Ra quyết định phản hồi

Con người thường có khuynh hướng ra quyết định phản ứng lại ngay khi phải đối đầu với những tình huống khẩn cấp hoặc khi một thảm hoạ xảy ra. Trong những trường hợp này, những quyết định tốt nhất thường là những quyết định đã được nghĩ đến trước và đã dự phòng trước khi sự việc xảy ra, đó là một ví dụ tốt minh hoạ cho việc sử dụng một kế hoạch đã chuẩn bị trước để tháo dỡ khó khăn khi công việc đang rối rắm. Quy trình ra quyết định thường bao gồm những bước...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ra quyết định phản hồi Ra quyết định phản hồiCon người thường có khuynh hướng ra quyết định phản ứng lại ngay khi phải đốiđầu với những tình huống khẩn cấp hoặc khi một thảm hoạ xảy ra. Trong nhữngtrường hợp này, những quyết định tốt nhất thường là những quyết định đã đượcnghĩ đến trước và đã dự phòng trước khi sự việc xảy ra, đó là một ví dụ tốt minhhoạ cho việc sử dụng một kế hoạch đã chuẩn bị trước để tháo dỡ khó khăn khicông việc đang rối rắm.Quy trình ra quyết định thường bao gồm những bước sau:Xác định vấn đề,Thu thập thông tin cần thiết,Phát triển các lựa chọn,Lập kế hoạch,Thực hiện vàTheo dõi.Tuy nhiên ra quyết định phản ứng lại tức thời vẫn chỉ là …tức thời vì không cóthời gian để thực hiện đầy đủ các bước của quy trình ra quyết định, nghĩa là quá dễđể có một quyết định tồi khi có áp lực.Điều này có nghĩa là những hành động thực hiện trong tình huống khẩn cấp đãđược lập kế hoạch cẩn thận và chuẩn bị sẵn sàng trước khi sự việc xảy ra, giúp bạncó các hành động xử lý thích hợp. Những việc này bao gồm, ví dụ như lập kếhoạch dự kiến cho những gì cấn phải làm khi một nhà cung cấp chuyển đến hàngkém chất lượng trong khi hạn chót giao hàng đang đến gần, hoặc lập kế hoạch làmthế nào để các hệ thống cần thiết vận hành hiệu quả trở lại nếu các thiết bị vănphòng và máy tính bị đánh cắp.Lập kế hoạch cho việc ra quyết định trong các trường hợp đặc biệtKhi thực hiện việc này, bước đầu tiên là bạn phải nhìn vào rủi ro mà bạn phải đốidiện và xác định khả năng xảy ra cao hay thấp.Bạn có thể sử dụng Ma trận đánh giá rủi ro để làm việc này (Risk AssessmentMatrix - RAM). Để tạo một ma trận đánh giá rủi ro, bạn vẽ một biểu đồ, ma trậnhoặc một đồ thị đơn giản với một trục tung được đánh dấu “Hậu quả” và một trụchoành được đánh dấu “Khả năng”.Sử dụng mức đánh giá đơn giản từ 0 (rất nhỏ) tới 5 (rất lớn). “Hậu quả” ghi nhậnnhững chuỗi sự kiện tệ nhất có khả năng xảy ra. “Khả năng” là nhũng đánh giá củabạn về những hậu quả có thể xuất hiệnCòn bây giờ hãy suy nghĩ về những hậu quả có thể xảy ra mà bạn đã chỉ ra được,và sau đó hãy đánh giá rủi ro của mỗi hậu quả khi xuất hiện. Hãy đánh giá rủi rodựa trên những bằng chứng và kinh nghiệm thực tế khi có thể.Sau đó hãy vẽ lên Ma trận kiểm soát rủi ro. Bạn sẽ hình dung được những việc cầnlàm. Khi đó thứ tự ưu tiên cho việc lập kế hoạch đối phó với những sự kiện bấtngờ sẽ trở nên rõ ràng một cách nhanh chóng.Bạn cũng phải luôn nhận thức được rằng ma trận đánh giá rủi ro không phải là mộtmôn khoa học chính xác. Nó chỉ là một công cụ thị giác hữu dụng để nhìn nhậntầm quan trọng mang tính tương đối của mỗi rủi ro. Điều này sẽ giúp bạn lên kếhoạch tốt hơn và có kết quả lạc quan hơn khi ra quyết định phản ứng lại dựa trênMa trận kiểm soát rủi ro.Nhưng phải làm gì khi buộc phải ra một quyết định mà không có một kế hoạchnào thay thế? Khi rơi vào trường hợp này, sẽ không có thời gian để hoàn thành Matrận đánh giá rủi ro một cách hoàn chỉnh. Trong trường hợp như vậy bạn có thểđưa ra quyết định một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng các lý luận thích hợp,dựa trên những kết quả tốt nhất có thể có.Ra quyết định không mong đợi dưới áp lựcVí dụ, một người lãnh đạo nhóm nghỉ việc bất ngờ trong khi dự án lớn nhất củacông ty đang tiến hành giữa chừng, huỷ hoại kết quả của dự án và gây ảnh hưởngtiêu cực đến những phòng ban khác mà người đó có liên quan. Rõ ràng, công việcvẫn phải tiếp tục. Đây là thời điểm quan trọng để ra quyết định nhanh chóng dựatrên việc nhận thức được các rủi ro và các hậu quả có thể xảy ra.Trong trường hợp như vậy, biện pháp có lẽ thích hợp nhất là bạn nên tập hợpnhóm và phân công lại công việc để mọi người liên quan có thể đảm nhiệm mộtphần trách nhiệm để lại của người lãnh đạo nhóm ban đầu. Hoặc có thể bổ nhiệmmột người lãnh đạo nhóm mới là quyết định tức thì tốt nhất. Dù là quyết định nàođi nữa, hãy đảm bảo rằng quyết định đó phải dựa trên những gì tốt nhất có liênquan, trong khi vẫn giữ lại sự lưu tâm đến toàn cảnh sự việc, nghĩa là những rủi rovà hậu quả có thể xảy ra. Vấn đề này thường không có khả năng đạt một kết quảhoàn hảo - những gì bạn đang cố gắng làm sẽ điều khiển sự thiệt hại ở mức tốtnhất. ...