Tiểu luận: Bình luận hồ sơ tình huống lớp đào tạo công chứng viên

Tiểu luận: Bình luận hồ sơ tình huống lớp đào tạo công chứng viên giới thiệu tới các bạn sơ bộ về hồ sơ tình huống và yêu cầu của người yêu cầu công chứng; bình luận hồ sơ (tiếp nhận yêu cầu công chứng và kiểm tra giấy tờ, vào sổ thụ lý, nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ, chuẩn bị văn bản công chứng, viết lời chứng, ký công chứng; lưu trữ hồ sơ công chứng).

 

Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tiểu luận: Bình luận hồ sơ tình huống lớp đào tạo công chứng viên BÌNH LUẬN HỒ SƠ TÌNH HUỐNG I. Sơ bộ về hồ sơ tình huống và yêu cầu của người yêu cầu công   chứng. Hồ sơ tình huống tôi sử dụng dưới đây là một hồ sơ đã hoàn thành thủ  tục công chứng, hồ  sơ  do Phòng Công chứng số  1 tỉnh Kon Tum cung cấp.  Sau đây là sơ bộ về hồ sơ tình huống: Ngày  15/10/2014,   Vợ   chồng   Ông   Phan   Minh   H   và   bà   Nguyễn   Thị  Huyền T đến Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum yêu cầu công chứng hợp   đồng thế chấp Quyền sử dụng đất số 144, tờ bản đồ số 76, tổ 15, P. Quang   Trung, thành phố  Kon Tum, tỉnh Kon Tum để  vay vốn tại Phòng giao dịch  Hòa Bình ­ Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn Thương tín ­ Chi nhánh  Kon Tum. Hồ  sơ  bà của Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị  Huyền T yêu cầu  công chứng gồm có các giấy tờ sau: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở và tài sản  gắn liền với đất số BR133668 (Bản sao). Chứng minh nhân dân của Ông Phan Minh H (Bản sao). Chứng minh nhân dân của Nguyễn Thị Huyền T (Bản sao). Sổ tạm trú số 350025471 (Bản sao).  II. Bình luận hồ sơ. 1. Tiếp nhận yêu cầu Công chứng và kiểm tra giấy tờ. Tại Phòng Công chứng số  1 tỉnh  Kon Tum  việc tiếp nhận yêu cầu  công chứng, kiểm tra giấy tờ được giao cho một chuyên viên thực hiện. Theo   quan sát của tôi, hồ  sơ  yêu cầu công chứng Hợp đồng thế  chấp quyền sử  dụng đất số: 097/2014/HĐTC/PGDHB cũng được chuyên viên giúp việc tiếp  nhận yêu cầu công chứng và kiểm tra giấy tờ.  1 Theo tôi việc chuyên viên của Phòng Công chứng số  1 tỉnh Kon Tum  tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ  là hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế.   Mặc dù theo quy định tại khoản 3 Điều 35 Luật công chứng 2006 quy định:  “Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ  trong hồ sơ yêu cầu   công chứng. Nếu thực hiện theo quy định của Luật là Công chứng viên phải   tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ  thì thiết nghĩ   một ngày tổ  chức hành nghề  công chứng chỉ làm được một hai hồ sơ. Bởi vì, thực tế hiện nay, số lượng  hồ sơ công chứng hàng ngày tại Phòng công chứng số 1 tỉnh Kon Tum tương   đối nhiều, nhiều hồ  sơ  rất phức tạp. Do đó, Công chứng viên tiếp nhận và   kiểm tra thì sẽ  mất rất nhiều thời gian, dẫn đến thời hạn công chứng sẽ  không được đảm bảo. Đối với hồ sơ số  097/2014/HĐTC/PGDHB, sau khi nghe yêu cầu công  chứng, chuyên viên phòng Công chứng số  1 kiểm tra giấy tờ  xong, thì viết   phiếu yêu cầu công chứng và giao cho người yêu cầu công chứng. Theo quan   sát của tôi, thì phiếu yêu cầu công chứng này