Quy trình tổ chức một giải bóng đá

Bóng đá, chắc không còn gì xa lạ với mọi người, đặc biệt là cánh mày râu. Hàng ngày hàng giờ, chúng ta liên tục được theo dõi các giải bóng đá sôi động, nhưng cũng ít ai biết rằng, để có một giải bóng đá thành công như vậy bàn tay của nhà tổ chức là một yếu tố vô cùng quan trọng, hãy cùng Event Channel tìm hiểu một qui trình chuẩn để tổ chức một giải bóng đá trong nước.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy trình tổ chức một giải bóng đá Quy trình tổ chức một giải bóng đá Bóng đá, chắc không còn gì xa lạ với mọi người, đặc biệt là cánh mày râu. Hàng ngày hàng giờ, chúng ta liên tục được theo dõi các giải bóng đá sôi động, nhưng cũng ít ai biết rằng, để có một giải bóng đá thành công như vậy bàn tay của nhà tổ chức là một yếu tố vô cùng quan trọng, hãy cùng Event Channel tìm hiểu một qui trình chuẩn để tổ chức một giải bóng đá trong nước, về cơ bản thì cũng đúng cho những giải quốc tế và thế giới. Bước 1: Vạch định những công việc cần làm thông qua việc xác định các giai đoạn của quy trình tổ chức một giải bóng đá. Quy trình tổ chức một giải bóng đá bao gồm 4 giai đoạn: - Giai đoạn 1: Lập kế hoạch - Giai đoạn 2: Các hoạt động chuẩn bị + Mời các đội bóng tham dự + Mời tài trợ + Lễ bốc thăm - Giai đoạn 3: Triển khai + Lễ khai mạc + Kiểm soát quá trình diễn ra giải + Lễ bế mạc + Các hoạt động Truyền thông - Giai đoạn 4: Tổng kết, rút kinh nghiệm nội bộ Bước 2: Quy trình cụ thể tổ chức một giải bóng đá: (4 giai đoạn) A. GIAI ĐOẠN I: LẬP KẾ HOẠCH 1. Mục đích của giải là gì? - Phải xác định mục đích, mục đích cao nhất của giải, xác định mục đích giải giúp ta cân đối chi phí, đưa ra các quyết định giải quyết tình huống một cách sáng suốt. VD: Nếu bên mình là một đơn vị tổ chức sự kiện, mục đích của giải có thể là: giải bóng truyền thống của một đơn vị nào đó, tạo phong trào, cơ hội rèn luyện sức khỏe, giao lưu, tăng tính đoàn kết nội bộ... 2. Xác định đối tượng để mời tham gia giải: Đối tượng tham dự giải là thuộc nhóm nào? - Đối tượng tham dự giải phụ thuộc vào mục đích của giải đấu do đơn vị tổ chức giải hướng tới. VD: Giải bóng đá U17 Quốc gia cúp Thái Sơn Nam năm 2012 do báo Bóng đá tổ chức tại Thừa Thiên Huế vừa diễn ra thì đối tượng tham dự giải gồm các đội bóng trẻ của các CLB Ngoại hạng, hạng Nhất, hạng Nhì Quốc gia, các tỉnh thành, ngành và các trung tâm đào tạo đều được quyền đăng ký tham dự. Ước tính số lượng các đội bóng tham dự? - Ước tính số lượng các đội bóng tham dự để mình có thể lên hình thức thi đấu cho phù hợp: đấu bảng, vòng tròn... 3. Thời gian tổ chức - Giải sẽ diễn ra trong thời gian bao lâu? Khung giờ nào thì thích hợp tổ chức giải? - Cần cân nhắc thời gian tổ chức giải cho phù hợp với đối tượng tham gia mà mình hướng tới. VD: Một giải bóng đá phong trào của một cơ quan Nhà nước thì có thể tổ chức vào thứ 7, Chủ nhật. Không thể tổ chức các ngày trong tuần vì nó trùng với thời gian làm việc hàng ngày của họ. - Lập thời gian biểu cho từng bước để lên kế hoạch thời gian, nhân sự tham gia tổ chức giải. 4. Địa điểm tổ chức giải: - Tùy theo hình thức thi đấu, đối tượng và ngân sách để lựa chọn địa điểm thi đấu: sân 9, sân 7, sân đất hay sân cỏ nhân tạo... 5. Kế hoạch chi phí, tài