Danh mục

Tạo Master Document trong Word 2010 từ nhiều file Word

Số trang: 14      Loại file: pdf      Dung lượng: 2.38 MB      Lượt xem: 9      Lượt tải: 0    
thaipvcb

Xem trước 2 trang đầu tiên của tài liệu này:

Thông tin tài liệu:

Đã bao giờ bạn phải soạn thảo 1 văn bản Word bao gồm rất nhiều trang hay chưa? Nếu có thì chắc hẳn mọi người đều dễ dàng nhận ra rằng Word quản lý những kiểu văn bản như vậy chưa thực sự hiệu quả, do vậy cách thường làm để khắc phục tình trạng này là chia nhỏ fie văn bản lớn thành nhiều file nhỏ khác nhau.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tạo Master Document trong Word 2010 từ nhiều file WordTạo Master Document trong Word 2010 từ nhiều file WordQuản Trị Mạng - Đã bao giờ bạn phải soạn thảo 1 văn bản Wordbao gồm rất nhiều trang hay chưa? Nếu có thì chắc hẳn mọingười đều dễ dàng nhận ra rằng Word quản lý những kiểu vănbản như vậy chưa thực sự hiệu quả, do vậy cách thường làm đểkhắc phục tình trạng này là chia nhỏ fie văn bản lớn thành nhiềufile nhỏ khác nhau. Nhưng nếu như vậy thì làm sao chúng ta cóthể đảm bảo rằng chúng đã được đánh số thứ tự chính xác, cácphần nội dung trong bảng và mục index không bị “vỡ”?Trong bàiviết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn 1 tính năng rất haycủa Word để áp dụng trong những trường hợp như vậy, đó là MasterDocument – có khả năng kết hợp nhiều file văn bản Word nhỏ thành1 file duy nhất.Khái niệm Master Document ở đây có thể hiểu đơn giản là 1 fileWord có chứa đường link đến các thành phần, file Word khác – haycòn gọi là subdocument. Toàn bộ phần nội dung của subdocument sẽkhông được chèn vào bên trong file Master Document, qua đó chúngta có thể dễ dàng thực hiện các thao tác khác như chỉnh sửa, xóa, thêmhoặc bớt thông tin trên những file subdocument riêng biệt. Và bất kỳsự thay đổi nào cũng sẽ ngay lập tức được cập nhật vào file MasterDocument theo cách tự động. Còn trong trường hợp có nhiều ngườicùng làm việc trên 1 file văn bản duy nhất thì Master Document sẽcho phép người dùng phân chia các phần khác nhau của tài liệu tớitừng người riêng rẽ.Tạo Master Document từ Scratch:Nếu các bạn bắt đầu tạo 1 file Master Document hoàn toàn mới thìcó thể tạo từ Scratch trước tiên. Để bắt đầu, hãy tạo mới 1 file Word,lưu lại với tên tùy ý. Sau đó, chọn tab View và nhấn Outline trongphầnDocument Views:Bắt đầu nhập nội dung cho phần heading trong form outline, sử dụngdanh sách drop – down của Level, đổ màu xanh lá cây cho các danhmục gạch đầu dòng trong phần Outline Tools của thẻ Outlining:Sau khi hoàn tất việc tạo heading này, nhấn Show Document trongphần Master Document của Outlining:Lúc này, chương trình sẽ hiển thị thêm nhiều tùy chọn trongphần Master Document của thẻ Outlining, chọn toàn bộ phầnoutline trong văn bản và nhấn Create:Nhấn tiếp Create xung quanh từng phần văn bản riêng biệt, sau đólưu lại file Master Document thêm 1 lần nữa tại thời điểm này:Sau đó, từng phần văn bản riêng biệt đó sẽ được tạo thành các filetương ứng (như hình dưới). Tên trong dòng heading của các phần đósẽ được đặt cho từng file subdocument:Để chuyển về chế độ View trước đó, ví dụ như Print Layout thì cácbạn nhấn nút Close Outline View trong phần Close củatab Outlining:Nếu muốn tạo bảng nội dung trong Master Document, hãy đặt contrỏ vào phần đầu của văn bản và mở tabReferences > Table ofContents, sau đó chọn 1 trong số các tùy chọn của AutomaticTable để chèn định dạng bảng bất kỳ vào vị trí con trỏ:Để xem phần Section Break đã được chèn bởi Word khi tạosubdocument, các bạn mở tab Home và nhấn nút có biểu tượng nhưhình dưới:Word sẽ hiển thị chính xác các đoạn Setion Break và định dạngLưu ý rằng khi bạn tạo Master Document theo cách này thì Word sẽtự động chèn Section Break trước và sau mỗi phần subdocumentđược tạo. Điều này cũng có nghĩa rằng sẽ không có sự phân trangtrong toàn bộ văn bản, tuy nhiên các bạn vẫn có thể dễ dàng thay đổivà chỉnh sửa Section Break:Hình ảnh dưới đây là cái nhìn tổng quan về văn bản chính trong chếđộ outline với các phần subdocument được mở rộng:

Tài liệu được xem nhiều: