Quy trình thực hện Event

Tham khảo tài liệu quy trình thực hện event, văn hoá - nghệ thuật, báo chí - truyền thông phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy trình thực hện EventQui Trình Th c Hi n M t Event C nh tranh ngày càng gay g t trên th trư ng khi n các côngty t ch c s ki n ngày càng nâng t m quan tr ng c a chuyênnghi p hoá. Ai cũng nói mình chuyên nghi p. Chuyên nghi p làph i làm ư c m i th , t th nh nh t n th l n nh t như làmk ho ch, g i gi y m i như th nào, trình bày màu s c sao cho phùh p công ty, s n ph m, khách m i là ai, ăn gì, ch ng i th nào,khách quan tr ng thì ng ra làm sao, b o v an toàn th nào. Tóml i, ph i hoàn h o trong t ng chi ti t nh .Qu n lý m t s ki n bao g m quá trình ho ch nh và ki m soát v chiphí (cost), công vi c (content) và r i ro (risk) i kèm v i nh ng ràngbu c v lu t pháp (legal), văn hoá o c (ethical) và nh ng thay ikhông th lư ng trư c ư c bên trong cũng như bên ngoài doanhnghi p.M t Event luôn ph i tr i qua nh ng “th t c“ cơ b n sau:1. Hình thành ch theme) cho s ki n:Ch này s b ràng bu c và chi ph i b i nhi u v n vĩ mô như lu t(regulation), khu v c t ch c (site choice), văn hoá riêng c a kháchhàng (client culture), ngu n l c (resource); và v n vi mô như a i m t ch c (venue), cách th c ph c v (catering), hình th c gi i trí(entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanhánh sáng (sound and light), các k x o hi u ng c bi t (audiovisual,special effects).N u là Event Lunching s n ph m thì ch nó ph thu c vào thông i p mà s n ph m (brand) ó mu n ưa n khách hàng m ctiêu.Ngoài ra, nó còn ph thu c vào chi n lư c marketing dài h n màcông ty ó mong mu n ...2.Vi t chương trình (proposal): là cách t o s n ph m Event trên gi yt . Chương trình này s ư cg i n khách hàng v i b ng báo giá vàch ph n h i t phía khách hàng. Thông thư ng, i v i m t event, âylà giai o n quan tr ng nh t, t o ư c s khác bi t gi a các công tyevent v i nhau. Nhưng m t ý tư ng hay cũng chưa m b o thành côngc a event b i còn ph thu c nhi u vào khâu t ch c. cho proposalsinh ng, n tư ng và chuy n t i ư c ý tư ng mà agency mu n chokhách hàng c m ư c (feeling) thì ph i có hình nh thi t k minh ho :Sân kh u , t ng th m t b ng, banner, backdrop chính , h th ng èn,âm thanh , và t t c các th i theo c a chương trình...3· Th c hi n k ho ch có kèm ki m soát: lúc này m i ngư i s th chi n công vi c t ngoài (outsourcing) theo k ho ch và có s giám sátc a các trư ng b ph n.4· T ch c s ki n và theo dõi s ki n: các trư ng b ph n s i uph i nhân l c theo công vi c ã ư c phân công. Nh ng lúc có phátsinh ngoài d ki n, m i ngư i s cùng t p h p l i cùng gi i quy t t ich .5· K t thúc s ki n, chuy n c v kho (removal): d n d p nơi tch c (cleaning), s a l i nh ng v t d ng ã s d ng (repair), thanh toánh p ng cho các nhà cung c p (contract acquittal), b o qu n kho(storage)…6· H p rút kinh nghi m: Sau khi event k t thúc, m i b ph n s vi tbáo cáo ghi nh n l i nh ng thi u sót v quá trình chu n b , quá trìnhdi n ra và quá trình k t thúc s ki n cùng nhau rút kinh nghi m chonh ng s ki n sau.Nghe tư ng ch ng ơn gi n là th , nhưng công vi c t ch c event làm t công vi c khó. Nó òi h i các công ty ph i th c s tâm huy t v icông vi c mình ang làm. Hy v ng, v i quy trình c th nh ng ngư ilàm event Vi t Nam khi bi t r ng m i ngư i s hi u và ng c m v icác công ty c a mình. o di n Tr n C nh ôn, giám c công ty truy n thông Th ng Mõchia s nh ng kinh nghi m trong ngh thu t hóa Event:Vi c áp d ng ngh thu t, c bi t là i n nh vào qu ng cáo ã ư ckhai thác trong nh ng năm g n ây, ch y u là các o n phim qu ngcáo truy n hình (TVC) như Omo v i câu chuy n Ng i gì v t b n,Nestle v i s s n sàng c a thanh niên, Pond’s v i s c m nh tu i tr …Còn trong lĩnh v c Event, vi c áp d ng này v n còn khá m i m vànhi u ti m năng. Là m t o di n làm Event ôn cũng r t mu nchuy n hoá nh ng y u t này sao cho ăn ý và nh nhàng nh t.Có th ví d v m t event nh , t ch c m t ngày “team building“ chotoàn i Rejoice vào trư c ngày tung s n ph m m i. l y khí th chonhân viên sales P&G, ôn xây d ng concept trên b i c nh các chi n sĩcùng h p l c ánh thành Troy, v a mang tính gi i trí, v a ng ý khásâu s c mà ôn và các ng s ã c g ng th hi n b ng nh ng k x ovà nh ng tình ti t mang tính ngh thu t, các b n trong i c m nh nhào khí anh hùng và t hào v nh ng n l c c a i trư c ngày xôngtr n.Khách hàng event luôn yêu c u khách hàng m c tiêu c a h ư c tônvinh. Vì v y, chuy n hoá thành ngh thu t trong event; nó ph thu cr t nhi u vào cái tài c a ngư i “t ng ch huy“ event ư c ngh thu thoá là am hi u nhi u lo i ngôn ng ngh thu t; bi t cân nh c t l c avi c áp d ng, cu i cùng là th c hi n nó m t cách trôi ch y và dĩ nhiênlà khá ti t ...