Tìm tin và phổ biến thông tin- Chuyên môn 2

Tìm tin là quá trình tìm, lựa chọn và đưa ra từ một tập hợp tài liệu hay mảng tinnào đó những tài liệu, TT thích hợp với yêu cầu tin. Xác định yêu cầu tin: Người dùng tin đưa ra yêu cầu tin hoặc CBTT cùng với ngườidùng tin xác định yêu cầu tin cụ thể. Để xác định yêu cầu tin cụ thể, chính xác ngườicán bộ TT cần thảo luận với người dùng tin để nắm được những TT cần thiết....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tìm tin và phổ biến thông tin- Chuyên môn 2Chuyên môn 2 TÌM TINI. Khái niệm tìm tin: Tìm tin là quá trình tìm, lựa chọn và đưa ra từ một tập hợp tài liệu hay mảng tinnào đó những tài liệu, TT thích hợp với yêu cầu tin.II. Quá trình tìm tin. 1. Quá trình tìm tim gồm 7 bước:- Xác định yêu cầu tin: Người dùng tin đưa ra yêu cầu tin hoặc CBTT cùng với ngườidùng tin xác định yêu cầu tin cụ thể. Để xác định yêu cầu tin cụ thể, chính xác ngườicán bộ TT cần thảo luận với người dùng tin để nắm được những TT cần thiết như: + Mục đích sử dụng TT. + Một số đặc trưng của người sử dụng TT trực tiếp như: Nghề nghiệp, trình độchuyên môn, trình độ ngoại ngữ, các lĩnh vực quan tâm… + Pham vi quét TT. + Mức độ xử lí TT, loại hình tài liệu, hình thức cung cấp TT thích hợp. + Người dùng tin đã sử dụng những nguồn nào? + Khả năng thời gian mong muốn nhận được thông tin.* Yêu cầu tin đã được xác định phải ghi rõ trong phiếu yêu cầu tin và có sự xác nhậncủa người dùng tin và cán bộ TV.- Xác đinh chiến lược tìm: Xác định tìm ở đâu và tìm như thế nào? + Tìm ở đâu: CBTT phải xác định các nguồn TT, công cụ tìm tin có thể tiếp cậnvà thứ tự ưu tiên của nguồn tin- công cụ tìm tin. + Tìm như thế nào: Yêu cầu được biểu diễn bằng một hay một số biểu thức tìmtương thích với ngôn ngữ tư liệu của hệ thông tìm tin được sử dụng để tra cứu xâydựng biểu thức tìm bao gồm: . Xác định khái niệm, nội dung chính của yêu cầu tin và liên hệ logic giữa cáckhái niệm. . Xác định thuật ngữ tìm tin và thứ tự ưu tiên của các thuật ngữ tìm. Các thuậtngữ tìm phải thể hiện được các khái niệm bao hàm trong yêu cầu tin. Thứ tự ưu tiêncủa các thuật ngữ phụ thuộc vào liên hệ logic giữa các khái niệm mà thuật ngữ thểhiện. . Sử dụng các toán tử tìm tin thích hợp để kết hợp các thuật ngữ tìm.- Tiến hành tìm theo chiến lược đã xác định: Trong quá trình thực hiện có thể sử dụngtừ nhiều nguồn TT. Và công cụ tìm tin khác nhau để đạt được kết quả mong muốn. + Có thể sử dụng TT từ nhiều nguồn TT khác nhau như: . Cơ quan TT – TV. . Các ngân hàng dữ liệu. .Trung tâm phân tích tin. . Các mạng TT.- Phân tích kết quả tìm: Phân tích đánh giá kết quả tìm và so sánh với yêu cầu đặc raban đầu. Nếu kết quả không phù hợp có thể điều chỉnh chiến lược tìm.Tìm tin - Phổ biến thông tin 9Chuyên môn 2 + Điều chỉnh biểu thức tìm: Có thể điều chỉnh biểu thức tìm bằng cách sử dụngcác thuật ngữ rộng hơn, hẹp hơn, hoặc là bỏ bớt thuật ngữ (dựa trên thứ tự ưu tiên đãđược xác định ở trên. Để thu hẹp hoặc hoặc mở rộng kết quả tìm). + Thay đổi công cụ, nguồn TT sử dụng để tìm tin.- Chuyển kết quả tìm đến người dùng tin.- Người dùng tin đánh giá kết quả tìm: Người dùng tin đánh giá chất lượng của TTnhận được nếu kết quả không phù hợp thì phải quay lại bước đầu tiên.- CBTT đánh giá kết quả tìm lưu lại trong hồ sơ người dùng tin (Dựa trên TT phản hồitừ người dùng tin)* Các biện pháp nâng cao hiệu quả của quá trình tìm tin: - Nâng cao hiêu quả của hệ thống TT. - Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ TT – TV - Tăng cường ứng dụng công nghệ TT và kĩ thuật truyền thông hiện đại. - Tăng cường huấn luyện kỷ năng TT cho người dùng tin. 2. Kỹ thuật giao tiếp trong quá trình tìm tin: Sự giao tiếp trong quá trình tìm tin bao gồm tất cả các giao tiếp giữa người dùngtin và cán bộ tra cứu cho đến khi yêu cầu được đáp ứng. Mục đích của sự giao tiếptrong quá trình tìm tin bao gồm: - Tạo được lòng tin của người dùng tin. - Xác định được chính xác yêu cầu tin của người dùng tin để có thể đáp ứng mộtcách tốt nhất.- Chắc chắn người dùng tin thỏa mãn với câu trả lời được cung cấp.* Các nguyên tắc giao tiếp: - Tươi cười và chào hỏi người dùng tin một cách thân thiện. - Lắng nghe chăm chú và thể hiện sự quan tâm về vấn đề người dùng tin đang trìnhbày. - Đặt các câu hỏi cho đến khi hiểu rõ yêu cầu tin của người dùng tin. - Không nghĩ đến chiến lược sẽ sử dụng khi chưa hiểu rõ yêu cầu tin - Để người dùng tin đánh giá khi yêu cầu tin đã được thực hiện.* Một số yêu cầu đối với cán bộ tra cứu: - Tính kỷ luật: Người cán bộ tra cứu phải có khả năng tập trung làm việc với ngườidùng tin và giải quyết dứt điểm một yêu cầu tin, trong môi trường làm việc thường cónhững yếu tố dễ là sao nhãng công việc. Đồng thời người cán bộ tra cứu phải áp dụngkỹ thuật giao tiếp cần thiết để hiểu được yêu cầu tin và chuyển khai thành công mộtchiến lược tìm hiệu quả để đáp ứng yêu cầu tin. - Mong muốn giúp đỡ người khác: Sự sẵn sàng giúp đở người khác phải gắng liềnvới tính kỷ luật. - Tính kiên nhẫn: Kiên nhẫn là một trong những yêu cầu, điều kiên quan trọng nhấtđối với công tác tra cứu. Tính kiên nhẫn rất quan trọng trong quan hệ với người dùngtin và trong quá trình tìm TT, cần thiết trong một thế gới TT ngày ...