Quy định quản lý văn bản đến, đi

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, nhân viên văn thư hoặc người được giao tiếp nhận công văn đến (sau đây gọi chung là nhân viên văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy định quản lý văn bản đến, đi CÔNGTYCỔPHẦNABCD QUIĐỊNHQUẢNLÝVĂNBẢNĐẾN,VĂNBẢNĐI Mãtàiliệu:HC09 HàNội, Mã tài liệu: HC-09 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, Phiên bản: Ver 1.0 VĂN BẢN ĐI Ngày ban hành: Bảngtheodõicôngvănđến,đi Ngàyđếnđi Vịtrí Nộidungcôngvăn Lầnsửa Ghichú Ngườibiênsoạn PhóbanISO Giámđốc________________________________________________________________________________________________Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộmà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 2 / 8 Mã tài liệu: HC-09 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, Phiên bản: Ver 1.0 VĂN BẢN ĐI Ngày ban hành: Họvàtên ChữkýI/MỤCĐÍCH:II/PHẠMVI ÁpdụngchotoànbộcôngtyIII/ĐỊNHNGHĨATỪVIẾTTẮT:IV/NỘIDUNG:IV.1QUYTRINHQUẢNLÝCÔNGVĂNĐẾN1. Tiếpnhậnvănbảnđến Khitiếpnhậnvănbảnđượcchuyểnđếntừ mọinguồn,nhânviênvănthư hoặc ngườiđượcgiaotiếpnhậncôngvănđến(sauđâygọichunglà.nhânviênvănthư) hoặcngườiđượcgiaonhiệmvụ tiếpnhậnvănbảnđếntrongtrườnghợpvănbản đượcchuyểnđếnngoàigiờlàmviệchoặcvàongàynghỉ,phảikiểmtrasơbộvềsố lượng,tìnhtrạngbì,nơinhận,dấuniêmphong(nếucó),v.v...;đốivớivănbảnmật đến,phảikiểmtra,đốichiếuvớinơigửitrướckhinhậnvàkýnhận. Nếupháthiệnthiếuhoặcmấtbì,tìnhtrạngbìkhôngcònnguyênvẹnhoặcvănbản đượcchuyểnđếnmuộnhơnthờigianghitrênbì(đốivớibìvănbảncóđóngdấu Hoả tốchẹngiờ),phảibáocáongaychongườiđượcgiaotráchnhiệmgiúpngười đứngđầucơ quan,tổ chứcquảnlýcôngtácvănthư (sauđâygọitắtlàngườiđược giaotráchnhiệm);trongtrườnghợpcầnthiết,phảilậpbiênbảnvớingườiđưavăn bản. ĐốivớivănbảnđếnđượcchuyểnphátquamáyFaxhoặcquamạng,nhânviênvăn thưcũngphảikiểmtravềsốlượngvănbản,sốlượngtrangcủamỗivănbản,v.v…; trườnghợppháthiệncósaisót,phảikịpthờithôngbáochonơigửihoặcbáocáo ngườiđượcgiaotráchnhiệmxemxét,giảiquyết.2. Phânloạisơbộ,bócbìvănbảnđến________________________________________________________________________________________________Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộmà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 3 / 8 Mã tài liệu: HC-09 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, Phiên bản: Ver 1.0 VĂN BẢN ĐI Ngày ban hành:Saukhitiếpnhận,cácbìvănbảnđếnđượcphânloạisơbộvàxửlýnhưsau: Loạikhôngbócbì:baogồmcácbìvănbảngửichoHộiđồngquảntrị,bangiámđốc, trưởngcácbộ phậnvàcácbìvănbảngửiđíchdanhngườinhận,đượcchuyểntiếp chonơinhận.Đốivớinhữngbìvănbảngửiđíchdanhngườinhận,nếulàvănbản liênquanđếncôngviệcchungcủacáccơquan,tổchứcthìcánhânnhậnvănbảncó tráchnhiệmchuyểnchovănthưđểđăngký. Loạidonhânviênvănthưbócbì:baogồmtấtcảcácloạibìcònlại,trừnhữngbìvăn bảntrêncóđóngdấuchữkýhiệucácđộmật(bìvănbảnmật);Khithựchiệnphânloạicầnlưuý: Nhữngbìcóđóngcácdấuđộkhẩncầnđượcbóctrướcđểgiảiquyếtkịpthời; Khônggâyhưhạiđốivớivănbảntrongbì;khônglàmmấtsố,kýhiệuvănbản,địa chỉcơquangửivàdấubưuđiện;cầnsoátlạib ...