Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel

Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực hiện 2 công việc: - Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính. - Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy). Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel Thủ thuật Word 2003 Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của ExcelKhi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người tathực hiện 2 công việc:- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văncủa báo cáo nói chung không thay đổi là mấy). Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà khôngHình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng phải thực hiện công việc B nữa.cho các báo cáo tháng 07/2005Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX,TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tạivà tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệutháng 08/2005.Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trước(tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành kháchtăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báocáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta được bảng tínhvới các số liệu của kỳ hiện tại (tháng08/2005) như H.2.Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùngđược trong H.1. Điều cần làm là phải sửa cho các báo cáo tháng 08/2005số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳnày trong bảng phân tích đó (tức là sửa từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liênkết dữ liệu từ Excel sang Word để các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnhcho Word tự động cập nhật dữ liệu từ Excel sang.Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô đỏ ởH.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trước con số272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit > Pastespecial, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồiOK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào có giá trị là273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này có màu xám. Thựchiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khi copy từ Excelphải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồi copy). Chú ý, nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK. Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnh hưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút. Như phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Excel tương ứng là - 44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở H.2), ta phải hiển thị lời văn là Hình 3: Word, phân tích số tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầu liệu của H.1 tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm (ở ví dụ này là cột Dvà cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời văn cho mỗi cột. Ta làmcho cột D như sau (cột E làm tương tự): - Chè n thê m2cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong đócột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện giátrị tuyệt đối của cột D.- Nhập vào ô F2 công thức:=IF(D2=0;không tăng giảm;IF(D2>0;tăng;giảm )) Hình 4: Word, phân tích số liệu của H.2Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thịkhông tăng giảm, nếu >0 thì hiển thị tăng , nếu Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links > UpdateNow, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.Chú ý, để Word không tự đ ...