Tâm lý Nghệ thuật đòi nợ 2

Business World Portal xin trân trọng trích đăng phần cuối từ cuốn sách "Nghệ thuật đòi nợ" của Michael Johndjua. Có lần, một nhóm tham gia hội thảo đã hỏi tôi: - Thế bức thư nào có tác động nhất, theo ông? - Có thể là bức thư như thế này: “Chào Ông. Ông đang nợ một khoản như thế này….Hãy thanh toán hết cho chúng tôi.” Và ký tên. Đương nhiên, đó là chuyện đùa thôi. Nhưng điều này chắc là sẽ có tác động đến người nhận. Bởi nó rất dữ dội. Chuẩn mực viết thư đã được...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tâm lý "Nghệ thuật đòi nợ 2 " Nghệ thuật đòi nợ 2Business World Portal xin trân trọng trích đăng phần cuối từ cuốn sách Nghệ thuậtđòi nợ của Michael Johndjua.Có lần, một nhóm tham gia hội thảo đã hỏi tôi:- Thế bức thư nào có tác động nhất, theo ông?- Có thể là bức thư như thế này: “Chào Ông. Ông đang nợ một khoản như thế này….Hãythanh toán hết cho chúng tôi.” Và ký tên.Đương nhiên, đó là chuyện đùa thôi. Nhưng điều này chắc là sẽ có tác động đến ngườinhận. Bởi nó rất dữ dội.Chuẩn mực viết thư đã được lập ra vào thập niên 30 của thế kỷ trước. Và thời đó khác vớibây giờ, đặc biệt là với thông tin văn bản. Giờ đây, sau 7-10 năm, có rất nhiều văn bảnbuộc chúng ta phải đọc, nghĩa là mọi thứ đập vào mắt chúng ta, trên các phương tiệngiao thông, phim ảnh, tivi, nói chung là những thông điệp mang tính chất quảng cáo. Vàtrong quảng cáo thì chỉ rặt những động từ (hãy chờ, hãy tin, hãy ăn, hãy cầm lấy…). Cònchúng ta trở nên dễ dàng lĩnh hội các văn bản ngắn gọn, cụ thể hơn là quảng cáo. Chúngta trở nên khó lĩnh hội những văn bản dài dòng, đặc biệt là những văn bản luật. Tôithường cảm thấy mệt mỏi và rối rắm khi đọc những văn bản như thế và không đủ kiênnhẫn để đọc hết. Càng trẻ trung bao nhiêu, con người ta càng thụ động hơn trong phảnứng với việc nhận thư từ bởi họ đang sống trong một thời đại khác – thời đại của tốc độ.Hãy tạo ra một bức thư ngắn gọn, có nội dung và điều cơ bản là, phải kích động.Các thể loại thư từThư thứ nhất: Thăm hỏiTrong một số trường hợp, thật có lợi nếu tạo ra bức thư đặc biệt (xem Phục lục 1) mà vớinó, bạn có thể thông báo cho khách hàng biết rằng họ đã thỏa thuận hợp tác với công tybạn. Hãy tỏ ra vui vẻ lịch thiệp thông báo với họ rằng thời hạn thanh toán được gia hạn,mức tín dụng như thế nào…Hãy gửi những bức thư như vậy cho kế toán trưởng hoặc mộtngười nào đó chịu trách nhiệm thanh toán khỏan nợ cho công ty bạn.Thư thứ hai: Nhắc nhởCác nguyên tắc chính:1. Hãy tỏ ra thiện chí.2. Hãy viết ngắn gọn .3. Hãy nhắc nhở khách hàng về nội dung cơ bản của thỏa thuận.4. Hãy để lộ rằng bạn tin tưởng khách hàng sẽ thanh toán khoản nợ.Thư thứ ba: nhắc nợ gay gắtCác nguyên tắc chính:1. Hãy tỏ ra nghiêm khắv, viết ngắn gọn, nhưng cặn kẽ, súc tích.2. Đính kèm phiếu thanh toán.3. Nhắc lại các điều khoản hợp đồng.4.Yêu cầu hoàn tất việc thanh toán ngay lập tức, hoặc gửi kế hoạch thanh toán (thư bảođảm).5. Hãy nằng nặc đòi thanh toán hoặc đòi phải trả lời bằng văn bản.Thư thứ tư: Yêu cầuCác nguyên tắc chính:1. Hãy yêu cầu cụ thể và dứt khoát.2. Hãy yêu cầu (tối thiểu) thanh toán một phần khoản nợ ngay lập tức.3. Hãy sử dụng các công cụ gây tác động trực quan (hãy làm nổi bật bức thư của mìnhtrong đống thu từ).4. Nên đính kèm bản sao phiếu nợ.5. Thông báo về ngày bắt đầu có hiệu lực của các hoạt động kiện tụng ra tòa.6. Hãy giải thích cho khách hàng biết cách làm thế nào để tránh được kiện tụng (thanhtoán ngay).Tác dụng của chữ kýNếu tôi gửi cho bạn bưu thiếp chúc mừng ngày lễ vớ chữ ký là Mikhail thì điều nàykhông trung hòa tý nào. Còn nếu tôi viết dòng “Trưởng phòng kinh doanh Mikhail” thìbạn có thể nghĩ “Họ đang muốn bán món gì đây”. Nếu tôi ký “Chủ tịch công ty” thì bạnsẽ nghĩ rằng “À, họ tôn trọng mình”. Còn nếu tôi ký “ Trưởng phòng tín dụng” thì hẳnbạn sẽ tỏ ý nghi ngờ “Khoản nợ nào đây?” Nếu tôi ký “Luật sư” (Trưởng bộ phận phápchế) thì điều này thường gợi cho người nhận mong muốn đọc lại văn bản một lần nữa: “Ýhọ định nói gì giữa các dòng kia?” Tôi muốn bạn lưu ý đến tác dụng của chữ ký. Còn nếunói điều gì hiệu quả hơn cả thì chúng ta có thể bắt đầu từ lá thư thứ hai, tốt hơn là có chữký của luật sư. Điều này khiến con nợ có cảm giác rằng, những gì bạn nói trong thư là rấtnghiêm túc và chuyên nghiệp.Như vậy, chữ ký xác lập văn cảnh của lá thư và tác động đến người nhận: tác động“mềm” nếu bức thư được ký bởi đại diện của bộ phận khách hàng (bộ phận bán hàng), vìvới bức thư thế này, khách hàng sẽ nghĩ rằng, công ty quan tâm đến họ như một kháchhàng chứ không phải đang mong được trả nợ.Bức thư được ký bởi lãnh đạo công ty thường tạo ra ấn tượng trung hòa chính đáng. Mộtsố người nghĩ rằng, chữ ký của lãnh đạo công ty thường mang tính chất hình thức, rằngđằng sau những chữ ký như vậy không tồn tại sự kiểm soát công nợ nào.Hiệu quả hơn có lẽ là những bức thư được ký bởi “chuyên viên tín dụng”. Chuyên môncủa người ở vị trí này có thể tạo ra hiệu ứng tốt đối với các nhân viên của công ty – connợ.Hiệu quả gay gắt hơn là những bức thư được ký bởi “luật sư” hoặc “Trưởng bộ phậnpháp chế”. Chúng ta thường khó mà quên được chữ ký của đại diện bộ phận an ninh côngty, nhưng cũng thật là жестким, nếu như bức thư đề nghị khách hàng – con nợ của mìnhnên “tạm lánh đi đâu đó” nếu không thanh toán đúng hạn.Tôi cũng muốn nhắc nhở các bạn một chút rằng, trong khi nói chuyện điện thoại/nóichuyện riêng với khách hàng – con nợ, nên sử dụng động từ ...