Tài liệu giảng dạy Tổ chức sự kiện - Trường CĐ Công nghệ TP. HCM

Tài liệu giảng dạy Tổ chức sự kiện gồm có những nội dung: Bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện; dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện; tổ chức và tính toán thời gian; danh sách khách mời; địa điểm tổ chức sự kiện;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tài liệu giảng dạy Tổ chức sự kiện - Trường CĐ Công nghệ TP. HCM BỘ CÔNG THƯƠNG TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAMTRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA KINH TẾ TÀI LIỆU GIẢNG DẠY TỔ CHỨC SỰ KIỆN TP. Hồ Chí Minh, Năm 2021 MỤC LỤCChương I: Bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện 3Chương I: BẢN CHẤT CỦA TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN Chương này trình bày khái niệm, mục đích, yêu cầu và phân loại của hoạt độngtổ chức sự kiện, ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện, tổng quan về thị trường tổchức sự kiện ở Việt Nam. Thực hiện quy trình tổ chức sự kiện.I. KHÁI NIỆM Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động vớicác tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thựchiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụthể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng thamdự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu. Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễnphí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sựkiện. Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hoạt động. Quátrình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công viêc chuẩn bị tới các hoạt động sựkiện tiếp đến là không gian cụ thể, những nơi diễn ra các hoạt động trên. Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạchđã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy mócthiết bị, công cụ để tao nên những sản phẩm hàng hoá cụ thể như phòng ốc, sân khấu,bàn ghế, v.v... Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiếp mời, lêndanh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng, vận chuyển, khách sạn, v.v... tất cả đềuhướng tới phục vụ các hoạt động sự kiện, các hoạt động trên nối tiếp nhau, đan xennhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự kiện.II. MỤC ĐÍCH Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt cácđối tượng khách hàng mục tiêu Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêudùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty,đơn vị, tổ chức nào đó. Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chínhsách của các kênh phân phối…III. YÊU CẦU Chủ đề chính của sự kiện (Concept) Khi sự kiện được công ty đồng ý tổ chức, nghĩa là sự kiện đó có tầm quan trọngđối với công ty. Do đó, căn cứ vào mục đích tổ chức của công ty, chúng ta sẽ phảiChương I: Bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện 4chọn lấy một hình ảnh đại diện, một tên gọi phù hợp và một câu slogan ấn tượng, dễnhớ để toát lên thông điệp của sự kiện đó. Những điều này được hiểu chung là chủ đềchính hay còn gọi là “Concept”. Đây là sẽ khung xương sống, yếu tố cốt lõi có thểphát triển kịch bản chương trình, những hoạt động nhỏ lẻ trong sự kiện. Màu sắc chủ đạo (Theme) Để khắc họa nên concept rõ ràng, cần có hình ảnh và những màu sắc cụ thể. Vàtông màu chủ đạo (theme) là yếu tố tiếp theo để bạn có thể thiết kế và trang trí khônggian của sự kiện. Đối tượng tham gia chương trình Thành phần tham gia chương trình là yếu tố thứ ba để góp phần tạo nên sự thànhcông của sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện Căn cứ vào số lượng người tham gia chương trình, sẽ xác định được quy mô sựkiện của mình. Để lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Thời gian và thời lượng diễn ra chương trình Xác định thời điểm diễn ra sự kiện cụ thể và ước lượng thời gian “chạy” chươngtrình hợp lý là điều kiện để quản lý sự kiện và đặt thuê địa điểm hợp lý. Ngoài ra, cần dự trù khoảng thời gian chuẩn bị, setup, vận chuyển vật dụng đểthỏa thuận khi ký hợp với bên cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện của mình. Nếu nhàcung ứng cho thuê mặt bằng theo giờ, cần kiểm soát số giờ để không phải mất thêmphí phát sinh.IV. PHÂN LOẠI Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như: + Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh. + Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệmngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ. + Exhibitions: Triển lãm. + Trade fairs: Hội chợ thương mại. + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí. + Concerts/live performances: Hòa nhạc, biểu diễn trực tiếp. + Festive events: Lễ hội, liên hoan. + Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước. + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu. + Se ...