Quy tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền

Nguyên tắc 80/20 phải được xem xét một cách linh hoạt. Bởi lẽ, một khoản mục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làm phá sản kế hoạch dòng tiền. Cuộc khủng hoảng kinh tế càng khẳng định tầm quan trọng của dòng tiền. Từ chỗ quan tâm đến doanh thu và lợi nhuận, giờ đây các doanh nghiệp bắt đầu ý thức về tình trạng khá phổ biến là “kinh doanh có lời nhưng lại mất khả năng thanh toán”. Thực tế, việc quản lý dòng tiền không phải...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền Quy tắc 80/20 trong quản lý dòng tiềnNguyên tắc 80/20 phải được xem xét một cách linh hoạt. Bởi lẽ, một khoản mụctrong quá khứ chiếm giá trị nhỏ nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làmphá sản kế hoạch dòng tiền.Cuộc khủng hoảng kinh tế càng khẳng định tầm quan trọng của dòng tiền. Từ chỗquan tâm đến doanh thu và lợi nhuận, giờ đây các doanh nghiệp bắt đầu ý thức vềtình trạng khá phổ biến là “kinh doanh có lời nhưng lại mất khả năng thanh toán”.Thực tế, việc quản lý dòng tiền không phải là chuyện đơn giản. Nhiều công ty cốgắng liệt kê tất cả khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu, giảm chi đốivới từng khoản mục. Điều này tốn nhiều nguồn lực, cả về con người lẫn thời gian,trong khi kết quả chưa chắc đã thật tốt. Nguyên nhân là người thực hiện luôn chìmngập trong hàng núi chi tiết nhỏ và tốn nhiều thời gian cho những việc không mấyquan trọng.Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản lý dòng tiền.80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoảnmục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được 80% dòng tiền. Đây là cách làmđảm bảo hiệu quả trong khi lại không cần phải huy động nhiều nguồn lực cho việclập kế hoạch và theo dõi.80% dòng tiền đến từ đâu?Đừng vội liên tưởng ngay đến các khách hàng lớn. Doanh thu chỉ mới nói lên mộtkhía cạnh của dòng tiền. Dòng chi ra cũng quan trọng không kém, nếu khôngmuốn nói là hơn vì cấp quản lý ít quan tâm đến vấn đề này. Thông thường, dòngtiền thu - chi đến từ 3 khoản mục lớn: tồn kho, khoản phải trả và khoản phải thu.Khoản phải trả liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của bộ phận cung ứng - muahàng. Khoản phải thu là trách nhiệm của bộ phận kinh doanh, còn tồn kho là sựphối hợp giữa bộ phận sản xuất và kinh doanh.Phải trả là các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đầu vào của công ty. Thời gianphải trả, tức thời gian nợ nhà cung cấp, càng dài thì càng có lợi cho dòng tiền. Vídụ, bộ phận cung ứng đã đàm phán kéo dài được thời gian thanh toán thêm 15ngày với một nhà cung cấp lớn, nhờ đó làm giảm đáng kể áp lực chi tiền mặt chocông ty. Nếu bộ phận tài chính chậm nắm bắt điều này, sẽ dẫn đến việc duy trì quánhiều tiền mặt hơn mức cần thiết và gây lãng phí, gia tăng chi phí sử dụng vốn.Ví dụ trên cũng cho thấy sức mạnh của nguyên tắc tập trung vào những khoảnmục chính yếu. Bộ phận cung ứng chỉ đàm phán thành công với một nhà cungứng, nhưng lại là nhà cung ứng lớn chiếm đến 30% đầu vào của công ty chẳnghạn. Rõ ràng chỉ cần một sự thay đổi nhỏ cũng đem lại hiệu quả tích cực. Ngượclại, có lẽ phải kiên trì đi đàm phán với hàng chục nhà cung cấp nhỏ mới tạo đượckết quả tương tự. Liệu điều này có dễ dàng? Cũng còn tùy. Tuy nhiên, thực tế chothấy nếu công ty bạn chỉ là một khách hàng nhỏ của nhà cung cấp thì họ cũng đâucó thêm lợi ích khi phải suy nghĩ để điều chỉnh phương thức thanh toán có lợi chobạn.Ngược lại với khoản phải trả, khoản phải thu là phần doanh thu khách hàng muachịu của công ty. Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng lơi lỏng đối với cáckhoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Điều này dẫn đến doanh thucao, nhưng khả năng tiền mặt kém do thời hạn trả chậm bị kéo dài. Việc áp dụngquy tắc 80/20 đối với khoản phải thu cũng tương tự như khoản phải trả. Nếu bộphận kinh doanh điều chỉnh chính sách bán hàng trả chậm đối với 20% số lượngkhách hàng nhưng chiếm đến 80% doanh số thì dòng tiền sẽ bị ảnh hưởng rấtmạnh. Một lần nữa, có thông tin kịp thời từ bộ phận kinh doanh sẽ giúp bộ phậntài chính có sự ứng phó phù hợp.80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoảnmục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được dòng tiền.Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của bộ phận sản xuất và kinhdoanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tính toán trữ nguyênvật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình sản xuất. Bộ phận kinh doanhthì phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng.Công ty nào cũng muốn duy trì được lượng tồn kho vừa đủ, nhưng rà soát theonguyên tắc 80/20 có thể thấy một thực tế trái ngược. Đó là sẽ có những mặt hàngđem lại doanh thu ít nhưng tồn kho nhiều. Hay có một vài khâu sản xuất nào đóđang duy trì lượng bán thành phẩm, nguyên liệu quá cao so với các khâu còn lại.Vì thế, việc tinh gọn những hạng mục chiếm tồn kho lớn sẽ đem lại một dòng tiềnđáng kể.Linh hoạt là chìa khóaNguyên lý 80/20 luôn phải được xem xét một cách linh hoạt. Một khoản mụctrong quá khứ chiếm giá trị nhỏ, nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làmphá sản kế hoạch dòng tiền nếu không được lường trước. Từ chỗ nằm trong 20% ítquan trọng, khoản mục đó có thể thay đổi vị trí để trở thành 80% chính yếu.Thường gặp nhất là trường hợp công ty quyết định đầu tư tài sản, bao gồm cả tàisản cố định và tài sản tài chính.Ví dụ, một công ty thương mại trước giờ đầu tư tài sản hằng ...