Sổ tay PR - 'In house' viết thông cáo báo chí (Phần 5)

Các tổng biên tập và các nhà báo mà bạn đang muốn hướng tới phải sàng lọc rất nhiều thông cáo báo chí từ rất nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau gửi đến. Bạn muốn đảm bảo rằng thông cáo của bạn sẽ được đọc và không bị ném vào sọt rác? Thông cáo báo chí của bạn nên được được viết và format càng chuyên nghiệp càng tốt. Để có thêm kiến thức để viết thông cáo báo chí mời các bạn cùng tham khảo nội dung tài liệu chi tiết hơn.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Sổ tay PR - “In house” viết thông cáo báo chí (Phần 5)sổ tay PR – “in house” viết thông cáo báo chí(Phần 5)Thông cáo báo chí là phương tiện chính mà qua đó bạn phổ biếnđược thông tin về công ty bạn. Những thay đổi, những dự án mới vànhững giải thưởng công ty bạn giành được đều là những đề tài mangtính tư liệu tốt cho các thông cáo báo chí.Các tổng biên tập và các nhà báo mà bạn đang muốn hướng tới phải sànglọc rất nhiều thông cáo báo chí từ rất nhiều cơ quan, tổ chức khác nhaugửi đến. Bạn muốn đảm bảo rằng thông cáo của bạn sẽ được đọc vàkhông bị ném vào sọt rác? Thông cáo báo chí của bạn nên được được viếtvà format càng chuyên nghiệp càng tốt. Dưới đây là một số hướng dẫn cơbản:Công ty bạn nên có một mẫu tiêu đề thư (letterhead) bao gồm những từThông cáo báo chí (“News Release” hoặc “Press Release”) trên cùng. Tiêuđề thư này cũng nên bao gồm cả tên của người liên hệ chính của bạn, sốđiện thoại, số fax và địa chỉ e-mail.Câu mở đầu (“lead” sentence) nên đưa ra một góc nhìn mới để gây sự chúý của người biên tập. Lý tưởng nhất là nó nên chứa đựng tên công ty bạnvà hành động xảy ra vào ngày bạn gửi thông cáo hoặc một ngày xác địnhnào đó.Tránh cách nói văn hoa và lạm dụng quá nhiều tính từ - các tổng biên tậpvà các phóng viên khi đọc thông cáo của bạn không có thời gian hoặc đểtâm tới việc tìm ra quan điểm của bạn nếu như quan điểm của bạn khôngđược trình bày rõ ràng, và họ sẽ ít tin vào những thông tin được trình bàykhông rõ ràng. Để dành những quan điểm quan trọng đưa vào trong nhữngcâu trích dẫn lời của người phát ngôn của công ty bạn.Hãy trích dẫn thật nhiều, vì những câu trích dẫn sẽ được các nhà báo lấyra từ các thông cáo báo chí. Lời trích dẫn của người phát ngôn của bạnchính là nơi để bạn đưa bất kỳ thông tin nào mang tính quan điểm củacông ty bạn hơn là đưa những thông tin thông thường.Luôn chuẩn bị sẵn sàng để bảo vệ quan điểm của bạn và phải luôn nắm rõcác thông tin bạn đưa ra. Nếu có điều gì đó chưa chắc chắn thì tốt nhất làkhông nên đưa vào.Không được quên phần thông tin liên lạc để các tổng biên tập/nhà báo cóthể gọi cho bạn nếu họ có thêm bất kỳ câu hỏi nào.Các nhà báo đánh giá cao việc bạn cung cấp thông tin cho họ. Họ cần bạncũng nhiều như bạn cần họ. Nhưng nên nhớ: những quan hệ báo chí tốtluôn được xây dựng trên các mối quan hệ và sự tin cậy. Nếu bạn gửi đimột thông cáo báo chí với những thông tin sai, bạn sẽ đánh mất sự tínnhiệm của người bạn muốn gửi thông điệp truyền thông và thông qua họtới công chúng mục tiêu (target audience) của bạn.Nội dung chính của một thông cáo báo chíThông cáo báo chí là phương tiện cơ bản nhất để tiếp cận giới truyềnthông. Thông tin trong thông cáo này được trình bày theo cách cho phépcác nhà báo chỉ cần đọc lướt mà vẫn nắm được thông tin quan trọng manggiá trị tin tức nhất.Thông cáo báo chí của bạn nên được viết theo giọng tin tức báo chí. Nếunhư thông cáo báo chí chỉ là một bản thông báo đơn giản hay chỉ là mộtphần thông tin để gợi mởi ra một bài báo trong tương lai thì tốt nhất bạnnên viết theo một mẫu cơ bản gọi là hình tháp ngược. Mô hình này đơngiản có nghĩa là những thông tin quan trọng nhất và có khả năng tác độngrộng rãi nhất được đặt vào phần mở đầu, và trong phần dẫn dắt câuchuyện, những thông tin ít tập trung, ít quan trọng hơn sẽ được đưa ratheo mức độ giảm dần.Các phóng viên cũng viết bài theo cách này để cho người đọc có thể nắmđược những thông tin quan trọng nhất ở ngay phần đầu và tiếp tục đọcnếu họ muốn biết nhiều thông tin hơn. Cũng như vậy, lối viết này cũng chophép những người biên tập dễ dàng hơn trong việc cắt ngắn những bàiquá nhiều chữ. Họ đơn giản chỉ cần cắt bớt phần cuối của bài báo cho vừavới diện tích trang báo. Nếu bạn viết thông cáo theo cách này, bạn sẽ giúpcho các phóng viên quyết định thông tin nào là cần thiết để đưa vào bàibáo.Nguyên tắc của năm chữ “W”. Bởi vì theo phương pháp hình tháp ngượcnày, đoạn đầu tiên, được gọi là đoạn dẫn, là phần quan trọng nhất của bàibáo. Mọi sinh viên báo chí đều được học bài vỡ lòng là đoạn mở đầu cầnphải bao gồm 5 “W” (who, what, where, when và why (hoặc how). Nhữngyếu tố thông tin cần thiết này phải được viết ở đoạn mở đầu một cách càngngắn gọn càng tốt. Một đoạn mở đầu tốt không nên vượt quá 35 từ, ví dụ:Công ty Xây dựng A. bắt đầu xây dựng toà nhà đa chức năng gồm kháchsạn và khu văn phòng phục vụ nhu cầu đang gia tăng của sân bay C. tạiHà Nội.Với 35 từ, ví dụ trên đã chỉ ra được:Who: Công ty Xây dựng A.What: Xây dựng toà nhà đa chức năngWhere: Tại Hà NộiWhen: bắt đầuWhy: phục vụ nhu cầu đang gia tăng của sân bay C.Đoạn thứ hai trong thông cáo của bạn nên được trình bày kỹ lưỡng hơn,thường cung cấp thêm những thông tin như sau:Khu nhà, sẽ được gọi là Airport Plaza, gồm 115 phòng khách sạn ở nhữngtầng trên và 120.000 m2diện tích văn phòng và tầng hầm có diện tích gần30.000 m2. Quá trình xây dựng đã được khởi công từ tháng Ba và sẽ kếtthúc ...