Quản lý việc bị gián đoạn trong công việc

Sự gián đoạn trong công việc mỗi ngày có thể là rào cản trong việc quản lý thời gian của bạn hơn nữa nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến thành công của bạn nếu bạn không nhận ra và biết cách quản lý chúng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý việc bị gián đoạn trong công việcQuản lý việc bị gián đoạn trongcông việcSự gián đoạn trong công việc mỗi ngày có thể là rào cản trongviệc quản lý thời gian của bạn hơn nữa nó có thể ảnh hưởng rấtlớn đến thành công của bạn nếu bạn không nhận ra và biết cáchquản lý chúng. Vậy ngay bây giờ bạn hãy suy nghĩ về công việccủa bạn ngày hôm qua và suy nghĩ về những gián đoạn trongcông việc đã xảy ra.Chúng có thể là một cuộc điện thoại, một email, một đoạn đốithoại ngoài hành lang, một sự xen ngang của đồng nghiệp hoặclà bất cứ thứ gì mà bạn không mong muốn nhưng chúng lại làmbạn không tập trung vào công việc đang làm.Một ngày thật sự bạn chỉ có 24 tiếng trong đó phải dành ra nhiềutiếng ăn uống, để nghỉ ngơi… Sự gián đoạn dù nhỏ nhất cũng đãcướp mất của bạn một khoảng thời gian quý giá mà lẽ ra bạnphải sử dụng chúng để đạt được những kết quả mà bạn mongmuốn. Đôi khi chúng còn làm bạn mất đi sự tập trung, ví dụ như:Bạn đang tham gia một đề án phức tạp, bạn phải mất nửa ngàyđể tìm ra phương pháp giải quyết, khi đó có một cuộc điện thoạigọi đến thế là bạn quên hết những ý tưởng ban đầu và điều nàyrất thường hay xảy ra.Một bí quyết để quản lý được sự gián đoạn là bạn phải hiểu bảnchất của chúng, khi nào chúng mới thật sự cần thiết và phải cóthời khóa biểu khi nào thật sự bạn mới cần tập trung cho chúng.Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn làm được điều đó và cóthể ngăn chặn sự gián đoạn không mong muốn trong công việccủa bạn.Hiểu và quản lý việc bị gián đoạna) Liệt kê những người/ hiện tượng gây ra gián đoạn:Nếu sự gián đoạn bắt buộc bạn phải tốn thời gian và công sứccho nó, thì đã đến lúc bạn cần một bản liệt kê những kể gây ra sựgián đoạn không mong muốn đó.Hình 1: Bản liệt kê những gián đoạn trong một ngày. Tên/ Ngày Có hợp Có khẩn Nội hiện và thời lý hay cấp hay dungtượng gian không không?Hãy giữ bản liệt kê bên bạn ít nhất một tuần, ghi lại tất cả nhữnggián đoạn đã xảy ra, đánh dấu những người/hiện tượng làm bạnbị gián đoạn, ngày và thời gian, sự gián đoạn có nội dung gì? Sựgián đoạn này có cần thiết hay không? Có khẩn cấp hay không?Chúng có thể tốt hơn nếu được dời vào ngày kế tiếp hay không?Khi mà bạn đã có bản liệt lê đầy đủ những thông tin, bạn hãyphân tích thật kỹ mỗi tình huống xảy ra.Bạn phải phân biệt được sự gián đoạn nào là cần thiết và sự giánđoạn nào là không?Nếu gián đoạn là cần thiết thì bạn phải giải quyết chúng. Nhưngbạn phải biết sắp xếp chúng vào thời gian hợp lý trong ngày đểbạn vẫn còn đủ thời gian để làm những việc khác. Nếu sự giánđoạn là không hợp lý, bạn cần phải tìm cách để chúng không xảyra trong tương lai.Phân tích mức độ quan trọng của sự gián đoạnĐể phân tích mức độ quan trọng của sự gián đoạn bạn phải nhìnvào bản liệt kê những gián đoạn đã xảy ra. Đầu tiên phải phânbiệt xem gián đoạn này có hợp lý hay không? Sự gián đoạn nàycó thể được giải quyết sau khi bạn có thời gian rãnh hay không?Hay là chúng thật sự phải cần giải quyết ngay? Nếu chúng thậtsự chưa cần thiết phải giải quyết ngay thì bạn phải kiên quyết từchối với thái độ lịch sự. Tiếp theo, bạn phải phân tích xem mứcđộ khẩn cấp của gián đoạn, chúng có thể được bỏ qua haykhông, nếu có thể bỏ qua được bạn phải từ chối và tìm cáchngăn chặn chúng xảy ra trong tương lai.Tuy nhiên, nếu sự gián đoạn là hợp lý và cấp bách bạn cầnphải giải quyết chúng.Từ bản liệt kê sự gián đoạn, bạn dễ dàng nhìn thấy được bạnphải mất bao nhiêu thời gian cho nó, bạn phải cố gắng duy trìlượng thời gian này và ngày càng có thể rút ngắn. Trong trườnghợp đặc biệt, bạn chưa chuẩn bị giải quyết tốt, bạn cũng có thểsẽ phải tốn thêm thời gian cho chúng.b) Sử dụng điện thoại đi động như một công cụ giúp ích chobạn chứ không phải chống lại bạn.Ngăn chặn những cuộc điện thọai không mong muốn là một trongnhững công việc quan trọng trong ngăn chặn sự gián đoạn. Nếubạn cần tập trung cho một công việc quan trọng thì giải pháp làbạn có thể bật chức năng không nhận cuộc gọi đến hoặc chỉnhận những cuộc gọi nào thật sự quan trọng có liên quan đếncông việc bạn đang làm (ví dụ như các đối tác, các thành viêncủa nhóm…), hoặc bạn sẽ bố trí một nhân viên trực điện thoạicầm tay cho bạn. Khi thật sự có cuộc gọi quan trọng thì nhân viênđó sẽ báo cho bạn biết…Nếu bạn sử dụng điện thoại di động một cách không khoa học thìnó vô tình là vật gây gián đoạn cho bạn nhiều nhất, trong lúc làmviệc, trong cuộc họp, và thậm chí trong thời gian bạn cần thưgiãn. Điều này rất không có lợi cho sức khỏe cũng như tính hiệuquả trong công việc của bạn.c) Học nói “Không”Chữ “không” thường được chấp nhận khi bạn bị yêu cầu mộtcông việc hay một nhiệm vụ khi bạn đang thật sự bận và bạn biếtmột người nào khác có thể đảm nhận được công việc đó, hoặccông việc đó có thể được làm sau.Khi bạn phải ...