Thủ tục kiểm soát quy trình mua - nhập kho nguyên vật liệu tại nhà máy gạch men cao cấp Vicenza

Khâu mua - nhập kho nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành toàn bộ quy trình chế tạo sản phẩm tại các doanh nghiệp sản xuất. Kiểm soát nội bộ quy trình mua - nhập kho nguyên vật liệu giúp đảm bảo nguyên vật liệu được cung ứng đủ số lượng, đúng chủng loại và chất lượng phù hợp với nhu cầu sản xuất, từ đó đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả và tạo ra sản phẩm có chất lượng cao.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thủ tục kiểm soát quy trình mua - nhập kho nguyên vật liệu tại nhà máy gạch men cao cấp VicenzaTẠP CHÍ KHOA HỌC, TRƢỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC - SỐ ĐẶC BIỆT 11. 2015 THỦ TỤC KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA - NHẬP KHONGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY GẠCH MEN CAO CẤP VICENZA Phạm Thị Bích Thu1, Nguyễn Thị Thanh1 TÓM TẮT Khâu mua - nhập kho nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc vận hànhtoàn bộ quy trình chế tạo sản phẩm tại các doanh nghiệp sản xuất. Kiểm soát nội bộ quytrình mua - nhập kho nguyên vật liệu giúp đảm bảo nguyên vật liệu được cung ứng đủ sốlượng, đúng chủng loại và chất lượng phù hợp với nhu cầu sản xuất; từ đó đảm bảo quátrình sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả và tạo ra sản phẩm có chất lượng cao. Nhà máyGạch men cao cấp Vicenza cũng như các doanh nghiệp sản xuất gạch men, gạch ốp látkhác hiện nay đang đối mặt với rất nhiều thách thức từ môi trường kinh doanh, vì vậy việchoàn thiện kiểm soát nội bộ nói chung và thủ tục kiểm soát quy trình mua - nhập khonguyên vật liệu nói riêng là vấn đề đặc biệt quan tâm. Từ khóa: Kiểm soát nội bộ, quy trình mua - nhập kho nguyên vật liệu 1. ĐẶT VẤN ĐỀ Trong giai đoạn hiện nay, tình hình kinh tế thế giới chứa đựng nhiều bất ổn và rủiro. Do thiếu nội lực về vốn và công nghệ, yếu kém trong công tác quản trị, sản xuất theophương thức truyền thống… dẫn đến sức cạnh tranh của các doanh nghiệp sản xuất trongnước kém, nguy cơ thua lỗ, tạm ngừng hoạt động hoặc thậm chí phá sản trong điều kiệnmôi trường kinh doanh không ổn định là rất cao. Trong khoảng thời gian, từ năm 2010-2015số lượng doanh nghiệp ở Việt Nam ngừng hoạt động, giải thể luôn ở mức cao và tăng quacác năm, cụ thể: năm 2010 là 43.000; năm 2011 là 53.000; năm 2012 trên 54.000; năm2013 là 60.737; năm 2014 là 67.823 và 6 tháng đầu năm 2015 là 31.700 doanh nghiệp.Những doanh nghiệp này chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ, vừa có số vốn đăng ký dưới10 tỷ đồng; số lượng doanh nghiệp hoạt động trên 3 năm thực hiện giải thể chiếm 76,2% [4].Vậy làm thế nào doanh nghiệp sản xuất của Việt Nam có thể đứng vững, cạnh tranh vàphát triển bền vững trên chính thương hiệu Việt của mình? Một giải pháp thiết thực vàhữu hiệu đối với các doanh nghiệp trên là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thốngkiểm soát nội bộ được duy trì thường xuyên, hoạt động hiệu quả sẽ kiểm soát từng hoạtđộng, từng bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng mục tiêu, kế hoạch đề ra; nângcao hiệu quả quản lý, sử dụng các nguồn lực, tránh thất thoát tài sản… 2. