Tìm hiểu Chương VI: LỄ TÂN VÀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC

Giao tiếp theo nghĩa hẹp là truyền đi một thông điệp. Giao tiếp theo nghĩa rộng là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định. Giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định sự thành bại của buổi lễ hoặc quan hệ công việc. Giao tiếp đúng mực sẽ giúp cho người khách có cảm tình và tôn trọng mình, từ đó mối quan hệ giữa cơ quan và khách sẽ tốt đẹp hơn....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tìm hiểu Chương VI: LỄ TÂN VÀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC Chương VI LỄ TÂN VÀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC I. Những vấn đề chung về lễ tân 1. Giao tiếp 1.1. Khái niệm, vai trò, phương tiện, kĩ năng giao tiếp a) Khái niệm: Giao tiếp theo nghĩa hẹp là truyền đi một thông điệp. Giao tiếp theo nghĩa rộng là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định. b) Vai trò: Giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định sự thành bại của buổi lễ hoặc quan hệ công việc. Giao tiếp đúng mực sẽ giúp cho người khách có cảm tình và tôn trọng mình, từ đó mối quan hệ giữa cơ quan và khách sẽ tốt đẹp hơn. c) Phương tiện: • Ngôn ngữ (phát âm chuẩn, không nói nhanh hoặc chậm,…). • Ánh mắt, nụ cười, nét mặt, • Ăn bận, trang điểm, trang sức. • Tư thế đứng, ngồi. • Kiểu bàn ghế... d) Kĩ năng: - Lắng nghe: • Thu thập được nhiều thông tin, • Thoã mãn nhu cầu người nói, • Hạn chế được những sai lầm và giải quyết được nhiều vấn đề. - Đặt câu hỏi: Có nhiều loại câu hỏi được dùng tuỳ tình huống, cụ thể: • Dùng câu hỏi để thu thập thông tin, • Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc, • Dùng câu hỏi để đưa ra một đề nghị, • Dùng câu hỏi để kết thúc vấn đề. - Thuyết phục: Là đưa ra tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, tin theo và làm theo. Cần chú một số điểm: • Tạo không khí bình đẳng, • Lí lẽ phải rõ ràng, có cơ sở, • Lời nói ngắn gọn, có trọng tâm, ôn tồn, lịch sự, • Thừa nhận những điểm có lí trong ý kiến của của người đối thoại. - Thuyết trình: • Ăn mặc lịch sự, nghiêm túc • Phong cách tự tin, bao quát tất cả những người có mặt. • Nói to, rõ ràng, cần thay đổi nhịp độ và tốc độ nói. 1.2. Những điều cần lưu ý khi giao tiếp a) Gây thiện cảm: Muốn tiếp xúc với khách để gây thiện cảm, chúng ta nên: - Có câu mở lời gây thiện cảm để thu hút sự chú ý của khách. - Hãy nói về một chủ đề để có dịp đề cao họ. - Nói về các đề tài có liên quan đến những vấn đề trước mắt của khách. b) Tạo ấn tượng: Những nguyên tắc cơ bản để tạo ấn tượng ban đầu với khách: - Ăn mặc trang nghiêm. - Đến đúng giờ (thể hiện tính nghiêm túc và có tổ chức của bạn). - Bắt tay siết nhẹ rồi buông ra, mắt nhìn thẳng vào mặt khách. - Nở nụ cười, giọng nói thật nồng nhiệt. - Không tự ngồi trước khi chủ nhân cho phép. c) Thái độ: - Tự tin, năng động và thật sự vui vẻ. - Thành thật cởi mở, chân thành, tự nhiên nhưng không xuề xoà, tuỳ tiện để khách coi thường mình hay khách nghĩ mình coi thường họ. d) Khiêm tốn; - Không nên khoe khoan bản thân, gia đình hay đơn vị. - Cẩn thận khi nói chuyện, không phê phán, chỉ trích ai (dù mình không thích câu chuyện, phong tục, tập quán,... của họ). đ) Giờ giấc: - Làm việc đúng giờ, giữ chữ tín, giữ lời hứa. - Nếu vì một lý do đặc biệt nào đó mà không thể giữ được lời hứa thì phải xin lỗi và phải báo trước cho người khác biết. e) Giao tiếp: - Khi giao tiếp với ai cần biết họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, ngành nghề của người đó để tiện xưng hô và trò chuyện cũng như trao đổi công việc. - Cũng cần lưu ý rằng khi gặp phụ nữ đầu tiên, không nên vội vàng hỏi thăm gia cảnh, tuổi tác của họ vì như thế rất dễ dẫn đến những tổn thương về tình cảm (nếu gia đình, tuổi tác của người phụ nữ có vấn đề trục trặc). 2 g) Phép lịch sự: - Khi hỏi ai điều gì thì cần phải hỏi lịch sự. - Khi trả lời cũng phải trả lời lịch sự, có thể trả lời tất cả những câu hỏi mà khách đề cập kể cả khi mình chưa quen biết họ. - Khi nhờ ai làm giúp một việc gì ta nên nói lời cảm ơn, khi làm phật ý một người thì phải xin lỗi. - Khi mời khách ăn tiệc, phải chú ý đến khẩu vị của khách, nên chọn những món ăn mà khách thích. - Khi nhận thư, bưu thiếp phải phúc đáp ngay. Cách trao, nhận danh thiếp: Cách trao danh thiếp Cách nhận danh thiếp - Để danh thiếp ở nơi dễ lấy nhất - Nhận bằng hai tay. (túi áo trên). - Cúi đầu chào về hướng danh thiếp. - Lấy danh thiếp khi gặp khách - Để danh thiếp trên bàn, ngay trước hàng. mặt. - Phải trao trước mặt, phía tay phải - Nếu không có bàn, sau khi nhận bạn của khách. nên bỏ danh thiếp vào túi áo hoặc sổ tay. - Nên dùng hai tay để trao danh - Không nên cho danh thiếp vào túi quần thiếp. hoặc vừa cầm, vừa mân mê hoặc xem đi, - Không nên âm thầm để lên mặt xem lại nhiều lần. bàn. - Vừa trao, vừa nói ......... h) Những điều c ...