Tổng quan về ERP - phần 2

4. Các vấn đề Liên quan đến Người Sử dụng 4.1 Tính Dễ Sử dụng Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng. Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tổng quan về ERP - phần 24. Các vấn đề Liên quan đến Người Sử dụng4.1 Tính Dễ Sử dụngNgười sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụngphần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người khôngchuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện người sử dụng đượcthiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khóhiểu hơn đối với người sử dụng.Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam.Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi vìchúng đơn giản và có giao diện với người sử dụng bằng tiếng Việt vàcác phần mềm kế toán thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống Kếtoán Việt Nam.Tuy nhiên, người sử dụng nên lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩalà phần mềm đó có ít chức năng hơn.4.2 Cảnh báoMột số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việccảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai,chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phátsinh.Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắckinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặtmua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnhbáo khi một khách hàng nào đó đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụngcho phép.4.3 Chất lượng và tính Sẵn có của Hoạt động Hỗ trợMột trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của có cácdịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựachọn.Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hànglà chất lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lớn khi các nhân viênphát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họkhông có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đếnnhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử dụng nản lòng khidùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm phần mềm do nội bộcông ty viết.Đối với các phần mềm ERP thiết kế sẵn trong nước, điều quan trọng làphải xem xét đến khả năng các công ty phần mềm sẽ tiếp tục sản xuất vàbán các phần mềm này bởi vì chất lượng và tính sẵn có của dịch vụ hỗtrợ các khách hàng hiện tại cũng sẽ giảm sút đáng kể khi họ ngừng bánsản phẩm. Do nhiều công ty sản xuất phần mềm ERP trong nước hiệnđang bị lỗ, có thể một số các công ty trong số này sẽ không còn hoạtđộng trong tương lai nữa. Do đó, một điều rất quan trọng là khách hàngcần xem xét khả năng các nhà cung cấp ERP vẫn còn tiếp tục hoạt độngkinh doanh trong một vài năm tới. Đó là một lý do vì sao việc mua phầnmềm ERP từ một nhà cung cấp đã đứng vững trong một thời gian dài lạihấp dẫn hơn.Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khảnăng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗtrợ cho phần mềm này trong tương lai cũng như chất lượng của các đạilý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ về các sản phẩm mà họ cung cấp.Một số công ty phần mềm nước ngoài áp dụng các tiêu chuẩn rất cao đốivới các đại lý bán phần mềm cho họ. Người sử dụng cần hỏi rõ về nhữngtiêu chuẩn nào mà đại lý cần đáp ứng nhằm duy trì được mối quan hệvới công ty thiết kế phần mềms.4.4 Tài liệu dành cho Người Sử dụngChất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho ngườisử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu nhưcác phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành chongười sử dụng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm:• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phầnmềm đó có thể cung cấp;• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc càiđặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thông tin về cấu hình củaphần cứng;• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phầnmềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót;• Sách tra cứu: liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi vàhướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó;• Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin vềcách thức giải quyết sự cố.4.5 Bản địa hoáMột số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể làmột vấn đề khó khăn cho một số công ty.Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước là các phần mềmnày hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các quyđịnh của Việt nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềmnày có thể được cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩncó liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấuhình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.Mặc dù có ý kiến cho rằng một số phần mềm ERP nước ngoài không thểbản địa hóa và điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam(VAS) nhưng các công ty bán các phần mềm này đã bác bỏ ý kiến trênvà cho rằng điều đó là hoàn toàn có thể dù rằng cần có nhiều nỗ lực đểđiều chỉnh thiết kế hệ thống ERP nước ngoài cho phù hợp với yêu cầutrong nước. Ngoài ra, đối với các phần mềm trong nư ...