Tập bài giảng Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Tập bài giảng Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ sau đây trang bị cho các bạn những kiến thức về thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; công tác kiểm tra. Mời các bạn tham khảo tài liệu để hiểu rõ hơn về những nội dung này.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tập bài giảng Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữĐẠI HỌC SÀI GÒNKHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNGTẬP BÀI GIẢNGTHỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TÀI LIỆU LƯU TRỮTP. HCM, 2014Đặng Thanh NamPage 1PHẦN 1THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮI. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ1. Khái niệmThống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp và công cụ để xác định chính xácvề số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệutrong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổsách thống kê.Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chấtlượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phânloại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuậnlợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưutrữ.Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ quan quản lý lưu trữ cáccấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vitừng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước.2. Nguyên tắc.Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập trung, thống nhấtvà bảo đảm tính kế thừa trên các giai đoạn công việc. Tất cả tài liệu bảo quản trong kho lưutrữ đều phải được phản ảnh vào các loại sổ sách thống kê; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý,biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị nhưng hiện đangbảo quản trong kho lưu trữ.Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Sốliệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12.II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ1. Đối tượng và nội dung thống kêTrong các phòng, kho lưu trữ đối tượng thống kê chủ yếu là tài liệu lưu trữ. Ngoài ra,các kho lưu trữ còn thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu tài liệu,tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu và thống kê đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ.Mỗi đối tượng thống kê yêu cầu những nội dung thống kê khác nhau. Cụ thể:- Đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ.+ Số lượng tài liệu của từng phông, của kho;+ Thành phần tài liệu;+ Nội dung tài liệu;+ Tình hình tài liệu.- Đối tượng thống kê là phương tiện bảo quản trong kho lưu trữ.Đặng Thanh NamPage 2+ Các loại phương tiện;+ Số lượng;+ Chất lượng.- Đối tượng thống kê là công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.+ Các loại công cụ tra cứu;+ Số lượng.- Đối tượng thống kê là tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ.+ Số lượng người đến nghiên cứu tài liệu;+ Số lượng hồ sơ đã cung cấp phục vụ nghiên cứu sử dụng;+ Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ;+ Các nhóm tài liệu thường được nghiên cứu sử dụng.- Đối tượng thống kê là cán bộ lưu trữ.+ Số lượng cán bộ;+ Trình độ;+ Độ tuổi;+ Giới tính.2. Phạm vi và phương pháp thống kêThống kê trong lưu trữ được thực hiện ở các phạm vi khác nhau: thống kê trong phạmvi một kho lưu trữ; thống kê trong phạm vi một ngành, một địa phương; thống kê nhà nước vềlưu trữ.Thống kê trong phạm vi phòng, kho lưu trữ nhằm nắm bắt về nội dung, thành phần, sốlượng, chất lượng, tình hình tài liệu … trong từng phòng, kho lưu trữ.Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm tổng hợp về số lượng, thành phần, tình hình tàiliệu lưu trữ … trong phạm vi cả nước.Các phòng, kho lưu trữ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thống kê trong phạm viphòng, kho lưu trữ; đồng thời thực hiện cả nhiệm vụ thống kê nhà nước.Thống kê trong lưu trữ chủ yếu được thực hiện kết hợp trong quá trình thực hiện cácnội dung nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu. Ngoài ra, việc thống kê cònđược thực hiện định kỳ hàng năm theo quy định của nhà nước.III. CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CHÍNH1. Sổ nhập tài liệu lưu trữSổ nhập tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào cácphòng, kho lưu trữ, được ban hành theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 củaCục Lưu trữ Nhà nước.Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo những quy định sau:- Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay khi tài liệu được nhập vào khoĐặng Thanh NamPage 3lưu trữ.- Mỗi lần nhập được đánh một số thứ tự, không kể số tài liệu đó nhiều hay ít.- Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp, thống kêvào sổ để các lưu trữ nắm được thực tế tài liệu đã được nhập vào kho lưu trữ.Tác dụng của Sổ nhập TLLT.- Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho các lưu trữ theo dõi để nắm được những đơn vị, cánhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, các phông tài liệu cótrong kho lưu trữ, tình trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ.- Các số liệu thống kê trong sổ nhập giúp cho các lưu trữ có kế hoạch bổ sung thu thậptài liệu chưa giao nộp về kho lưu trữ và xây dựng kế hoạch công ...