sổ tay PR – 'in house' Tạo sự kiện đặc biệt (Phần 4)

Tham khảo tài liệu sổ tay pr – “in house” tạo sự kiện đặc biệt (phần 4), kinh doanh - tiếp thị, pr-truyền thông phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
sổ tay PR – “in house” Tạo sự kiện đặc biệt (Phần 4) sổ tay PR – “in house” Tạo sự kiện đặc biệt(Phần 4)Đôi khi bạn có thể “tạo” ra tin tức bằng việc tổ chức một sự kiện đặcbiệt. Mà công việc của các phóng viên là đưa tin về các sự kiện, thìviệc khai trương, cắt băng khánh thành hay một hoạt động đặc biệtnào đó luôn là những sự kiện có khả năng hấp dẫn cánh nhà báo bởivì họ được tham gia vào sự kiện, đôi khi còn là người thiết kế nên cácsự kiện đó.Mặt khác, bạn không muốn tổ chức một buổi tiệc suông mà chẳng ai muốnđến dự. Hãy chắc chắn rằng bạn có một lý do để tổ chức sự kiện và sựkiện đó có giá trị thông tin/ tin tứcVậy thì tin tức là gì? Học giả truyền thông, ông Kathleen Hall Jamieson,nói: tin tức là “việc đưa tin về một sự kiện đã xảy ra hoặc đang diễn ratrong vòng 24 giờ qua và nó nói về một vấn đề đang được quan tâm.” Kháiniệm cơ bản này là nền tảng của cái gọi là “tin” và có thể cung cấp thôngtin cho quyết định của bạn trong việc tạo ra “sự kiện” (“happenings”),những sự kiện có khả năng được báo chí quan tâm đăng tải.Một số bí quyết:Lập kế hoạch là điểm mấu chốt. Nếu mọi chi tiết không được suy nghĩ thấuđáo và chuẩn bị thì mọi việc có thể đi chệch hướng và có thể làm cho giớibáo chí thấy sự lúng túng của người tổ chức. Hãy lập kế hoạch cho sựkiện của bạn trong khoảng thời gian khá xa trước khi sự kiện diễn ra đểbạn có thể có thời gian hợp lý để sắp xếp và quan tâm tới mọi chi tiết.Thông báo cho giới báo chí. Hãy gửi một bản tham vấn báo chí hoặc thôngcáo báo chí (“media advisory” hoặc “news release”) thông báo cho các nhàbáo những chi tiết cụ thể về sự kiện của bạn: when, where, who, ... Hoặc,nếu bạn chuẩn bị cho một sự kiện mang tính xã hội, hãy gửi giấy mời chobáo chí. Một vài ngày trước sự kiện, hãy gọi điện cho các nhà báo để nhắchọ về sự kiện và hỏi xem họ có kế hoạch đến dự hay không. Hãy chắcchắn là bạn có mời những phóng viên, biên tập viên của các tờ báochuyên viết về lĩnh vực của bạn.Làm cho báo chí vui vẻ. Tại sự kiện, hãy đảm bảo là bạn giới thiệu vềcông ty bạn cho giới báo chí và chắc chắn rằng họ có đầy đủ những thôngtin cần thiết để viết bài. Bạn có thể nên chuẩn bị trước một danh sách đểcác nhà báo, phóng viên ký, điền địa chỉ, số điện thoại. Bằng cách này, bạncó thể tiếp cận họ sau khi kết thúc sự kiện nếu cần. Nếu trong buổi diễn rasự kiện có phục vụ đồ ăn, hãy chắc chắn là mọi phóng viên đều có phần vàđược chăm sóc chu đáo.Viết thư cho tổng biên tập/biên tập viênTriết lý đằng sau các bức thư gửi cho tổng biên tập các báo có thể rất khácnhau. Điểm khách mấu chốt là phạm vi của tờ báo. Một số tổng biên tậpcoi bức thư này như một bản tin cộng đồng mà trong đó một số quan điểmcó thể được đưa ra. Ví dụ, bạn có thể thấy một bức thư từ một người chủgia đình phàn nàn về cuộc bầu cử hội đồng quận gần đây, thậm chí ngaycả khi tờ báo nọ không bao giờ đưa tin về sự kiện này. Chính sách mởrộng này thường xảy ra đối với những tờ báo nhỏ, nơi luôn thiếu thông tin.Cách tiếp cận thông dụng hơn thường được các tờ báo lớn áp dụng.Những tờ báo này thường nhận rất nhiều thư gửi cho tổng biên tập hàngngày. Đối với các tổng biên tập của những tờ báo lớn này, tính phù hợp làyếu tố quan trọng nhất để xét đến. Họ chỉ in những bức thư yêu cầu sựphúc đáp, phân tích hoặc ngợi khen đối với các bài báo, các chuyên mụcthể hiện quan điểm xuất hiện gần đây trên báo của họ.Bạn nên đọc những lá thư gửi cho các tổng biên tập trên các báo trongthời gian gần nhất. Đây là cách tốt nhất để biết được cung cách làm việctrong thời gian gần đây của tổng biên tập các báo. Một khi bạn đã xác địnhđược cách tốt nhất để tiếp cận các tổng biên tập, nghĩa là bạn đã sẵn sàngđể bắt đầu.Thường xuyên đọc báo. Bạn cần làm quen với việc đọc báo để có thể đưara các nhận xét thông minh về tờ báo trong những lá thư gửi cho các tổngbiên tập.Phải hiểu kỹ những gì bạn viết. Nếu bạn phê bình về một chuyên mục, bạnphải đảm bảo là bạn hoàn toàn dựa trên thực tế một cách chính xác.Những việc làm tương tự như vậy sẽ giúp cho thư của bạn được xem xétkỹ lưỡng, được gợi khen thực sự.Theo dõi giọng điệu của bạn. Một lúc nào đó cách tiếp cận giận dữ lại cókhả năng mang lại kết quả nhưng thông thường cách nói hợp tình hợp lývà tôn trọng luôn là cách tốt nhất. Bạn có thể nói hoặc phê bình một cáchtrực tiếp mà không cần phải tính đến mức độ chuyên nghiệp trong giọngđiệu. Hơn nữa, cách tiếp cận này khôn ngoan hơn vì trong tương lai bạnsẽ phải làm việc với các nhà báo, chính những người mà bạn đang viết bàiphê phán.Hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ đúng quy định về số chữ. Tất cả các tờbáo đều có một quy định riêng về giới hạn chữ đối với các bức thư gửi chotổng biên tập. Hãy gọi hỏi họ trước khi bạn viết hơn là gặp phải rủi ro bị từchối sau này bởi vì thư của bạn quá dài hoặc quá ngắn.Hãy nêu ra vấn đề mà bạn muốn nói ở ngay đoạn mở đầu. Thông thườngthì đây là cách tốt nhất để làm cho các phóng viên biết được chuyên mục ...