chính - Các khoản chi phí cần chuẩn bị trong tổ chức giải đấu để lên kế hoạch về các khoản đóng góp từ các đội, giải thưởng và tài trợ. Bao gồm: + Giải thưởng: Tiền mặt, cup, cờ lưu niệm... + Tiền sân + Tổ trọng tài: Trọng tài bàn ghi biên bản trận đấu, trọng tài trên sân. + Bảo vệ: Tránh các trường hợp xô xát có thể diễn ra làm hỏng giải. + Y tế: Nên có chuyên gia y tế và một số thiết bị y tế dự phòng: Thuốc xịt giảm đau, sơ cứu vết thương…. + Trang bị Nước uống cho tổ chức và cho các đội bóng trong quá trình diễn ra giải. + Nhân sự tổ chức + Chi phí cho các trang thiết bị tổ chức giải: Thiết kế, In ấn banner, tài liệu và các ấn phẩm quảng bá... văn phòng phẩm, Âm thanh, Ánh sáng, trang trí: hoa, cờ, trang phục ban tổ chức....Có thể mua sắm hoặc thuê mướn bên ngoài thêm. + Chi phí truyền thông: Đưa thông tin về giải đấu, liên lạc các đội tham dự giải, liên hệ khách mời, các nhà tài trợ cho giải đấu…. Lưu ý: Các khoản chi phí này nên chia theo từng giai đoạn tổ chức giải để dễ kiểm soát. 6. Truyền thông: - Tùy quy mô, mức độ và mục đích của giải để phối hợp với các đơn vị truyền thông: báo chí, đài truyền hình, báo mạng, diễn đàn bóng đá và các hoạt động lobby khác. 7. Nhân sự: - Cần một nhóm nhân sự tham gia tổ chức. - Có một người trưởng nhóm có tầm nhìn bao quát tất cả các hoạt động trong suốt thời gian chuẩn bị và diễn ra giải, nối kết và đốc thúc các nhân sự trong nhóm để cùng nhau phối hợp trong tất cả các hoạt động. 8. Các tài liệu cần chuẩn bị trong giai đoạn này: - Điều lệ giải, Hồ sơ xin tài trợ, thư mời tham dự giải. B. GIAI ĐOẠN II: CÁC HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ GIẢI ĐẤU 1. Gửi thư mời và đến các đội bóng tham dự giải và lên danh sách các đội tham dự. - Sau khi xác định đối tượng tham gia giải, gửi thư mời hoặc thông báo đến các đội bóng. - Quảng bá giải đấu trên sân, đưa thông tin về giải đến tới đối tượng sẽ mời tham gia thông qua website (nếu có), mail, các trang mạng xã hội, blog hoặc truyền thông tuỳ theo quy mô của giải đấu. - Thư mời cần đi kèm với hồ sơ đăng kí, chi phí tham gia và điều lệ giải. 2. Mời tài trợ - Lên danh sách các nhà tài trợ khả thi: những đơn vị thân quen, những nhà cung cấp có liên quan đến lĩnh vực của đơn vị tổ chức, các đơn vị kinh doanh có đối tượng khách hàng thuộc phân khúc đối tượng tham dự giải đồng thời hỗ trợ phần quảng bá thương hiệu của họ thích hợp. - Cần lên kế hoạch mời tài trợ: Gửi thư mời và hồ sơ tài trợ, gặp gỡ trực tiếp... trước ít nhất 1-2 tháng vì họ cần có thời gian để xem xét, có thể phù hợp với ngân sách marketing và nhân sự của họ trước khi quyết định tham gia tài trợ. 3. Lễ bốc thăm - Sau khi chuẩn bị xong và thông qua những cuộc họp sơ bộ với các đội bóng để nắm mong muốn, tinh thần của họ. Chúng ta sẽ tổ chức một lễ bốc thăm, bao gồm đại diện tất cả các thành phần của giải: Ban tổ chức, ban giám sát, tổ trọng tài, đại diện các đội bóng và đơn vị truyền thông (nếu có). Tại buổi lễ này sẽ diễn ra các hoạt động: thông qua danh sách, điều lệ giải, kế hoạch tổ chức và bốc thăm chia bảng. - Việc thông qua danh sách thành viên đội bóng và điều lệ giải là cực k ì quan trọng để tránh những khiếu nại, mâu thuẫn về sau. Chúng ta cần phải có 1 ban giám sát ...