Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần cuối

Có rất nhiều lời khuyên để giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn. Sau đây là một số mẹo nhỏ mà tôi đã lượm lặt được từ các website như lifehacker, 43folders và Davidco, cùng với nhiều bài học từ chính thất bại của bản thân tôi.10 cách giảm tình trạng quá tải email Dành cho người nhận:
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần cuối Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần cuốiCó rất nhiều lời khuyên để giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn. Sau đây là một sốmẹo nhỏ mà tôi đã lượm lặt được từ các website như lifehacker, 43folders vàDavidco, cùng với nhiều bài học từ chính thất bại của bản thân tôi.10 cách giảm tình trạng quá tải emailDành cho người nhận:1. Tránh bị phân tâm, tắt chức năng thông báo tự động khi có email mới. Sau đó,định ra cho mình những khoảng thời gian cụ thể trong ngày mà bạn sẽ kiểm tra vàphản hồi các email nhận được.2. Đừng mất thời gian sắp xếp email vào các thư mục; hãy tận dụng chức năng tìmkiếm trong hộp thư đến (có thể có một ngoại lệ như sau: Hãy tạo một thư mụcmang tên: “Hành động ngay” nhưng đừng quên kiểm tra nó).3. Đừng làm nổi những email bạn định xử lý sau bằng cách đánh dấu “Chưa đọc”.Trong chương trình Microsoft Outlook, khi bạn vô tình đánh máy sai một lỗi nàođó, mọi thứ trong hộp thư đến đều được đánh dấu là “Đã đọc” (Và không có chứcnăng “Quay lại”).4. Nếu bạn không thể trả lời email trong vài ngày tới, hãy xác nhận bạn đã nhậnđược thư và thông báo người gửi khi nào bạn có thể phúc đáp thư của họ.Dành cho người gửi:5. Trình bày thông tin một cách dễ nắm bắt bằng một câu chủ đề rõ ràng và bắtđầu nội dung bằng những điểm chính yếu. In đậm đầu đề, ký hiệu đầu dòng hoặcchữ số để nhấn mạnh những mục cần làm – và hãy chú thích ai sẽ chịu tráchnhiệm cho từng mục.6. Để giúp người nhận không phải kiểm tra những email có nội dung ngắn, hãyđưa tất cả nội dung vào dòng chủ đề và kết thúc bằng “eom” (end of message – kếtthúc tin).7. Nếu cần thiết, dán nội dung của thông tin đính kèm vào bức thư.8. Hạn chế tình trạng gửi thư qua lại bằng cách chủ động đề nghị (“Chúng ta gặplúc 10 giờ nhé”) thay vì đưa ra những câu hỏi mở (“Chúng ta nên gặp nhau khinào?”)9. Trước khi chọn “reply to all”, hãy dừng lại và nghĩ về gánh nặng email mà lựachọn của bạn có thể gây ra cho người nhận. Nếu bạn không thể thanh minh chogánh nặng đó, tốt nhất là hãy xóa tên người nhận ra khỏi danh sách gửi đi.10. Vì lợi ích của bạn, hãy gửi ít email hơn: Trung bình một thư gửi đi sẽ tạo rahai thư phản hồi.Max Christoff tỏ ra thận trọng trước những ước đoán có phần gây sốc về cái giáphải trả cho hiện tượng quá tải thông tin – một trong số đó cho rằng tổng thiệt hạicủa nền kinh tế Mỹ phải chịu do quá tải thông tin là gần 1 nghìn tỷ USD – bởichúng thường không thể phản ánh được giá trị thông tin, kể cả thông tin đượcchuyển tải qua các email ác ý.Nhưng Christoff, giám đốc điều hành công nghệ thông tin của Morgan Stanley,hiểu được mỗi cá nhân đang phải vật lộn như thế nào để kiểm soát khối thông tinđồ sộ của mình. Cho nên, ông đang tiến hành thử nghiệm một số phương pháp cảithiện vấn đề này cho nhân viên của các công ty dịch vụ tài chính.Ví dụ, nhóm của ông đã phát triển một phần mềm có khả năng điều chỉnh nhữnggián đoạn do email bằng cách phân biệt thông điệp nào thật sự khẩn cấp với nhữngcái có thể quan trọng nhưng không đòi hỏi người nhận phải giải quyết ngay. Phầnmềm này phân tích nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như người gửi là kháchhàng thân quen hay một ai khác mà người nhận vốn đã lâu không liên lạc.Phần mềm này cũng có thể tùy chỉnh cho từng hành vi riêng biệt của người dùng –lấy ví dụ, phân loại những thông điệp khẩn từ người gửi mà người nhận luôn ưutiên trả lời trước. Nhưng điều đó khiến các tiêu chuẩn phân loại kém rõ ràng hơn,và có thể khiến người dùng căng thẳng. Christoff nói: “Nếu người ta không tintưởng hệ thống này, họ sẽ tự làm mình gián đoạn khi tiếp tục kiểm tra những láthư không khẩn cấp để chắc rằng không có lỗi lầm nào xảy ra.”Những nỗ lực khiêm tốn của Christoff trong việc đối phó với tình trạng quá tảithông tin ở Morgan Stanley có phần hơi bất thường. Mặc dù gần như mọi ngườiđều nhận ra rằng mỗi cá nhân, ở nhiều mức độ khác nhau, đều đang phải trả giá đểđấu tranh cho việc quản lý hiệu quả email và các dạng thông tin khác nhưng hiệnnay rất ít doanh nghiệp xem thách thức này là vấn đề mang quy mô toàn công ty.Dù vậy, các công ty ngày càng nhận ra rằng họ sẽ được lợi nếu hỗ trợ mọi ngườikiểm soát vấn đề này tốt hơn. Ngoài việc giúp mỗi cá nhân xử lý thông tin hiệnquả hơn, các công ty cũng nên khuyến khích mỗi người nên kén chọn hơn vàthông minh hơn trong việc tạo ra và phát tán thông tin.Nhiều công nghệ mới tập trung vào việc điều chỉnh khối lượng email trong nội bộcông ty. Một phần mềm còn trong giai đoạn thử nghiệm mang tên Postware yêucầu mỗi nhân viên đính kèm một “con dấu” phi tiền mặt lên mỗi email nội bộ họgửi đi, tiền ảo này được trích ra từ một nguồn cố định được phân bổ hằng ngàycho họ. Một hệ thống dựa trên thị trường thực mang tên Attent do công tySeriosity phát triển sẽ cung cấp cho những người dùng một lượng tiền ảo như nhaumà họ sẽ sử dụng để đính kèm theo email như một dấu hiệu thể hiện mức độ quantrọng của thông điệp đó.Nh ...