Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần đầu

Trong nền kinh tế tri thức, thông tin là mặt hàng giá trị nhất chúng ta có. Ngày nay, thông tin lúc nào cũng sẵn có ở mức gần như vô tận, được tự động chuyển đến các thiết bị điện tử hoặc có thể được truy cập chỉ sau vài cú nhấp chuột.Nhưng liệu tôi có thể ngừng than vãn về tình trạng quá tải thông tin? Những cơn lũ thông tin nhấn chìm tôi mỗi ngày có vẻ sản sinh ra nhiều yếu tố cả được và mất. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần đầu Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần đầuTrong nền kinh tế tri thức, thông tin là mặt hàng giá trị nhất chúng ta có. Ngàynay, thông tin lúc nào cũng sẵn có ở mức gần như vô tận, được tự động chuyểnđến các thiết bị điện tử hoặc có thể được truy cập chỉ sau vài cú nhấp chuột.Nhưng liệu tôi có thể ngừng than vãn về tình trạng quá tải thông tin? Những cơnlũ thông tin nhấn chìm tôi mỗi ngày có vẻ sản sinh ra nhiều yếu tố cả được và mất.Nó không chỉ như cơn thủy triều từng đợt mang đến vô vàn email và thông tinRSS khiến tôi khổ sở, nó còn là đại dương thông tin vô tận tôi buộc bước ra vàkhám phá để duy trì công việc của mình.Nhưng vẫn có hy vọng. Các công cụ và kỹ thuật mang tính cách mạng hứa hẹn sẽgiúp chúng ta đương đầu với các cơn lũ thông tin. Một số công cụ là giải phápcông nghệ - các phần mềm có khả năng tự động sắp xếp và phân loại ưu tiên emailđến, ví dụ được lập trình chức năng điều hòa hay làm chệch hướng trận đại hồngthủy thông tin. Những công cụ khác giúp chúng ta không chết đuối trong biểnthông tin bằng cách thay đổi cách thức chúng ta cư xử và tư duy.Biết đâu mộtngày, tôi sẽ tận hưởng cảm giác bơi trên các dòng chảy thông tin mạnh mẽ màhiện nay đang đe dọa nhấn chìn tôi.Khó khăn cho mỗi cá nhânTình trạng quá tải thông tin, dĩ nhiên bắt nguồn từ nhà phát minh Gutenberg. Phátminh ra hình thức ấn loát đã gia tăng số lượng ấn phẩm và nhanh chóng vượt khỏikhả năng hấp thụ của não bộ trong cả một đời người. Những công nghệ sau này –từ giấy carbon đến máy photocopy – còn khiến việc nhân bản một tin sẵn có càngdễ dàng hơn. Đến khi thông tin được số hóa, các văn bản có thể được sao chépkhông giới hạn và gần như miễn phí.Số hóa nội dung thông tin còn xóa bỏ rào cản với một hoạt động mà ban đầu chỉcác nhà in mới làm được: xuất bản thông tin mới. Không còn giới hạn của chi phísản xuất và phân phối kiểu truyền thống, ai cũng có thể trở thành nhà xuất bản.(Internet không phải là công cụ duy nhất dù nó cung cấp nhiều kênh phân phối sâurộng và hoàn toàn miễn phí. Một máy xử lý văn bản có thể chấm dứt nhu cầu vềmột thư ký kè kè tập giấy chi chú nhỏ, khi mà thông qua chức năng đánh chữ vàkết nối Wite-out của nó, nhà quản lý có thể gửi thông báo của mình đi toàn thếgiới.) Thực tế, nhiều gợi ý mua các thông tin mới được cá nhân hóa đều được“xuất bản” và phân phối mà không hề có sự tham gia chủ động nào của con người,như trường hợp của Amazon.Khi cửa đập mở ra, cơn lũ thông tin bắt đầu cuốn phăng chúng ta với vô vàn hìnhthức: tin nhắn và thông báo từ Twitter ập vào điện thoại di động, thông báo về bạnbè và thư thoại trên Facebook tấn công chiếc BlackBerry, khung chat và thông tinbán hàng trực tiếp (vốn không còn bị giới hạn bởi chi phí bưu điện) xuất hiện trànngập trên màn hình máy tính. Đó là còn chưa nói đến ứng dụng “chết người”:email. (Tôi súy chết khi nỗ lực đọc hết từng email một cách vô ích)Có những thông tin chưa từng tồn tại trong quá khứ hoặc chúng ta chưa từng tiếpcận được, giờ đây luôn sẵn có khiến chúng ta không dám lờ đi: các báo cáo nghiêncứu trực tuyến và dữ liệu về các ngành; blog của đồng nghiệp hay quản lý của cáccông ty cạnh tranh; cập nhật trên Wiki và thảo luận trên các diễn đàn về những chủđề chúng ta đang theo dõi; mạng nội bộ của công ty hay những cập nhật vô vị mớinhất về bạn bè.Có nhiều điều - nhưng đâu mới là vấn đề thực sự? Các nhà nghiên cứu cho rằngtình trạng căng thẳng vì không thể xử lý hết thông tin nhanh như khi nó đến –cùng với kỳ vọng mang tính cá nhân và xã hội, ví dụ bạn sẽ trả lời tất cả emailnhận được – có thể khiến bạn kiệt sức và thoái chí.Edward Hallowell, một chuyên gia về tâm thần học và những rối loạn do mất tậptrung cho rằng nơi làm việc hiện đại đã gây ra cái mà ông gọi là “đặc điểm mất tậptrung” với nhiều đặc điểm tương tự như rối loạn do yếu tố di truyền. Linda Stone,tác giả của thuật ngữ “tập trung từng phần liên tục” dùng để mô tả trạng thái thầnkinh của công nhân tri thức của thời đại, cho biết bà đang chú ý đến chứng “ngạtthở khi xử lý email”: ngưng một cách vô thức hoạt động thở ổn định thông thườngkhi giải quyết email.Thậm chí còn có ý kiến cho rằng dòng thông tin bất tận ấy chính là nguyên nhângây giảm trí thông minh. Vài năm trước, một nghiên cứu do Hewlett-Packard tàitrợ đã chứng minh chỉ số thông minh của những công nhân tri thức bị phân tâm doemail, điện thoại thấp hơn 10 điểm so với mức trung bình – tức bằng hai lần mứcgiảm của những người hút cần sa, theo cách so sánh châm biếm của một số nhàphê bình.Dĩ nhiên không phải ai cũng cảm thấy mệt mỏi vì cơn lũ thông tin. Nhiều ngườicòn tỏ ra hào hứng. Nhưng điều này lại đưa ra một ám ảnh khác - chứng nghiệnthông tin. Theo một khảo sát do AOL thực hiện năm 2008 với 4.000 người sửdụng email trên toàn nước Mỹ, 46% bị “móc vào” email. Gần 60% người tham giakhảo sát có kiểm tra email trong nhà vệ sinh, 15% có kiểm tra trong nhà thờ và11% cố g ...