Quy định văn thư lưu trữ

Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 khẳng định“con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinhtế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sauđây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Như vậy,“con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các vănbản, giấy tờ của...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy định văn thư lưu trữNếu bạn là nhân viên thì không ký tên trên văn bản không thuộc thẩm quyềncủa mình.Dấu tròn:Với những VB đã được thủ trưởng đơn vị ký, bạn đóng dấu chùm lên 1/3 chữký tính từ trái qua.Đối với văn bản sao lại để gửi đi, bạn đóng dấu treo ngay trên đầu văn bảnnơi ghi tên cấp quản lý và tên đơn vị. Làm tương tự như vậy đối với văn bảnlà dự thảo.Một số văn bản pháp quy, hoặc danh sách liên quan có nhiều trang, bạn phảiđóng dấu giáp lai băng cách đưa văn bản ra dạng hình cách quạt và đóng dấungày gáy VB, dấu phải trùm hết các từ VB và không bị mờ, thiếu góc.Dấu công văn đến thì chụp ở góc trái VB đến, ngay chỗ trống để theo dõi.Tuy nhiên là một văn thư, bạn nên mua cho mình một quyển sách các quy địnhvề xử lý, sử dụng VB... Cần phải nghiên cứu kỹ và có hiểu biết thì mới đượcđánh giá cao dù bạn làm việc ở cương vị nào. Hơn nưa trong công tác văn thưkhông chỉ có mỗi việ đóng dấu, còn nhiều việc liên quan đến lưu trữ côngvăn, công văn khẩn, công văn mật...Chúc bạn thành công trong công việc. Thân!Đôi điều về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức hiện nayBài viết xin được trao đổi về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổchức hiện nay.Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 khẳng định“con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinhtế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sauđây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Như vậy,“con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các vănbản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”.Bài viết này xin được trao đổi về việc sử dụng con dấu (các loại con dấu thểhiện vị trí pháp lý của các cơ quan, tổ chức, bao gồm: dấu cơ quan, tổ chức(dấu ướt, dấu đỏ), dấu thu nhỏ, dấu nổi; không bao gồm các loại dấu chứcdanh, dấu mã số thuế, dấu tiêu đề,…) trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.1. Sử dụng con dấu cơ quan (dấu ướt, dấu đỏ)a) Đóng dấu cơ quan lên các văn bản chính thức của cơ quan, tổ chứcTheo Điểm 2.2 Khoản 2, Mục III của Thông tư số 07/2002/TT-LT ngày 06tháng 5 năm 2002 giữa Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướngdẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NNĐ-CP ngày24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư “con dấu chỉđược đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữký của cấp có thẩm quyền” và “không được đóng dấu khống chỉ”.Có thể hiểu rằng, bản thân con dấu chưa phản ánh được giá trị pháp lý củavăn bản, mà phải “được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản,giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” thì con dấu sử dụng mới hợplệ. Nếu một văn bản được đóng dấu khi không có chữ ký của người có thẩmquyền sẽ là một văn bản “sai luật” - văn bản được đóng dấu khống chỉ,không có giá trị pháp lý. Do vậy, văn bản giao dịch chính thức của một phápnhân chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quyđịnh, được người có thẩm quyền ký chính thức, cán bộ văn thư đóng dấu,đăng ký, làm thủ tục phát hành và gửi tới các cơ quan có liên quan theo quyđịnh tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004.b) Đóng dấu giáp laiĐóng dấu giáp lai là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồmnhiều tờ liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bảnđể trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chânthực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạovăn bản.Khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110 quy định: “việc đóng dấu giáp lai,đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộtrưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành”. Hiện nay, một số bộ, ngành đã cóquy định về đóng dấu giáp lai trong các văn bản chuyên ngành, ví dụ:- Bộ Ngoại giao quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với hồ sơ, tài liệu làmthủ tục cấp hộ chiếu (tham khảo Công văn số 818CV/BNG-LS của Bộ Ngoạigiao ngày 16 tháng 03 năm 2006 về thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, côngvụ).- Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với các vănbản, hồ sơ khi đăng ký thi đại học, đối với học bạ học sinh, sinh viên…- Điều 42 Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định: Văn bản công chứngcó từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản côngchứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.- Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch s ố: 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN giữa Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Ngân hàngNhà nước ngày 18 tháng 02 năm 2008 hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tàikhoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hộichưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định: Q uyết định áp dụngbiện pháp buộc trích tiền truy nộp vào qu ...