Quản lý việc bị gián đoạn trong công việc

Sự gián đoạn trong công việc mỗi ngày có thể là rào cản trong việc quản lý thời gian của bạn hơn nữa nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến thành công của bạn nếu bạn không nhận ra và biết cách quản lý chúng. Vậy ngay bây giờ bạn hãy suy nghĩ về công việc của bạn ngày hôm qua và suy nghĩ về những gián đoạn trong công việc đã xảy ra.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý việc bị gián đoạn trong công việc Quản lý việc bị gián đoạn trong công việcHongLinhQuản trịSự gián đoạn trong công việc mỗi ngày có thể là rào cản trong việc quản lý thời gian củabạn hơn nữa nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến thành công của bạn nếu bạn không nhận ravà biết cách quản lý chúng. Vậy ngay bây giờ bạn hãy suy nghĩ về công việc của bạnngày hôm qua và suy nghĩ về những gián đoạn trong công việc đã xảy ra.Chúng có thể là một cuộc điện thoại, một email, một đoạn đối thoại ngoài hành lang, mộtsự xen ngang của đồng nghiệp hoặc là bất cứ thứ gì mà bạn không mong muốn nhưngchúng lại làm bạn không tập trung vào công việc đang làm.Một ngày thật sự bạn chỉ có 24 tiếng trong đó phải dành ra nhiều tiếng ăn uống, để nghỉngơi… Sự gián đoạn dù nhỏ nhất cũng đã cướp mất của bạn một khoảng thời gian quýgiá mà lẽ ra bạn phải sử dụng chúng để đạt được những kết quả mà bạn mong muốn. Đôikhi chúng còn làm bạn mất đi sự tập trung, ví dụ như: Bạn đang tham gia một đề án phứctạp, bạn phải mất nửa ngày để tìm ra phương pháp giải quyết, khi đó có một cuộc điệnthoại gọi đến thế là bạn quên hết những ý tưởng ban đầu và điều này rất thường hay xảyra.Một bí quyết để quản lý được sự gián đoạn là bạn phải hiểu bản chất của chúng, khi nàochúng mới thật sự cần thiết và phải có thời khóa biểu khi nào thật sự bạn mới cần tậptrung cho chúng. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn làm được điều đó và có thể ngănchặn sự gián đoạn không mong muốn trong công việc của bạn.Hiểu và quản lý việc bị gián đoạna) Liệt kê những người/ hiện tượng gây ra gián đoạn:Nếu sự gián đoạn bắt buộc bạn phải tốn thời gian và công sức cho nó, thì đã đến lúc bạncần một bản liệt kê những kể gây ra sự gián đoạn không mong muốn đó.Hình 1: Bản liệt kê những gián đoạn trong một ngày. Tên/ Ngày và Nội Có hợp lý Có khẩn cấp hiện thời gian dung hay không hay không? tượngHãy giữ bản liệt kê bên bạn ít nhất một tuần, ghi lại tất cả những gián đoạn đã xảy ra,đánh dấu những người/hiện tượng làm bạn bị gián đoạn, ngày và thời gian, sự gián đoạncó nội dung gì? Sự gián đoạn này có cần thiết hay không? Có khẩn cấp hay không?Chúng có thể tốt hơn nếu được dời vào ngày kế tiếp hay không? Khi mà bạn đã có bảnliệt lê đầy đủ những thông tin, bạn hãy phân tích thật kỹ mỗi tình huống xảy ra.Bạn phải phân biệt được sự gián đoạn nào là cần thiết và sự gián đoạn nào là không?Nếu gián đoạn là cần thiết thì bạn phải giải quyết chúng. Nhưng bạn phải biết sắp xếpchúng vào thời gian hợp lý trong ngày để bạn vẫn còn đủ thời gian để làm những việckhác. Nếu sự gián đoạn là không hợp lý, bạn cần phải tìm cách để chúng không xảy ratrong tương lai.Phân tích mức độ quan trọng của sự gián đoạnĐể phân tích mức độ quan trọng của sự gián đoạn bạn phải nhìn vào bản liệt kê nhữnggián đoạn đã xảy ra. Đầu tiên phải phân biệt xem gián đoạn này có hợp lý hay không? Sựgián đoạn này có thể được giải quyết sau khi bạn có thời gian rãnh hay không? Hay làchúng thật sự phải cần giải quyết ngay? Nếu chúng thật sự chưa cần thiết phải giải quyếtngay thì bạn phải kiên quyết từ chối với thái độ lịch sự. Tiếp theo, bạn phải phân tíchxem mức độ khẩn cấp của gián đoạn, chúng có thể được bỏ qua hay không, nếu có thể bỏqua được bạn phải từ chối và tìm cách ngăn chặn chúng xảy ra trong tương lai.Tuy nhiên, nếu sự gián đoạn là hợp lý và cấp bách bạn cần phải giải quyết chúng.Từ bản liệt kê sự gián đoạn, bạn dễ dàng nhìn thấy được bạn phải mất bao nhiêu thời giancho nó, bạn phải cố gắng duy trì lượng thời gian này và ngày càng có thể rút ngắn. Trongtrường hợp đặc biệt, bạn chưa chuẩn bị giải quyết tốt, bạn cũng có thể sẽ phải tốn thêmthời gian cho chúng.b) Sử dụng điện thoại đi động như một công cụ giúp ích cho bạn chứ không phảichống lại bạn.Ngăn chặn những cuộc điện thọai không mong muốn là một trong những công việc quantrọng trong ngăn chặn sự gián đoạn. Nếu bạn cần tập trung cho một công việc quan trọngthì giải pháp là bạn có thể bật chức năng không nhận cuộc gọi đến hoặc chỉ nhận nhữngcuộc gọi nào thật sự quan trọng có liên quan đến công việc bạn đang làm (ví dụ như cácđối tác, các thành viên của nhóm…), hoặc bạn sẽ bố trí một nhân viên trực điện thoại cầmtay cho bạn. Khi thật sự có cuộc gọi quan trọng thì nhân viên đó sẽ báo cho bạn biết…Nếu bạn sử dụng điện thoại di động một cách không khoa học thì nó vô tình là vật gâygián đoạn cho bạn nhiều nhất, trong lúc làm việc, trong cuộc họp, và thậm chí trong thờigian bạn cần thư giãn. Điều này rất không có lợi cho sức khỏe cũng như tính hiệu quảtrong công việc của bạn.c) Học nói “Không”Chữ “không” thường được chấp nhận khi bạn bị yêu cầu một công việc hay một nhiệmvụ khi bạn đang thật sự bận và bạn biết một người nào khác có thể đảm nhận được côngviệc đó, hoặc công việc đó có thể được làm sau.Khi bạn phải nói “Không” thì bạn phải nói hết sức tế nhị và nhẹ nhàng kèm theo một lờigiải thích ngắn gọn và rõ ràng như: “Tôi ...