Quyết định số 16/2012/QĐ-UBND

QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ (MẪU) CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quyết định số 16/2012/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------- ---------------- Nam Định, ngày 27 tháng 08 năm 2012 Số: 16/2012/QĐ-UBND QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ (MẪU) CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNHCăn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;Căn cứ Luật Lưu trữ;Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, về công tác vănthư: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung mộtsố điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;Căn cứ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhànước, Bộ Nội vụ, hướng dẫn xây dựng quy chế công tác Văn thư lưu trữ cơ quan;Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ, tại Tờ trình số 836/TTr-SNV ngày 01/8/2012, vềviệc ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, QUYẾT ĐỊNH:Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơquan.Điều 2. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, các Sở, ban, ngành, các cơ quan khácthuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh căn cứ vào Quy chế (mẫu) này đề ban hànhQuy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình cho phù hợp.Điều 3. - Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.- Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch Ủy ban nhândân các huyện, thành phố, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Thủ trưởng các cơ quan khácthuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰCNơi nhận:- N hư Điều 3;- Bộ Nội vụ;- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nư ớc - Bộ Nội vụ;- Cục Kiểm tra văn bản-B ộ Tư pháp;- TT Tỉnh ủy;- TT.HĐND tỉnh;- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; Bùi Đức Long- Chi cục VT -LT - SNV (3b);- Công báo tỉnh, Website tỉnh;- Lưu: VP1, VP8. QUY CHẾ (MẪU) VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN (Ban hành kèm theo Quyết định số 16/2012/QĐ-UBND ngày 27 tháng 8 năm 2012 của UBND tỉnh)Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNGĐiều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh1. Phạm vi áp dụng:a) Quy chế này áp dụng đối với công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBNDcác cấp, các Sở, ban, ngành, các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữlịch sử (gọi tắt là cơ quan).b) Trường hợp các cơ quan có đơn vị trực thuộc không có quy định khác thì có thể quyđịnh áp dụng chung cho cả các cơ quan và đơn vị trực thuộc.2. Đối tượng điều chỉnh:a) Công tác văn thư bao gồm: các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xửlý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình ho ạt động của cơquan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng condấu.b) Công tác lưu trữ bao gồm: các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.Điều 2. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ1. Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động của công tác vănthư, lưu trữ tại cơ quan mình.2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hànhchính giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tácvăn thư, lưu trữ tại cơ quan. Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,lưu trữ cho các cơ quan và đơn vị trực thuộc.3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thựchiện nhiệm vụ theo Quy chế này.4. Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liên quanđến công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định tại Quy chếnày.Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quanCăn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, có thể thànhlập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư, lưu trữ cơquan có thể bố trí nhân sự làm chuyên trách từng công việc hoặc kiêm nhiệm các côngviệc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, cụ thể: phụ trách văn thư; phụ trách lưu trữ; phụtrách văn thư, lưu trữ; phụ trách và theo dõi việc tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ: theo dõicông văn đến; theo dõi công văn đi; phụ trách kho lưu trữ tài liệu cơ quan...1. Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến của người cóthẩm quyền.c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệmtheo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký banhành.đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày: ghi số và ngày, tháng, đóng dấumức độ khẩn, mật (nếu có).e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giớithiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác.k) Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơquan.2. Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:a) Giúp người ...