Thủ thuật Office Excel 2010

Thủ thuật Office Excel 2010 Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. LMTGROUP sẽ giới thiệu một vài thủ thuật giúp bạn có thể khắc phục được những rắc rối này.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thủ thuật Office Excel 2010Thủ thuật Office Excel2010(P3)_Loại bỏ ký tự không mong muốnThủ thuật Office Excel 2010Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excelthì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính củabạn. LMTGROUP sẽ giới thiệu một vài thủ thuật giúp bạn có thể khắc phụcđược những rắc rối này.1. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mongmuốnKhi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excelthì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính củabạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏcác ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trongExcel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính,nhưng phải qua một vài bước phụ.Ví dụ như, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗirỗng tựa như nó chưa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tựmà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽcho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE.Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã nàytương đương ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập.Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự khôngmong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếptheo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn(A1).Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1).Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn.Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home → Editing → Find & Select →Replace (với phiên bản trước Excel 2010: chọn Edit → Replace…), ở khungFind what: nhấn phim Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thứctrên. Nếu mã số là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163. (Hoặc bạn có thể để contrỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ôFind what cũng được).Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏtất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự.Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo.2. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thựcCác giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản(text) thì canh lế trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số vàvăn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ canh lề mặc địnhcho cột đó. Bạn vào Home → nhóm Alignment → chọn Format Cells → vàoTab Alignment → chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lềmặc định cho cột đang chọn → nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại.Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấycác giá trị số, ngày tháng sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lềtrái.Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thựcĐây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dạng văn bảnsang số thực. Các bước thực hiện như sau:Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl + C) → quét chọn vùng sốliệu dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) →nhấp phải chuột và chọn Paste Special → chọn Add tại nhóm Operation →nhấn OK để hoàn tất.Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực,vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưudưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bảnchuyển thành số thực.Dùng các hàm TEXT để chuyển đổiBạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn củaExcel để thực hiện việc chuyển đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàmthuộc nhóm TEXT và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel vẫn xem consố đó là giá trị dạng văn bản.Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau:Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị rakhỏi các chuỗi văn bản như sau:=LEFT(A1,FIND( ,A1)-1)Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn đượcExcel xem như là văn bản vì chúng được canh lề trái như hình sau:Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quảtrả về là các con số thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thứctrên:=LEFT(A1,FIND( ,A1)-1) + 0 ...