Quản trị tinh gọn: Dám “dọn”?

Mâu thuẫn loại bỏ lãng phí Ông Trương Hồng Hạnh, Giám đốc Công ty Phần mềm TTSOFT (người trực tiếp triển khai LEAN tại KVPP) cho biết, JIT (Just In Time) hay LEAN, về bản chất là hướng tới loại bỏ lãng phí, kể cả lãng phí trong quản lý. Đầu tư phần cứng, qau3n trị
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản trị tinh gọn: Dám “dọn”? Quản trị tinh gọn: Dám “dọn”?Mâu thuẫn loại bỏ lãng phíÔng Trương Hồng Hạnh, Giám đốc Công ty Phần mềm TTSOFT (người trực tiếptriển khai LEAN tại KVPP) cho biết, JIT (Just In Time) hay LEAN, về bản chất làhướng tới loại bỏ lãng phí, kể cả lãng phí trong quản lý. Đầu tư phần cứng, phầnmềm và hệ thống CNTT có thể là một lãng phí lớn. Ở thời đại cái gì cũng có thể tinhọc hóa được, điều đó nghe có vẻ mâu thuẫn!Do đặc thù công việc nên ông Hạnh phải đi sâu vào quản trị, đặc biệt là quản trịtinh gọn. Có lúc, ông lúng túng với công việc do mâu thuẫn giữa LEAN và CNTT,vì một đằng phải tối ưu hóa, loại bỏ lãng phí, đằng kia là cả hệ thống ERP nổi tiếng(mơ ước của nhiều doanh nghiệp).Ông Hạnh kể: “Vào một buổi chiều, cuối tháng 4/2011 ông Đào Minh Đại, Chủtịch Hội đồng quản trị KVPP mời tôi lên phòng họp để trao đổi công việc. Ông hỏi:“Tình hình triển khai LAEN thế này thì bao giờ năng suất mới tăng được? Đã hơnmột tháng mà năng suất vẫn chưa tăng, chỉ ở mức 450 sản phẩm (SP)/ngày” (ngàylàm việc 8h).Tôi trả lời: “Tối đa 2 tuần kể từ khi triển khai xong hệ thống theo dõi chuyền 1chiếc, năng suất sẽ tăng lên mức thiết kế, là 35 chiếc/công nhân may (CnM), sauđó sẽ tiếp tục tăng” (tương đương 560 chiếc/chuyền/ ngày làm việc).Ông Đại chưa tin lắm, làm sao chỉ nhờ cái tivi LCD 42” và mấy con số hiện trênđó, mà trong hai tuần năng suất có thể tăng lên gấp rưỡi được!.Khi nhà triển khai toàn quyền…Ông Hạnh chia sẻ: “Chúng tôi triển khai hệ thống “Sản xuất Tinh Gọn” cho KVPPtừ sau Tết Nguyên Đán, và tất nhiên là từ chuyền 1 chiếc. Dứt khoát không thểnhượng bộ làm theo bó như cách cũ, cho dù không phải là bó lớn 20 chiếc mà là bónhỏ 5 chiếc.Ban lãnh đạo KVPP tuy có ngại ngần, nhưng không còn cách nào khác, vì làm theomô hình truyền thống thì không thể cạnh tranh với các DN nước ngoài. Cách làmcũ năng suất thấp, tốn diện tích làm việc, bán thành phẩm chất cao như núi trongxưởng (khi đó xưởng nhìn giống như cái kho). Nó sẽ kéo theo hai hệ quả: Phảităng ca nhiều; Quản lý vất vả.Tăng ca nhiều công nhân sẽ mệt. Công nhân mệt thường xuyên thì năng suất khôngcao, cái vòng luẩn quẩn này cần phải được chặt đứt ở đâu đó.Về mặt quản trị, đây là điểm quyết định trong việc triển khai sản xuất theo mô hìnhLEAN. Và là điểm khó vượt qua nhất. Mọi người đều quen với suy nghĩ gom bánthành phẩm thành bó với nhau, thì làm sẽ nhanh hơn, trong khi làm từng chiếc, thìmỗi chiếc phải cầm, phải chuyển. Cũng có quan điểm “sống chung” với lãng phí,khi chỉ giảm số lượng bán thành phẩm trong mỗi bó, chứ không mạnh dạn bỏ hẳnbó để làm chiếc một. Quá trình trao đổi, thảo luận để có cái kết luận mà ai cũng nóilà “liều mạng” của ông Chủ tịch HĐQT quả không dễ dàng, tư duy truyền thống bịđảo lộn hết cả.Và để làm được, dứt khoát phải thành công, khác với các dự án triển khai ERPthông thường, trong dự án này, KVPP đã quyết định giao toàn quyền quản lý nhàmáy cho TTSOFT trong vòng 6 tháng.Ông Hạnh cho biết: Chúng tôi thiết kế lại từ đầu việc bố trí xưởng và chuyền may,hướng tới năng suất lý thuyết là 45SP/CnM, trong một ngày làm việc. Năng suấtnày được tính trên cơ sở các con số thu thập được sau hai tuần tối ưu và chuẩn hóathao tác của nhóm triển khai và một số công nhân có tay nghề cao.Việc bố trí nhà máy và triển khai hệ thống quản lý diễn ra nhanh gọn, điểm đặcbiệt là không ai để ý tới việc bắt đầu ứng dụng hệ thống CNTT. Việc triển khaidiễn ra tự nhiên. Mọi người đều coi nó là bình thường, từ việc lên kế hoạch, cânđối nguyên phụ liệu, bố trí sản xuất, tính toán và cấp phát bán thành phẩm vàochuyền… Nôm na là toàn bộ hệ thống ERP thông thường được triển khai một cáchthầm lặng trong vòng 3 tháng và cả hệ thống quản trị bị nó dẫn đi, không ai mảymay nghi ngờ!Nhưng ngoài cái được là có một hệ thống quản trị khá trơn tru nhờ ứng dụngSEWMAN (hệ thống ERP cho các công ty may do TTSOFT phát triển), thì mụctiêu chính (tăng năng suất từ 24 SP lên tới 45 SP/công nhân may) vẫn chưa đạt.Tăng gần gấp đôi năng suất với một SP mà công nhân đã quen tay (đây là một SPtruyền thống đã làm nhiều năm ở KVPP) là điều rất khó, ngay cả việc ứng dụngchuyền 1 chiếc, cũng chỉ giúp tăng năng suất từ 24 lên tới 30 SP. Làm sao để tănglên tới 45 SP?.Thay đổi ngoạn mụcÔng Hạnh tiếp tục chia sẻ “Một tháng trước ngày ông Đại mời tôi lên, tôi biết làHĐQT của KVPP rất lo lắng, thậm chí đã có lúc muốn quay về mô hình cũ. Quảntrị tinh gọn đòi hỏi lãnh đạo phải đầu tư nhiều thời gian tham gia trực tiếp, trongkhi cách làm cũ là khoán cho công nhân, năng suất thấp hơn nhiều, tuy nhiên cáccấp lãnh đạo khá nhàn.Chúng tôi, những người trực tiếp quản lý nhà máy lúc đó cũng có nhiều lo lắng.Tại sao năng suất lại không tăng, mặc dù từng công nhân đều đạt mức năng suấtthiết kế cho từng công đoạn sản xuất?! Suy nghĩ rất nhiều và đặt ra nhiều câu hỏitại sao, chúng tôi đi tới kết luận đơn giản “tại công nhân không biết mình đang làm ...