Tin học hóa doanh nghiệp theo hướng mới

Những sáng kiến hợp tác có sự hỗ trợ của công nghệ thường thất bại vì 5 sai lầm phổ biến trong nhận thức. Hóa giải 5 ngộ nhận ấy là cách duy nhất để các công ty gặt hái lợi nhuận từ những sáng kiến nêu trên.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tin học hóa doanh nghiệp theo hướng mới Tin học hóa doanh nghiệp theohướng mớiNhững sáng kiến hợp tác có sự hỗ trợ của công nghệ thườngthất bại vì 5 sai lầm phổ biến trong nhận thức. Hóa giải 5 ngộnhận ấy là cách duy nhất để các công ty gặt hái lợi nhuận từnhững sáng kiến nêu trên.Cộng tác kỹ thuật số là xu hướng đang hết sức thịnh hànhtrong thế giới kinh doanh ngày nay. Các công ty trong mọi lĩnhvực đều đang ứng dụng những nền tảng công nghệ phần mềmhợp tác để giúp nhân viên nâng cao hiệu quả và chất lượng đầura của công việc. Một nghiên cứu do Forrester Research thựchiện tháng 5/2009 cho thấy gần 50% số công ty tại Mỹ sử dụngmột phần mềm xã hội nào đó. Tiếp đến, cuộc khảo sát doPrescient Digital Mediat thực hiện tháng 7 vừa rồi cho thấy 47%lượng người tham gia khảo sát đang sử dụng wiki (từ điển báchkhoa toàn thư mở), 45% có sử dụng blog (nhật ký điện tử,website cá nhân) và 46% có tham gia các diễn đàn thảo luận nộibộ.Tác nhân hỗ trợ xu hướng này chính là Web 2.0, một thuậtngữ được khai sinh vào năm 2004 nhằm mô tả khả năng củaInternet cho phép mọi người, cả những người không rành côngnghệ, kết nối với người khác và đóng góp nội dung thông tin.Facebook, Twitter, YouTube, và Wikipedia là những ví dụ tiêubiểu nhất cho xu hướng này và đã trở thành một trong nhiềunguồn tài nguyên web được mọi người ưa chuộng nhất.Ba năm trước, tôi khai sinh thuật ngữ Doanh nghiệp 2.0 để nhấnmạnh thực tế rằng công nghệ Web 2.0 là con đường dành chonhững công ty khôn ngoan, đồng thời, nó còn là phương phápnền tảng cho hợp tác và sáng tạo nội dung.Doanh nghiệp 2.0, mà thỉnh thoảng tôi viết tắt là E2.0, nói vềcách thức một tổ chức sử dụng các nền tảng phần mềm xã hộiđang thịnh thành (ESSP) để theo đuổi mục đích của mình. Địnhnghĩa này nhấn mạnh đặc tính nổi bật nhất của các công nghệmới: Chúng không áp đặt trước khối lượng công việc, vai trò vàtrách nhiệm, hay tính tương thuộc giữa mọi người, mà thay vàođó, cho phép những yếu tố trên xuất hiện một cách tự nhiên.Đây là một bước chuyển biến quan trọng. Hầu hết các công tyđều đang sử dụng các ứng dụng như phần mềm ERP hay CRMcó khả năng tạo ra các quy trình kinh doanh liên chức năng cũngnhư xác định chính xác, dù rất chi tiết những lại kém linh hoạt,người nào làm việc gì vào lúc nào, và ai sẽ chịu trách nhiệm chonhững quyết định nào.Với E2.0 thì ngược lại, nó đòi hỏi các công ty phải tiến hành theocách đối lập hoàn toàn: để cho mọi người sáng tạo và cải tiến nộidung mà không có, hoặc có rất ít, các điều kiện xác định trước.Khi sử dụng ESSP, các mô thức và cấu trúc sẽ liên tục hìnhthành và cải tiến theo thời gian.Sử dụng ESSP mang đến nhiều lợi ích. Những công cụ này giúpmọi người nhanh chóng tìm ra thông tin và chỉ dẫn - và hạn chếtrùng lắp công việc. Chúng giới thiệu nhiều quy trình sáng tạo chonhiều người hơn, đây thực sự là một lợi thế bởi theo EricRaymond, một người cổ vũ xu hướng phần mềm mã nguồn mở,thì bọ tin học không còn khi nhiều người cùng quan sát và sữachữa.Những phần mềm này tận dụng triệt để trí thông minh tổng hợpvà sự thông thái của đám đông để tìm kiếm lời giải cho nhiều bàitoán hóc búa. Chúng cho phép con người xây dựng, duy trì vàhưởng lợi từ những mạng lưới xã hội rộng lớn. Chúng cho phépcác vị quản lý thực hiện ước mơ xây dựng một kho chứa vạn vậtđược cập nhật đến từng phút. Phục vụ cho những lợi ích này làmột phong cách tương tác và hợp tác khá tự nhiên, không bị gòbó vào thứ bậc, khuôn khổ.Tuy nhiên, E2.0 vẫn chưa mang đến kết quả, thậm chí là kết quảban đầu. Nhiều công ty từ chối thử sức bởi những hạn chế có thểcó của nó - chẳng hạn như việc sử dụng blog sai mục đích haynạn trộm cắp thông tin - có vẻ như rất cụ thể và tức thì trong khilợi ích nhận được là thứ vì đó mơ hồ và xa xôi.Hơn nữa, nhiều tập đoàn đang dần từ bỏ những sáng kiếnE2.0 ban đầu của họ, vì 3 lý do sau:Một là, nhiều người tỏ ra hoài nghi giá trị của những công cụ hợptác này, thậm chí khi người ta đang sử dụng nó một cách chủđộng.Hai là, ấn tượng ban đầu về ESSP không thực sự rõ nét. Nhữngtrang nội dung trên wiki của doanh nghiệp trông giống như vănbản hay trang sách; bài viết trên blog thì trông giống như bản tincòn những trang cá nhân thì trông giống như trang cá nhân trênFacebook.Ba là, nhiều dự án không bao giờ được thực hiện. Nhân viên thìkhông mặn mà với việc sử dụng công nghệ mới trong khi nhà tàitrợ thì cảm thấy dự án là một sự lãng phí, thay vì là một vùng đấthứa như họ mong đợi.Trên thực tế, cuộc khảo sát năm 2008 của McKinsey cho thấy chỉ21% số công ty cảm thấy hoàn toàn hài lòng với những sáng kiếnE2.0 và 22% hoàn toàn thất vọng.Tôi đã và đang nghiên cứu nhiều dự án E2.0, cả thành công lẫnthất bại, kể từ khi các công ty bắt đầu ứng dụng những côngnghệ này vào 4 năm về trước. Nghiên cứu của tôi cho thấy rằngdù có nhiều thất bại nhưng thành công của những ...