Tổng quan về ERP - phần 1

Tổng quan về ERP 1. ERP là gì? 1.1 Định nghĩa Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tổng quan về ERP - phần 1Tổng quan về ERP1. ERP là gì?1.1 Định nghĩaHệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thốngERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động củacông ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý cáchoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quảnlý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lýhậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơnhàng, quản lý bán hàng, v.v.... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này làđảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư,máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụngcác công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là mộtphần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu củanhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.1.2 Tính Phân hệ của Phần mềm ERPĐặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phầnmềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ,mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt độngđộc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau đểtự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệthống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hìnhcó thể như sau:• Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổcái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt,danh mục vật tư, v.v.... Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phầnmềm ERP;• Mua hàng;• Hàng tồn kho;• Sản xuất;• Bán hàng;• Quản lý nhân sự và tính lương.Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các mức độtích hợp khác nhau giữa các phân hệ. Ở Việt Nam, các công ty thườngbắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung các phân hệ khác khinhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn.1.3 Hợp nhất với các Thông lệTốt nhất Các phần mềm ERP được xây dựng tốt thường hợp nhất cácthông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty.Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông quaviệc cài đặt một hệ thống ERP.1.4 Lợi ích của việc Sử dụng Hệ thống ERPSau đây là một số lợi ích của hệ thống kế toán và ERP:1.4.1 Tiếp cận Thông tin Quản trị đáng Tin cậyERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đángtin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thôngtin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựavào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tíchtình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điềunày có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng mộtphần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tậptrung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chunggiúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau mộtcách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khốilượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phântích phức tạp và các báo cáo đa dạng.1.4.2 Công tác Kế toán Chính xác HơnPhần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp cáccông ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trongcách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viênkiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xáccủa các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽhỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểmsoát nội bộ chất lượng.1.4.3 Cải tiến Quản lý Hàng tồn khoPhân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các côngty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn khotối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tănghiệu quả sản xuất.1.4.4 Tăng Hiệu quả Sản xuấtPhân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp cáccông ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trìnhsản xuất. Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP màlên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điềunày gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó dođó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nóicách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sảnxuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sảnphẩm.1.4.5 Quản lý Nhân sự Hiệu quả HơnPhân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trìnhquản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thờigiảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.1.4.6 Các Quy trình Kinh doanh được Xác định Rõ ràng HơnCác phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trìnhkinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớtnhững rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệphàng ngày c ...