Quản trị và Truyền thông trong khủng hoảng

Ranh giới giữa Quản trị khủng hoảng và Truyền thông trong khủng hoảng cần được phân định rõ ràng, cũng như cần phải làm rõ khái niệm mới về tính liên tục trong kinh doanh. Bạn có thể tìm thấy một khoảng cách giữa việc quản trị và truyền thông trong cơn khủng hoảng?
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản trị và Truyền thông trong khủng hoảngQuản trị và Truyền thông trongkhủng hoảngRanh giới giữa Quản trị khủng hoảng và Truyền thông trongkhủng hoảng cần được phân định rõ ràng, cũng như cần phải làmrõ khái niệm mới về tính liên tục trong kinh doanh. Bạn có thể tìmthấy một khoảng cách giữa việc quản trị và truyền thông trongcơn khủng hoảng?Nếu như bạn hay ban quản trị của bạn hành xử một cách khônngoan thì câu trả lời sẽ là không. Thực tế là bạn sẽ làm bất cứđiều gì để góp phần quản trị, và ứng phó với bất cứ khủng hoảngnào, cả về mặt thực hiện cũng như thông cáo, truyền thông.Quản trị trong khủng hoảngĐầu tiên là việc thống nhất rõ ràng giữa tất cả thành viên trongđội ứng phó với khủng hoảng về vấn đề Điểm tới hạn. Rấtthông thường một ai đó nói rằng Chúng ta thật sự gặp mộtkhủng hoảng. Vậy những nhân tố nào khiến một một khó khănvượt quá giới hạn của một vấn đề nội bộ nghiêm trọng và trởthành một khủng hoảng thật sự của doanh nghiệp.Những tiêu chí đánh giá mức độ nghiêm trọng của vấn đề cầnđược áp dụng để tìm ra phương thức đối phó phù hợp. Ngoài racòn cần đặt ra vấn đề thời gian: khi nào thì vấn đề khủng hoảngđược công bố, và ai sẽ là người quyết định việc này.Những tiêu chí này là một bộ phận không thể tách rời của một kếhoạch duy trì tính liên tục của hoạt động kinh doanh, đồng thờicần được xây dựng trong những kế hoạch dự trù để đối phó vớinhững tình huống gián đoạn kinh doanh, cả về mặt thực hiện lẫnphát ngôn.Những thành viên thực hiện của đội ứng phó, những người có sẽkiểm soát tình trạng gián đoạn càng nhanh càng tốt để hoạt độngkinh doanh có nhanh chóng được tiếp tục.Ban quản trị cấp cao nhất trong việc phân bổ các nguồn lực vàđưa ra những quyết định then chốt để bình ổn tình hình.Những nhân viên phát ngôn, những người đảm bảo việc cungcấp những thông tin cơ bản và vắn tắt đến các cổ đông cần đượcbiết cho đến khi qua cơn khủng hoảng.Vấn đề là ở chỗ phải có được sự hợp tác và phối hợp giữa cả babộ phận trên. Quá trình này bắt đầu bằng việc xác định nhữngkhâu dễ bị ảnh hưởng bởi sự gián đoạn kinh doanh và xây dựngmột kế hoạch thực tế và những kế hoạch dự phòng. Đó chính lànền tảng duy trì hoạt động hiện đang dần phổ biến, rất nhiềucông ty hay các tổ chức phi lợi nhuận và ngay cả những cơ quanchính phủ trên khắp thế giới chuẩn bị để đối phó cho mọi hìnhthức gián đoạn hoạt động, bao gồm cả gián đoạn do dịch bệnh.Kế hoạch dự phòng bao gồm hai mảng lĩnh vực song song: vậnhành và truyền thông. Trong khi đội vận hành tập trung giải quyếtvấn đề càng chóng vánh càng tốt thì đội truyền thông chịu tráchnhiệm thông báo cho những cổ đông quan trọng của tổ chức đểđảm bảo rằng họ thấu hiểu và tiếp tục ủng hộ trong hoàn cảnhđương đầu với khó khăn.Những ví dụ về quản trị và truyền thông trong khủng hoảngQuy trình sẽ tự đơn giản hóa nếu như nó được thực hiện mộtcách bài bản và đúng hướng. Phản ứng với vụ khủng hoảng làmthoát hơi độc tại nhà máy hóa chất Bhopal, Ấn Độ với trên 2000thương vong đã được quản trị một cách hiệu quả bởi đội quản trịrủi ro Bhopal. Chỉ vẻn vẹn 10 thành viên quản trị do CEO củacông ty đứng đầu và tất cả làm việc cật lực trong nhiều tháng,phối hợp trong việc đối phó và quản lý một thảm họa lớn nhấttrong ngành cũng như việc thông cáo về tai họa.Trái lại, một tai họa môi trường kinh hoàng nhất là vụ tràn dầu từcon tàu của công ty dầu hàng đầu Exxon Valdez bị coi là đượcquản lý tồi nhất do thiếu sự phối hợp giữa việc phản ứng đối phó,quản lý và truyền thông. Những nỗ lực đối phó của thủy thủ đoànExxon Valdez trong điều kiện thời tiết vô cùng khắc nghiệt hầunhư không được biết đến do sự lạc lõng của Exxon và thiếu sựgiao tiếp với chính quyền địa phương cũng như giới truyền thông.CEO Lawrence Rawl phải mất 2 tuần để đến được hiện trườngvà đưa ra những nhận định thật sự về thảm họa đó.Nếu như có ai đó băn khoăn về những hậu quả tài chính trongviệc thiếu thông cáo khủng hoảng, rằng việc tryền thông yếu kémsẽ làm tiêu tốn của Exxon bao nhiêu, bên cạnh việc tổn hại đếndanh tiếng của một công ty dầu hàng đầu. Chi phí giải quyết ônhiễm dầu lên đến gần 1 tỷ Đôla, ngoài ra Exxon còn bị tòa ánAlaska buộc bồi thường và trả khoản phạt là 3 tỉ Đôla. Bất cứ aicũng có thể tính ra khoản tiền phạt sẽ được giảm bớt đi baonhiêu nếu như ngay từ những ngày đầu tiên của thảm họa,Exxon thể hiện sự thấu cảm đối với những ngư dân, dân tình địaphương và hàng ngàn khán giả truyên hình, những người đangđang thất kinh và lo lắng cho vùng đất Prince William Sound yêudấu.Một công ty dầu khác, Texaco, phải đối mặt với một khủng hoảnglớn khác một nhân viên bí mật ghi âm cuộc thảo luận giữa một sốthành viên ban quản trị, có nội dung tương đối khích động về vấnđề phân biệt chủng tộc. Khi nhân viên đó đưa cuốn băng cho luậtsư bên nguyên trong một vụ kiện Texacos về vấn đề nhân sự,cuốn băng đã được gửi đến tạp chí N ...