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 2.1. Vai trò kiểm soát nội bộ quá trình mua - nhập kho nguyên vật liệu tại Nhàmáy Gạch men cao cấp Vicenza Nhà máy Gạch men cao cấp VICENZA - đơn vị trực thuộc Tổng Công ty cổ phầnXây dựng đầu tư phát triển đô thị Thanh Hóa được thành lập theo Quyết định đầu tư số1 ThS. Giảng viên khoa KT-QTKD, Trường Đại học Hồng Đức211 TẠP CHÍ KHOA HỌC, TRƢỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC - SỐ ĐẶC BIỆT 11. 20151315/QĐ-UB ngày 07/7/1999 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa. Hiện nay, Nhà máy đãsở hữu 2 nhà máy sản xuất với tổng diện tích khoảng 280.000m2. Toàn bộ quy trình sảnxuất bao gồm công đoạn ép, tráng men, lò nung, phân loại sản phẩm của Vicenza đều sửdụng công nghệ hiện đại nhất hiện nay với dây chuyền hoàn toàn tự động. Do đó, mỗi nămNhà máy Gạch men cao cấp Vicenza cung cấp cho thị trường khoảng 14.500.000m 2 gạchốp lát, đáp ứng nhu cầu thiết kế và trang hoàng cho nhiều công trình kiến trúc sang trọngvà đẳng cấp từ khách sạn, biệt thự cho đến các căn hộ cao cấp [5]. Nhà máy Gạch men cao cấp Vicenza - với quy mô trên 1.000 nhân sự và 20 nămkinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh gạch ốp lát, ceramic, porcelain,granite (là đơn vị tiên phong thứ 2 đưa gạch ốp lát vào Việt Nam chỉ sau Viglacera)[5].Tuy nhiên, gần đây do sự đổ bộ của gạch ốp lát Trung Quốc với đủ chủng loại, kích cỡ, giábán thấp đang khiến gạch nội bị tồn kho lớn, nhiều doanh nghiệp phải giảm công suất,nguy cơ phá sản rất cao. Không những vậy, việc gia nhập tổ chức thương mại thế giới,Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương, và Cộng đồng kinh tế ASEAN, hàng loạt hàngrào thuế quan, phi thuế quan từng bước được gỡ bỏ, tạo điều kiện cho những nhà sản xuấtgạch men cao cấp với mẫu mã, chất lượng vượt trội; quy trình công nghệ hiện đại tiên tiếnxâm nhập vào thị trường và cạnh tranh với các nhà sản xuất trong nước. Trong điều kiệncạnh tranh gay gắt từ các nhà sản xuất gạch men cao cấp trong và ngoài nước, Nhà máyluôn tìm tòi, sáng tạo đổi mới mẫu mã, nâng cao chất lượng, kiểm soát chi phí, hạ giá thànhsản phẩm. Để thực hiện các mục tiêu quan trọng trên, Nhà máy đặc biệt coi trọng xây dựngcác quy trình, thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua - nhập kho nguyên vật liệu. Bởi lẽ,kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào là cơ sở kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu ra, cũng nhưkiểm soát tốt chi phí sản xuất kinh doanh khi mà khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếmtỷ trọng lớn. Kiểm soát nội bộ quy trình mua - nhập kho nguyên vật liệu tại Nhà máy phải thựchiện được các yêu cầu cơ bản sau: (1) Đảm bảo nguyên vật liệu cung ứng cho quá trình sảnxuất đủ về mặt số lượng, chủng loại và chất lượng, không làm quá trình sản xuất bị ngừngtrệ vì thiếu nguyên vật liệu; (2) Đảm bảo giá cả, thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển ởmức hợp lý nhất; (3) Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán liên quan đến mua -nhập kho nguyên vật liệu. 2.2. Đặc điểm vật tư, nguyên vật liệu tại Nhà máy Gạch men cao cấp Vicenza: Đặc điểm của dây chuyền công nghệ sản xuất gạch ốp lát tại Nhà máy sử dụng nhiềuchủng loại nguyên liệu và nhiên liệu. Bao gồm: nguyên liệu làm xương, các nguyên liệulàm men, các loại nhiên liệu, năng lượng...[2]. Cụ thể như sau: Nguyên liệu làm xương gồm 2 nhóm chủ yếu: Nhóm nguyên liệu dẻo: Đất sét, kaolanh Nhóm nguyên liệu gầy: Fenspat, ...