được làm sơ sài, chưa phù hợp,   cụ thể như sau: Phần ghi về các giấy tờ nộp kèm theo thì chỉ ghi tên các lại  giấy tờ chung chung, không nêu rõ là bản sao hay bản chính, người yêu cầu   công chứng nộp sổ  tạm trú thì ghi là sổ  hộ  khẩu. Ngoài ra, Người nhận  phiếu yêu cầu công chứng không ký vào phiếu. Thực tế, không chỉ  Phòng Công chứng số  1 tỉnh Kon Tum mà còn  nhiều tổ chức hành nghề công chứng đều thực hiện theo trình tự thủ tục như  trên. Tuy nhiên, để  thực hiện tốt việc này thì chúng ta cần quy định cụ  thể  về điều kiện, tiêu chuẩn đối với chuyên viên khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ  công chứng, bởi dù sao công chứng cũng là một công việc phức tạp, đòi hỏi   người thực hiện phải có kiến thức, chuyên môn, kỹ  năng tương đối tốt thì  mới thực hiện được. 2. Vào Sổ thụ lý. 2 Sau khi đối chiếu giấy tờ  và kiểm tra giấy tờ, Chuyên viên Phòng  Công chứng số  1 đã bỏ  qua thủ  tục vào sổ  thụ  lý công chứng như  theo quy  định tại khoản 3 điều 35 luật Công chứng.  Theo tôi, tuy Chuyên viên không  thực hiện theo đúng các trình tự, thủ tục như pháp luật công chứng quy định   như  trên nhưng như  vậy là hợp lý bởi các lẽ  sau: Tiết kiệm thời gian của   Công chứng viên và của khách hàng; Đảm bao tính thống nhất trong hoạt  động kiểm kê hồ sơ. Các bước này sẽ được thực hiện sau khi các bên ký vào hợp đồng, giao  dịch thì vào sổ  thụ  lý. Như  vậy sẽ  tránh tình trạng sổ  thụ  lý công chứng có  hồ  sơ  nhưng không có hóa đơn, không có văn bản công chứng vì nếu thực   hiện các bước như  luật định thì sau khi ghi vào sổ  công chứng mà các bên   không ký hợp đồng, không tiếp tục thực hiện giao dịch nữa thì số  đã vào sổ  sẽ xử lý ra sao. Theo tôi, thực tiễn công chứng viên trên làm như vậy là hoàn  toàn hợp lý. 3. Nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ. Sau khi chuyên viên tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ  xong thì hồ  sơ  số  097/2014/HĐTC/PGDHB được chuyển cho Công chứng viên (Trưởng phòng  Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum) để  nghiên cứu hồ  sơ. Công chứng viên lúc  này sẽ  thực hiện các nội dung như kiểm tra các giấy tờ, kiểm tra “tính hợp   pháp, tính xác thực” của hồ sơ.   Sau khi nghiên cứu hồ sơ xong, Công chứng   viên trao đổi với hai bên đương sự. Trong lúc trao đổi thì Công chứng viên đã  kiểm tra qua nhân thân và năng lực hành vi của các bên bằng những câu hỏi  trao đổi qua lại. Công chứng viên đã tư  vấn cho Ông Phan Minh H và bà   Nguyễn Thị  Huyền T về  các điều khoản trong hợp đồng, các nghĩa vụ  mà  hai ông bà phải thực hiện. Đối với trình tự, thủ  tục này thì theo tôi là hoàn  toàn hợp lý và phù hợp với các quy định của pháp luật công chứng. 3 Tuy   nhiên   trong   quá   trình   nghiên   cứu   hồ   sơ   số  097/2014/HĐTC/PGDHB tôi nhận thấy hồ sơ trên vẫn còn thiếu các giấy tờ  sau nhưng Công chứng viên vẫn tiến hành giải quyết hồ sơ: Giấy đăng ký kết hôn của Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền   T để chứng minh hai người này là vợ chồng. Sổ hộ khẩu của Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T. Quyết định  ủy quyền số  169/2014/BPQ­CNKT, ngày 05/08/2014 của  Giá ...