Thủ thuật tạo file XML trong Word 2003

Khi sử dụng XML, bạn có thể lưu trữ dữ liệu theo định dạng file mà nhiều phần mềm khác cũng hỗ trợ. Và file này không chỉ chứa dữ liệu mà còn chứa cả một bản mô tả tài liệu trong một file văn bản thuần. Do đó dữ kiệu này có thể tái sử dụng vì những ứng dụng có thể đọc văn bản thuần đều có thể đọc được dữ liệu. Nhưng nhiều người lại cho rằng Word không phải là công cụ thích hợp để chỉnh sửa file XML, nhưng những thủ thuật dưới đây...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thủ thuật tạo file XML trong Word 2003Thủ thuật tạo file XML trong Word 2003Quản trị mạng - Khi sử dụng XML, bạn có thể lưu trữ dữliệu theo định dạng file mà nhiều phần mềm khác cũng hỗtrợ. Và file này không chỉ chứa dữ liệu mà còn chứa cả mộtbản mô tả tài liệu trong một file văn bản thuần. Do đó dữkiệu này có thể tái sử dụng vì những ứng dụng có thể đọcvăn bản thuần đều có thể đọc được dữ liệu. Nhưng nhiềungười lại cho rằng Word không phải là công cụ thích hợp đểchỉnh sửa file XML, nhưng những thủ thuật dưới đây sẽgiúp bạn chỉnh sửa file XML trên Word rất hiệu quả.1. Sử dụng mọi File WordHầu hết mọi ứng dụng đều mặc định định dạng file trong hộpthoại Save và Open. Ví dụ, Word 2003 mặc định định dạng filelà .doc. Nếu muốn mở một loại file khác với cài đặt mặc địnhbạn phải mở danh sách thả xuống của File Of Type, lựa chọnloại file sau đó để Word cập nhật danh sách. Bạn có thể rút ngắncông đoạn này nếu cài đặt mặc định cho Word hiển thị nhữngfile XML bằng cách lựa chọn mục All Word Documents trongdanh sách File As Type. Sau đó, Word sẽ hiển thị file XMLtrong hộp danh sách Name, và những cài đặt này sẽ được lưulại.2. Lưu với định dạng *.xmlTheo mặc định, Word sẽ lưu file theo định dạng .doc. Nếu chỉlàm việc với file XML, bạn phải nhớ thay đổi cài đặt mỗi khilưu file. Tuy nhiên có một cách giúp bạn không phải luôn ghinhớ điều đó bằng cách cài đặt cho Word tự động lưu tài liệudưới định dạng XML: Vào menu Tool Options. Chọn tab Save. Trong danh sách thả xuống của Save Word File As, lựachon định dạng của XML là *.xml. Sau đó click OK.3. Thay đổi thuộc tínhKhi mở một tài liệu XML, Word sẽ hiển thị tag và nội dung,ngoài ra nó còn mở cửa sổ tác vụ XML Structure. Nhưngnhững thuộc tính này nằm ở đâu? Để xem các thuộc tính, bạnchỉ cần phải chuột lên một phần tử và lựa chọn Attributes, sauđó sẽ xuất hiện hộp thoại Attributes For Item. Để thay đổi giátrị, lựa chọn một thuộc tính trong danh sách AssignedAttributes và hiệu chỉnh giá trị trong hộp Value.Nếu phần tử này có nhiều giá trị, hộp thoại sẽ không chỉ ra giátrị đang cài đặt. Để tránh rắc rối, bạn nên lựa chọn trước phần tửcần cài đặt sau đó mới mở hộp thoại Attributes For Item.4. Tìm kiếm tùy chọnWord cho phép bạn kiểm soát các tác vụ trên file XML, nhưngrất khó tìm thấy những tùy chọn thực hiện cấu hình. Bạn có thểtìm những tùy chọn này theo cách phổ thông sau: Vào menu Tool Template And Add-Ins. Chọn tab XML Schema. Click nút XML Options để mở hộp thoại XML Options.Ngoài ra có một cách đơn giản hơn để mở hộp thoại XMLOptions đó là click vào liên kết XML Options ở phần dướicùng của cửa sổ tác vụ XML Structure. Nhưng cần nhớ rằngnhững tùy chọn này chỉ làm việc với tài liệu hiện thời. Bạn phảithiết lập lại chúng khi mở một file XML khác.5. Chỉnh sửa dễ dàngNếu muốn chỉnh sửa nội dung hiện thời bạn không cần sử dụngđến tag, vì bạn có thể xóa nhầm tag. Để tắt bỏ tag trong khichỉnh sửa, bỏ tùy chọn Show XML Tags In TheDocument trong cửa sổ tác vụ XML Structure. Bạn chỉ cầnnhập giá trị mong muốn để thay đổi giá trị. Để xóa giá trị, bạncần lựa chọn mọi tag từ tag đầu đến tag cuối. Nếu xóa một gíatrị mà không xóa các tag của phần tử thì bạn sẽ tạo ra một phầntử rỗng.Hoặc bạn có thể chuyển đổi cài đặt tag ẩn hoặc hiện bằng cáchấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+X.6. Hiển thị phần tử rỗngTốt nhất bạn nên tránh tạo ra những phần tử rỗng, tuy nhiêncũng có những trường hợp ngoại lệ. Dù đã lựa chọn tùychọn Show XML Tags In The Document, nhưng vì một số lỗimà tag cũng không hiển thị được. Nếu muốn ẩn đi những tênphần tử nhưng vẫn muốn biết khi một phần tử bị rỗng, bạn hãysử dụng trình giữ chỗ: Vào menu Tools Templates And Add-Ins. Chọn tab XML Schema. Chọn tiếp XML Options. Kiểm tra tùy chọn Show Placeholder Text For AllEmpty Elements trong danh sách tùy chọn AML View. Sau đó Click OK hai lần.7. Tránh mất dữ liệuQuá trình chuyển đổi định dạng sẽ quyết định dữ liệu trong tàiliệu Word. Nếu quá trình chuyển đổi không phù hợp với dữ liệutrong file bạn đang mở thì dữ liệu đó không hiển thị được trênfile đó. Trong trường hợp này, quá trình chuyển đổi giống nhưquá trình lọc dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng việc chuyển đổiđể tạo ra một danh sách sản phẩm và giá cả. Một quá trìnhchuyển đổi khác có thể bao gồm tên sản phẩm, giá và thông tinmô tả sản phẩm. Thay vì mở file gốc và tự xóa dữ liệu khôngcần thiết, quá trình chuyển đổi sẽ tự động thực hiện những thaotác đó nếu áp dụng chuyển đổi khi bạn mở file gốc.Để mở một file áp dụng chuyển đổi, lựa chọn Open WithTransform từ danh sách thả xuống của nút Open(trong hộpthoại Open). Ngoài ra bạn cũng có thể áp dụng chuyển đổi khilưu file: Trong hộp thoại Save As, lựa chọn XMLDocument của tùy chọn File As Type, chọn tiếp tùychọn Apply Transform, sau ...