Thủ thuật cần thiết cho Microsoft Outlook

Với 5 tính năng sau đây trong ứng dụng thư điện tử Microsoft Outlook, người dùng có thể dễ dàng quản lý hộp thư của mình hiệu quả đồng thời tránh được những vấn đề rắc rối khi gửi và nhận email. Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềm Microsoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thủ thuật cần thiết cho Microsoft Outlook 1 2 3 4 5 5 thủ thuật cần thiết cho Microsoft Đánh 6 giá Outlook 7 8 9 10Với 5 tính năng sau đây trong ứng dụng thư điện tử Microsoft Outlook, người dùngcó thể dễ dàng quản lý hộp thư của mình hiệu quả đồng thời tránh được những vấnđề rắc rối khi gửi và nhận email. Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềmMicrosoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi.Tránh bỏ sót những email quan trọng Thủ thuật sau trong Microsoft Outlook được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng. Với tính năng New Search Folder, người dùng thường xuyên nhận khối lượng lớn email hàng ngày vẫn có thể tìm kiếm và trả lời. Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > Search Folder. Trong hộp thoại New Search Folder vừa xuất hiện, kéo xuống dưới cùng danh sách và nhấn chọn “Create a custom SearchTránh bỏ sót email quan Folder”. Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khungtrọng bằng tính năng New Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnhSearch Folder. để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông sốphù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộpthư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này vàđảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.Tự động cc khi gửi emailNếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộpthư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụthể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc (carbon copy)mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) đểOutlook tự động thực hiện việc này. Đây là một tính năngcực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thưcông việc của mình được tự động cc cho sếp hay nhữngđồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt Bạn có thể tạo rule đểcông việc. Outlook tự động cc emailTrước hết, hãy chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts mỗi khi gửi.và chọn New Rule để tạo một rule mới. Đánh dấu chọnCheck message after sending, nhấn Next và Next một lầnnữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to everymessage you send…”. Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people ordistribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động ccmỗi khi gửi từ Outlook. Tiếp đó, nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoànthành tạo rule.Giờ đây, mỗi khi bạn soạn mới và gửi bất kỳ email nào từ tài khoản Outlook, ứng dụng sẽtự động cc các email đó đến những địa chỉ mà bạn đã khai báo.Hoãn việc gửi email Giả sử bạn đang soạn dang dở một email trong Outlook nhưng lại lỡ nhấn nút Send, khi đó có lẽ bạn sẽ rất bối rối và muốn “lấy lại” bức thư đó hay ước gì Outlook có một nút tính năng Unsend. Thật may mắn là Microsoft đã tạo ra tính năng Outlook Defer giúp hoãn việc gửi tất cả email một khoảng thời gian nhất định, giúp người dùng có thể thay đổi ý định muốn lấy lại bức thư sau khi nhấn Send.Tính năng Outlook Defer Để sử dụng tính năng này, bạn cũng tạo một rule mớigiúp hoãn quá trình gửi trong Outlook bằng cách chọn trình đơn Tools > Rulesemai ...