào mailbox của anh hoặc cô ta màkhông cần bất cứ một yêu cầu nào khác.Mặc định, Outlook sẽ phê chuẩn xem liệu Windows DesktopSearch 3.0 (hoặc phiên bản mới) được cài đặt hay chưa. Nếukhông được nhắc nhở thì nó sẽ tự động hiển thị. Nếu tổ chứccủa bạn không thiên về việc cài đặt nó tại điểm này (hoặc chíít bạn muốn tránh cung cấp cho người dùng một quyết địnhnày trong quá trình chạy Outlook lần đầu), chúng ta có thể sửdụng Group Policy. Thực hiện theo các bước dưới đây đểtránh nhắc nhở ban đầu này: Mở Microsoft Office Outlook 2007 Mở Tools | Options Mở Preferences Kích Search Options Kích đúp vào mục Prevent installation prompts whenWindows Desktop Search component is not present và chọnEnabledCác thiết lập Auto Archive của OutlookSau khi đã cài đặt Outlook lần đầu, người dùng sẽ nhận đượcmột thông báo về AutoArchive. Các thiết lập AutoArchiveđược cấu hình một cách mặc định, để chạy cứ 14 ngày mộtlần và khai báo cho người dùng thời điểm nó chạy. Để cấuhình các thiết lập mặc định của AutoArchive, hãy kíchvào Tools, Options, tab Other và kích nút AutoArchive. Hình4 thể hiện những gì xuất hiện tiếp theo.Lưu ý: Người dùng có thể kích phải vào bất cứ thư mục nào,kích Properties và tab có tên AutoArchive sẽ được hiển thị.Một cấu hình Autoarchive khác có thể được thực hiện ở mứcthư mục.Hình 4Để quản lý các khía cạnh có liên quan đến các thiết lậpAutoArchive trước đó (chẳng hạn như thiết lập Archive ordelete old items, Show archive folder in folder list,..) chúng tacó thể sử dụng mục AutoArchive Settings, bạn có thể tìm thấymục này trong đường dẫn Group Policy sau: Mở Tools /Options, mở mục Other, kíchAutoArchive và kích đúp vàomục AutoArchive Settings như thể hiện trong hình 5. Chúngta cũng có thể sử dụng các bước tương tự để vô hiệu hóaAutoArchive bằng cách kích vào Disable.Hình 5Nếu bạn đang sử dụng một giải pháp Archiving khác, khi đóbạn nên vô hiệu hóa AutoArchive để tránh bất cứ xung độtnào hay sự mất mát các thông tin nào có thể ảnh hưởng đếngiải pháp hiện hành của bạn. Để vô hiệu hóa người dùng tựđộng sử dụng AutoArchive, chúng ta có thể kích đúpvào Disable File|Archive và người dùng sẽ không thể sử dụngcác mục từ menu File, như thể hiện trong hình 6.Hình 6Nếu chúng ta vô hiệu hóa tính năng AutoArchive, tùy chọnnày sẽ không xuất hiện trong tab Other có trên các tùy chọnOutlook, xem thể hiện trong hình 7.Hình 7Quản lý các khả năng của người dùng để điều chỉnh sự chophép trên các thư mục OutlookMặc định trong Outlook 2007, bất cứ người dùng nào cũng cóthể kích phải vào thư mục nào trong Mailbox của nó và địnhnghĩa các đặc quyền cho người dùng trên danh sách địa chỉtoàn cục - Global Address List. Mặc dù vậy chúng ta có thểthay đổi hành vi mặc định này bằng cách sử dụng GroupPolicy, tùy chọn có thể được tìm thấy bằng đường dẫn tiếptheo này: Mở Microsoft Office Outlook 2007 Mở Tools | Account Settings Kích Exchange Kích đúp vào Do not allow users to change perm ...