Quy trình sắp xếp các loại chứng từ kế toán khoa học
Số trang: 6
Loại file: docx
Dung lượng: 4.00 KB
Lượt xem: 21
Lượt tải: 0
Xem trước 2 trang đầu tiên của tài liệu này:
Thông tin tài liệu:
Sắp xếp và lưu trữ chứng từ một cách khoa học là việc tưởng chừng đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Bài viết hôm nay xin chia sẻ các cách sắp xếp các loại chứng từ khác nhau sao cho khoa học, hợp lý nhất. cụ thể gồm có 10 cách sắp xếp chứng từ kế toán một các khoa học.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy trình sắp xếp các loại chứng từ kế toán khoa học QUY TRÌNH SẮP XẾP CÁC LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN KHOA HỌC Sắp xếp và lưu trữ Chứng từ một cách khoa học là việc tưởng chừng đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Bài viết hôm nay xin chia sẻ các cách sắp xếp các loại Chứng từ khác nhau sao cho khoa học, hợp lý nhất; Cụ thể 10 cách sắp xếp Chứng từ kế toán một các khoa học. 1. Chứng từ gốc khoa học. Các chứng từ gốc nên được sắp xếp theo thứ tự trong Bảng kê khai thuế đầu ra, đầu vào hàng tháng, hàng quý. Các hóa đơn đầu ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT đã nộp cho Cơ quan Thuế hàng kỳ. Đối với các chứng từ đính kèm chứng từ gốc, kế toán nên sắp xếp, lưu trữ như sau: + Hóa đơn bán ra nên kẹp cùng với Chứng từ thanh toán như Phiếu thu, Giấy báo có,… Ngoài ra có thể kẹp thêm Phiếu xuất kho, Hợp đồng kinh tế hay thanh lý Hợp đồng (Nếu có). + Hóa đơn mua vào thì kẹp cùng các loại Chứng từ thanh toán như Ủy nhiệm chi, Phiếu chi, Giấy báo nợ,… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng. + Nếu hàng hóa bán chịu thì kẹp cùng với Phiếu kế toán hay các Phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng Hợp đồng, thanh lý Hợp đồng (Nếu có),… Kế toán cần chú ý một số điểm sau: + Các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (Nếu có) theo đúng chức danh. + Nên kẹp riêng các Chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ để dễ tìm kiếm và kiểm tra khi cần. 2. Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế. Các loại báo cáo Thuế cho cơ quan Thuế thường nộp hàng kỳ, vì thế nên sắp xếp và phân loại theo năm để dễ tìm kiếm. Lưuý kèm theo chứng từ của năm đó là Báo cáo của năm đó. Kế toán nên sắp xếp cụ thể, khoa học như sau: + Mở một File Folder để lưu Tờ khai thuế cho từng năm cụ thể. + Chia các File thành các File nhỏ lưu theo từng loại thuế. + Tách riêng một File để lưu các văn bản liên quan đến cơ quan thuế. 3. Hợp đồng và các chứng từ liên quan. Tập hợp lại tất cả các hợp đồng gốc có dầu đỏ và lưu trữ tại phòng kế toán của Doanh nghiệp. Với trường hợp có từ 2 bản gốc của Hợp đồng trở lên thì Phòng kế toán giữ một bản, một bản còn lại có thể lưu tại Bộ phận khác theo yêu cầu của Doanh nghiệp. Với các hợp đồng được phân loại theo từng dự án, kế toán nên tạo một Folder lưu trữ riêng biệt và dán tên của dự án ở gáy để dễ tìm kiếm, quản lý hơn. Đặc biệt, không nên cho các Bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài hoặc không cho mượn nếu như không được sự cho phép của cấp trên để tránh được tình trạng mất hồ sơ, chứng từ, hợp đồng gốc. Lưu Hợp đồng kinh tế cùng với các tài liệu sao để đồng bộ và dễ kiểm soát: + Tờ trình hoặc bản kế hoạch. + Các hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt, ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu hay báo giá,… + Hợp đồng gốc. + Các bản phụ lục ký thêm. + Phiếu chi, Ủy nhiệm chi từng lần thanh toán (Bản phôtô) + Biên bản bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý,… + Các loại hóa đơn đỏ, Phiếu nhập kho, xuất kho (Bản phô tô). + Các loại chứng từ nộp thuế (Nếu có). + Bảng tính lãi vay thanh toán (Nếu là vay cá nhân); Bảng tính lãi vay (Nếu là vay ngân hàng). + Các Hồ sơ chứng từ khác liên quan. + Các Biên bản thỏa