Thủ Thuật Excel: Nhận biết và xử lý lỗi trong công thức

Cách thức nhận biết và xử lý lỗi trong công thức: Cho dù bạn có cố gắng đến cỡ nào, thì thỉnh thoảng vẫn có những cái lỗi kỳ lạ xuất hiện trong công thức của bạn. Những lỗi này có thể là về toán học (ví dụ, chia cho không), hoặc Excel dường như không hiểu được các công thức.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thủ Thuật Excel: Nhận biết và xử lý lỗi trong công thức Học Excel - Thủ Thuật ExcelNhận biết và xử lý lỗi trong công thứcCách thức nhận biết và xử lý lỗi trong công thức:Cho dù bạn có cố gắng đến cỡ nào, thì thỉnh thoảng vẫn có những cái lỗi kỳlạ xuất hiện trong công thức của bạn. Những lỗi này có thể là về toán học (vídụ, chia cho không), hoặc Excel dường như không hiểu được các công thức.Trong trường hợp thứ hai này, các lỗi có thể sẽ được bắt gặp trong khi bạn gõcông thức. Ví dụ, nếu bạn cố nhập một công thức có các dấu ngoặc đơn không cân bằng (thiếu hoặc thừa dấu mở hoặc đóng ngoặc), Excel sẽ không chấp nhận công thức, thay vào đó, nó hiển thị một thông báo lỗi. Những lỗi khác mang tính ngấm ngầm hơn. Ví dụ, công thức của bạn có vẻ như vẫn làm việc — nghĩa là nó trả về một giá trị — nhưng kết quả thì sai, bởi vì dữ liệu bị sai sót hoặc bởi vì công thức tham chiếu đến ô hay dãy không đúng. Cho dù lỗi là gì và nguyên nhân là gì, những điều phiền toái của công thức cũng phải được giải quyết. Nhưng đừng bao giờ nghĩ rằng các bảng tính của bạn không có lỗi. Và một mô hình (một bảng tính do bạn phác thảo ra) càng phức tạp, thì khả năng các lỗi có thể xảy ra càng nhiều. Việc sửa các lỗi công thức không phải là một công việc khó nhọc. Với một chút hiểu biết và những công cụ xử lý sự cố hàng đầu của Excel, việc tìm ra và xử lý các chứng bệnh (của mô hình) thì không khó lắm. Chương này sẽ cho bạn mọi thứ mà bạn cần biết. Những nội dung chính trong chương này: Tìm hiểu về các Giá Trị Lỗi trong Excel Sửa các lỗi công thức khác Xử lý các lỗi công thức bằng Hàm IFERROR() Sử dụng công cụ kiểm tra lỗi công thức (Formula Error Checker) Kiểm tra một bảng tính 5.1. Tìm hiểu các Giá Trị Lỗi trong Excel Khi bạn nhập hay sửa đổi một công thức, hoặc thay đổi một giá trị nhập liệu nào đó trong công thức, Excel có thể sẽ hiện ra một giá trị lỗi như là kết quảcủa công thức. Excel có 7 giá trị lỗi khác nhau: #DIV/0!, #N/A, #NAME?,#NULL!, #NUM!, #REF!, và #VALUE!. Các mục tiếp theo đây sẽ cho bạnmột cái nhìn chi tiết về những giá trị này và đưa ra những gợi ý để giải quyếtchúng.#DIV/0!Lỗi #DIV/0! hầu như luôn có nghĩa rằng công thức trong ô đang cố chia (mộtgiá trị) cho 0 (zero), một điều không thể có trong toán học. Điều này thườnglà do các tham chiếu dẫn đến một ô rỗng hoặc một ô chứa giá trị bằng 0. Bạnkiểm tra các precedent của ô (các ô được tham chiếu trực tiếp hay gián tiếptrong công thức) để tìm ra nguyên nhân có thể có. Bạn cũng sẽ thấy #DIV/0!nếu bạn nhập một đối số không thích hợp trong một số hàm. Ví dụ, hàmMOD() trả về #DIV/0! nếu đối số thứ hai là 0.Việc Excel xem các giá trị rỗng là 0 có thể dẫn đến những vấn đề trong mộtbảng tính có yêu cầu người dùng điền dữ liệu vào. Nếu công thức của bạn đòihỏi một phép chia với một trong các ô rỗng tạm thời, nó sẽ hiển thị #DIV/0!dưới dạng kết quả, (và điều này) có thể gây bối rối cho người dùng. Bạn cóthể giải quyết điều này bằng cách yêu cầu Excel không thực hiện phép chianếu ô được sử dụng là số chia là 0. Điều này làm được với hàm IF(), Ví dụ,bạn xem công thức sau đây, sử dụng các ô đã được đặt tên để tính tổng lợinhuận (gross margin):= GrossProfit / SalesĐể ngăn lỗi #DIV/0! xuất hiện nếu ô Sales rỗng (hoặc bằng 0), bạn nên sửacông thức trên như sauu:= IF(Sales = 0, “”, GrossProfit / Sales)Nếu giá trị của ô Sales bằng 0, thì công thức trả về một chuỗi rỗng (có nghĩalà để trống ô đó), còn không thì thực hiện phép tính.#N/AGiá trị lỗi #N/A là viết tắt của chữ Not Availablel, nó có nghĩa là công thứckhông thể trả về một kết quả hợp lệ. Bạnb thường thấy #N/A khi bạn sử dụngmột đối số không thích hợp (hoặc nếu bạn bỏ qua một đối số bắt buộc) trongmột hàm. Ví dụ, hàm HLOOKUP() và hàm VLOOKUP() sẽ trả về #N/A nếunhư giá trị dò tìm (lookup_value) nhỏ hơn giá trị đầu tiên trong dãy dòtìm (table_array).Để giải quyết vấn đề này, đầu tiên bạn kiểm tra các ô nhập liệu của công thứcxem có ô nào hiển thị lỗi #N/A không. Nếu có, thì đó là lý do tại sao côngthức của bạn cũng có lỗi đó; vấn đề thực sự nằm trong các ô dữ liệu. Khi bạnđã tìm thấy nơi xuất phát lỗi, bạn kiểm tra lại các toán hạng (operand) trongcông thức để thay bằng các kiểu dữ liệu thích hợp. Đặc biệt, bạn nên kiểm tracác đối số sử dụng trong hàm để bảo đảm rằng chúng có nghĩa và bạn khôngbị thiếu các đối số bắt buộc.#NAME?Bạn thấy lỗi #NAME? khi Excel không nhận biết một cái tên mà bạn sử dụngtrong công thức, hoặc khi Excel cho rằng chuỗi văn bản trong công thức làmột cái tên chưa xác định. Điều này có nghĩa rằng lỗi #NAME? xuất hiệntrong nhiều tình huống khác nhau:· Bạn nhập sai chính tả (nhập không đúng) một tên dãy.· Bạn dùng một tên dãy mà bạn chưa định nghĩa.· Bạn nhập sai chính tả (nhập không đúng) một tên hàm.· Bạn sử dụng một hàm thuộc một Add-in chưa được cài đặt (nhất là Add-inAnalysi ...