Tăng tính bảo mật cho tài liệu trong Office 2010

Tăng tính bảo mật cho tài liệu trong Office 2010Đôi khi, bạn cần phải giữ các tài liệu quan trọng của mình một cách bảo mật mà chỉ một số người mới có thể đọc và chỉnh sửa nó. Sau đây chúng tôi xin hướng dẫn cách ngăn chặn chỉnh sửa và mã hóa tài liệu của bạn trong Office 2010. Với khả năng chia sẻ tài liệu MS Office trực tuyến thông qua trình duyệt Web, có thể bạn muốn chắc chắn và muốn thêm một số tính năng bảo mậtcho tài liệu của mình. Thậm chí, nếu bạn...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tăng tính bảo mật cho tài liệu trong Office 2010 Tăng tính bảo mật cho tài liệu trong Office 2010Đôi khi, bạn cần phải giữ các tài liệu quan trọng của mình một cách bảomật mà chỉ một số người mới có thể đọc và chỉnh sửa nó. Sau đây chúngtôi xin hướng dẫn cách ngăn chặn chỉnh sửa và mã hóa tài liệu của bạntrong Office 2010.Với khả năng chia sẻ tài liệu MS Office trực tuyến thông qua trình duyệtWeb, có thể bạn muốn chắc chắn và muốn thêm một số tính năng bảo mậtcho tài liệu của mình. Thậm chí, nếu bạn chia sẻ chúng thông qua mạng lướinội bộ công ty, việc bảo mật tài liệu còn quan trọng hơn khi chỉ có một sốtrưởng phòng hoặc một số cả nhân mới có thể truy cập tài liệu này.Chú ý: trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng tài liệu Word. Tuy nhiên,quá trình mã hóa cũng có thể áp dụng tương tự đối với các tài liệu khác nhưExcel và Powerpoint. Ngoài ra, bạn vẫn có thể bật Restricted Editing trongWord và Excel.Hạn chế truy cập chỉnh sửaNếu bạn có tài liệu ở một định dạng nào đó mà không muốn mọi người cóthể chỉnh sửa khác đi, bạn có thể kiểm soát những thay đổi mà mọi ngườithực hiện. Mở tài liệu và kích vào thẻ File để truy cập Backstage View, kíchvào Info > Protect Document rồi chọn Restrict Editing.Menu Restrict Formatting and Editing sẽ được hiển thị ở bên phải của tàiliệu. Tại đây, bạn có thể hạn chế formatting and selection types.Kích vào đường dẫn Settings để có thể xác định chính xác những gì có thểvà không thể chỉnh sửa trong tài liệu của mình.Tiếp đến, bạn có thể chọn những người dùng trong miền của mình, ai có thểchỉnh sửa tài liệu này.Sau khi đã lựa chọn xong hạn chế chỉnh sửa, kích vào Yes, Start EnforcingProtection.Tiếp đến, điền mật khẩu để có thể chỉnh sửa tài liệu (không bắt buộc)Chúng ta có thể đặt những hạn chế khi một người dùng nào đó muốn truycập tài liệu trực tuyến, sẽ có hạn chế hiển thị : read only. Nếu họ cố tìnhchỉnh sửa trên trình duyệt của họ….Sẽ có một thông báo được hiển thị và tài liệu cần được mở trên ứng dụngWord.Sau khi cửa sổ hạn chế mở tài liệu được hiển thị, chỉ có những lựa chọn bạnđược phép làm sẽ được hiển thị ở thanh công cụ. Những việc bạn khôngđược phép làm sẽ hiện màu xám.Nếu người dùng nào đó cố gắng dừng khả năng chống chỉnh sửa, sẽ có hiểnthị yêu cầu nhập mật khẩu mà bạn đã tạo ra trước đó.Mã hóa tài liệuTiếp đến, chúng ta sẽ tìm hiểu cách mã hóa một tài liệu Word với mật khẩu.Kích vào thẻ File để truy cập Backstage View. Kích tiếp vào Info > ProtectDocument rồi chọn Encrypt with Password.Điền một mật khẩu nào đó để mã hóa tài liệu…Xác nhận lại mật khẩu để chắc chắn rằng chúng trùng khớp với nhau. Sauđó, kích OK.Sau khi điền xong mật khẩu mã hóa, bạn sẽ thấy thông báo Permissionsđược hiển thị, báo rằng mật khẩu sẽ được yêu cầu mỗi khi mở tài liệu.Giờ đây, mỗi khi bạn hoặc ai đó cố gắng mở tài liệu này, mật khẩu chính xácsẽ được điền để có thể truy cập tài liệu.Ngoài ra, những tài liệu đã được mã hóa sẽ không thể mở được trên ứngdụng Web. Chúng chỉ có thể mở được trên ứng dụng Word và được nhậpđúng mật khẩu.Kết luậnMỗi khi có tài liệu quan trọng mà không muốn tất cả mọi người có thể truycập và chỉnh sửa nó, hãy sử dụng kết hợp cả hạn chế chỉnh sửa và mã hóa tàiliệu. Những công cụ hữu ích này sẽ giúp bạn bảo vệ được tài liệu của mình.