Tổ chức lập hồ sơ

a. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơđể đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ).b. Đối với những cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ nhânviên cần căn cứ vào nhiệm vụ của mình và dựa vào 6 đặc trưng sau để hình thànhhồ sơ.* Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị quyết, Chỉ thị,Thông tư,... Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả, trong một nhiệm...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tổ chức lập hồ sơ CHƯƠNG IV TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ 1. Hình thành hồ sơ a. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơđể đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ). b. Đối với những cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ nhânviên cần căn cứ vào nhiệm vụ của mình và dựa vào 6 đặc trưng sau để hình thànhhồ sơ. * Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị quyết, Chỉ thị,Thông tư,... Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả, trong một nhiệm kỳhoặc một năm lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được áp dụng để lập các tập lưu công văn đi ở văn thư: Ví dụ: Các tập Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo,.... * Đặc trưng vấn đề: Những tài liệu có tên gọi khác nhau, tác giả khác nhaunhưng nói về một vấn đề, một sự việc, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ v/v thanh, quyết toán công trình nhà làm việc của Công ty Dịc vụkỹ thuật Dầu khí tại 154 Nguyễn Thái Học. Năm 2009. Hồ sơ bàn giao kinh doanh xăng dầu từ Xí nghiệp Cảng dịch vụ dầu khí sang Xínghiệp dịch vụ vật tư thiết bị và nhiên liệu của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí.Năm 2007 * Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành tài liệu. Tài liệu có tên gọi khácnhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời giannhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường áp dụng để lập hồ sơ đối với tài liệucác cơ quan khác gửi đến. Ví dụ: Quyết định, công văn của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam, Công ty Dịchvụ Kỹ thuật Dầu khí v/v phê duyệt đơn giá tiền lương năm 2004. Báo cáo thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản năm 2008 của Công ty PTSC Báo cáo cân đối kế toán quý, 6 tháng năm 2006 của Văn phòng đại diện PTSCvà Ban quản lý các công trình. * Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một cơquan khác về một vấn đề, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ. Ví dụ: Tài liệu trao đổi giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với Văn phòngTổng Công ty Dầu khí về việc tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư,lưu trữ các cơ quan, công ty thuộc Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam. Năm 2005. Thoả thuận hợp tác của Công ty PTSC với Công ty giám sát các hợp đồng phânchia sản phẩm, Công ty thăm dò khai thác dầu khí năm 2003 * Đặc trưng địa dư: Địa dư là các khu vực, đơn vị hành chính như: thành phố,huyện, xã... Những tài liệu có tên gọi giống nhau, được sản sinh ra trong một thời 1gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lậpthành một hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo nghiên cứu khả thi xây dựng ba trạm kinh doanh nhiên liệuPTSC tại Bắc Giang. Năm 2008-2009 * Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặctrưng này thường kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. Ví dụ: Công văn của Tổng Công ty DKVN, Xí nghiệp xây dựng 2 v/v quyết toáncông trình xây dựng cơ bản. Năm 2007-2008. Tóm lại: Có 6 đặc trưng để hình thành hồ sơ, khi lập hồ sơ cần vận dụng linhhoạt, ngoài đặc trưng chính cần kết hợp một số đặc trưng khác để lập hồ sơ. Trongthực tế thường áp dụng phổ biến 4 đặc trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian. 2. Phân chia đơn vị bảo quản Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ (đơn vị bảoquản) không nên dày quá 200 tờ (đơn vị bảo quản là đơn vị để thống kê trong lưutrữ). Sau khi đã thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, cần loại những giấy nháp, tư liệutham khảo, những tài liệu trùng, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Một hồ sơ có thểlà một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản. (Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiềuquá 200 tờ nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản). Khi phân chia thành các đơn vị bảo quản, cần dựa vào mối liên hệ về nội dung,thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý. Ví dụ: - Nếu quyết định nhân sự trong một năm nhiều nên dựa vào nội dung để phânchia thành các đơn vị bảo quản + Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ. + Quyết định về việc xếp lương. + Quyết định về việc khen thưởng. + Quyết định về việc kỷ luật. + .......... - Nếu công văn trong một năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia thành haiđơn vị bảo quản: + Công văn từ tháng 1 đến tháng 6. + Công văn từ tháng 7 đến tháng 12. - Hồ sơ hội nghị, hội thảo nếu nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài liệu để phânchia ra các đơn vị bảo quản + Tài liệu chuẩn bị Hội nghị, hội thảo. + Các tài liệu chính trong Hội nghị, hội thảo. + Các bản tham luận của đại biểu. + Tài liệu về phục vụ Hội nghị, hội thảo. 2 + ............ 3. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản Sau khi đã phân chia các đơn ...