thuận khác có liên quan sắp xếp chứng từ. 4. Chứng từ lương Với các loại chứng từ lương, kế toán nên sắp xếp như sau: Tạo một File Folder cho từng năm và lưu chứng từ lương theo từng tháng trong năm. Nên chia File để lưu các bảng lương theo từng tháng để dễ theo dõi và một File riêng biệt để lưu trữ các quyết định, chứng từ có liên quan đến lương trong năm. Các chứng từ lương lưu lại hàng tháng cần bao gồm những giấy tờ sau: Bảng thanh toán lương có đầy đủ dấu, ký duyệt của cấp trên; Bảng lương chuyển khoản ngân hàng và Ủy nhiệm chi bản phô tô (Nếu thanh toán lương qua ngân hàng); Bảng ký nhận lương của người lao động (Nếu trả lương bằng tiền mặt). Ngoài ra có thể bao gồm các chứng từ khác có phát sinh tăng/giảm lương. 5. Phiếu nhập kho, xuất kho Kế toán lưu các Phiếu xuất kho cùng với: + Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt. + Bản dự toán nguyên vậtliệu đã phê duyệt (Bản phô tô). + Biên bản giao nhận hàng hóa cho mỗi lần xuất kho. Kế toán sắp xếp Phiếu nhập kho cùng với các chứng từ sau: + Hóa đơn đầu vào, mua vào. + Các biên bản giao hàng hóa + Hợp đồng mua bán. + Đề nghị mua hàng hóa. 6. Chứng từ thanh toán Các loại chứng từ thanh toán như Phiếu chi, Ủy nhiệm chi thì kế toán nên sắp xếp và lưu trữ cùng với: Đề nghị thanh toán hay Đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc Doanh nghiệp. Với trường hợp Doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một dự án, kế hoạch chiến lược tổng thể đã phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi (Chỉ cần bản phô tô) và Bản ký nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể. Với các khoản chi có định mức như xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi km trên xe có xác nhận của Đội xe, Phòng hành chính ha ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy trình sắp xếp các loại chứng từ kế toán khoa học QUY TRÌNH SẮP XẾP CÁC LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN KHOA HỌC Sắp xếp và lưu trữ Chứng từ một cách khoa học là việc tưởng chừng đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Bài viết hôm nay xin chia sẻ các cách sắp xếp các loại Chứng từ khác nhau sao cho khoa học, hợp lý nhất; Cụ thể 10 cách sắp xếp Chứng từ kế toán một các khoa học. 1. Chứng từ gốc khoa học. Các chứng từ gốc nên được sắp xếp theo thứ tự trong Bảng kê khai thuế đầu ra, đầu vào hàng tháng, hàng quý. Các hóa đơn đầu ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT đã nộp cho Cơ quan Thuế hàng kỳ. Đối với các chứng từ đính kèm chứng từ gốc, kế toán nên sắp xếp, lưu trữ như sau: + Hóa đơn bán ra nên kẹp cùng với Chứng từ thanh toán như Phiếu thu, Giấy báo có,… Ngoài ra có thể kẹp thêm Phiếu xuất kho, Hợp đồng kinh tế hay thanh lý Hợp đồng (Nếu có). + Hóa đơn mua vào thì kẹp cùng các loại Chứng từ thanh toán như Ủy nhiệm chi, Phiếu chi, Giấy báo nợ,… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng. + Nếu hàng hóa bán chịu thì kẹp cùng với Phiếu kế toán hay các Phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng Hợp đồng, thanh lý Hợp đồng (Nếu có),… Kế toán cần chú ý một số điểm sau: + Các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (Nếu có) theo đúng chức danh. + Nên kẹp riêng các Chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ để dễ tìm kiếm và kiểm tra khi cần. 2. Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế. Các loại báo cáo Thuế cho cơ quan Thuế thường nộp hàng kỳ, vì thế nên sắp xếp và phân loại theo năm để dễ tìm kiếm. Lưuý kèm theo chứng từ của năm đó là Báo cáo của năm đó. Kế toán nên sắp xếp cụ thể, khoa học như sau: + Mở một File Folder để lưu Tờ khai thuế cho từng năm cụ thể. + Chia các File thành các File nhỏ lưu theo từng loại thuế. + Tách riêng một File để lưu các văn bản liên quan đến cơ quan thuế. 3. Hợp đồng và các chứng từ liên quan. Tập hợp lại tất cả các hợp đồng gốc có dầu đỏ và lưu trữ tại phòng kế toán của Doanh nghiệp. Với trường hợp có từ 2 bản gốc của Hợp đồng trở lên thì Phòng kế toán giữ một bản, một bản còn lại có thể lưu tại Bộ phận khác theo yêu cầu của Doanh nghiệp. Với các hợp đồng được phân loại theo từng dự án, kế toán nên tạo một Folder lưu trữ riêng biệt và dán tên của dự án ở gáy để dễ tìm kiếm, quản lý hơn. Đặc biệt, không nên cho các Bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài hoặc không cho mượn nếu như không được sự cho phép của cấp trên để tránh được tình trạng mất hồ sơ, chứng từ, hợp đồng gốc. Lưu Hợp đồng kinh tế cùng với các tài liệu sao để đồng bộ và dễ kiểm soát: + Tờ trình hoặc bản kế hoạch. + Các hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt, ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu hay báo giá,… + Hợp đồng gốc. + Các bản phụ lục ký thêm. + Phiếu chi, Ủy nhiệm chi từng lần thanh toán (Bản phôtô) + Biên bản bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý,… + Các loại hóa đơn đỏ, Phiếu nhập kho, xuất kho (Bản phô tô). + Các loại chứng từ nộp thuế (Nếu có). + Bảng tính lãi vay thanh toán (Nếu là vay cá nhân); Bảng tính lãi vay (Nếu là vay ngân hàng). + Các Hồ sơ chứng từ khác liên quan. + Các Biên bản thỏa thuận khác có liên quan sắp xếp chứng từ. 4. Chứng từ lương Với các loại chứng từ lương, kế toán nên sắp xếp như sau: Tạo một File Folder cho từng năm và lưu chứng từ lương theo từng tháng trong năm. Nên chia File để lưu các bảng lương theo từng tháng để dễ theo dõi và một File riêng biệt để lưu trữ các quyết định, chứng từ có liên quan đến lương trong năm. Các chứng từ lương lưu lại hàng tháng cần bao gồm những giấy tờ sau: Bảng thanh toán lương có đầy đủ dấu, ký duyệt của cấp trên; Bảng lương chuyển khoản ngân hàng và Ủy nhiệm chi bản phô tô (Nếu thanh toán lương qua ngân hàng); Bảng ký nhận lương của người lao động (Nếu trả lương bằng tiền mặt). Ngoài ra có thể bao gồm các chứng từ khác có phát sinh tăng/giảm lương. 5. Phiếu nhập kho, xuất kho Kế toán lưu các Phiếu xuất kho cùng với: + Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt. + Bản dự toán nguyên vậtliệu đã phê duyệt (Bản phô tô). + Biên bản giao nhận hàng hóa cho mỗi lần xuất kho. Kế toán sắp xếp Phiếu nhập kho cùng với các chứng từ sau: + Hóa đơn đầu vào, mua vào. + Các biên bản giao hàng hóa + Hợp đồng mua bán. + Đề nghị mua hàng hóa. 6. Chứng từ thanh toán Các loại chứng từ thanh toán như Phiếu chi, Ủy nhiệm chi thì kế toán nên sắp xếp và lưu trữ cùng với: Đề nghị thanh toán hay Đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc Doanh nghiệp. Với trường hợp Doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một dự án, kế hoạch chiến lược tổng thể đã phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi (Chỉ cần bản phô tô) và Bản ký nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể. Với các khoản chi có định mức như xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi km trên xe có xác nhận của Đội xe, Phòng hành chính ha ...
Tìm kiếm theo từ khóa liên quan:
Chế độ kế toán Chứng từ kế toán Sắp xếp chứng từ Lưu trữ chứng từ Sắp xếp chứng từ kế toán Bảng kê khai thuế Hóa đơn đầu ra Chứng từ thanh toán Hóa đơn bán ra Hóa đơn mua vàoGợi ý tài liệu liên quan:
-
Chứng từ kế toán là gì? Ý nghĩa và nội dung chứng từ kế toán
5 trang 302 0 0 -
THÔNG TƯ về sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp
22 trang 298 0 0 -
78 trang 261 0 0
-
Kế toán cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp
52 trang 250 0 0 -
72 trang 241 0 0
-
24 trang 211 0 0
-
Đề thi tốt nghiệp môn tiền tệ ngân hàng
11 trang 195 0 0 -
Mẫu Bảng kê số 3 (Mẫu số: S04b3-DN)
1 trang 178 0 0 -
Nội dung phương pháp chứng từ kế toán
6 trang 177 0 0 -
Giáo trình kiểm toán - ThS. Đồng Thị Vân Hồng
154 trang 174 0 0