Tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel

Thông thường thì bạn sẽ sửa lại các lỗi nhập liệu khi gặp tình trạng này, nhưng đâu là điều thiết thực nhất mà bạn có thể tránh các lỗi nhập liệu?
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel Tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel Thông thường thì bạn sẽ sửa lại các lỗi nhập liệu khi gặp tình trạng này,nhưng đâu là điều thiết thực nhất mà bạn có thể tránh các lỗi nhập liệu? Hãy ápdụng các phương thức cơ bản dưới đây: 1. Xác nhận giá trị đầu vào Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệukhông phù hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện màmột giá trị phải đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiệnđưa ra và thông báo lỗi nhập liệu. Để xác nhận dữ liệu nhập vào, từ giao diện cửa sổ MS Excel 2007/2010 bạnduyệt đến thẻ Data, nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation(Với phiên bản Excel 2003 thì chọn Validation từ danh mục Data), tại cửa sổ hiệnra, bạn click vào thẻ Settings, trong khung Validation criteria hãy chọn Decimal chomục Allow, between cho mục Data và nhập giá trị Minimum và Maximum phíadưới và nhấn OK để thừa nhận. Chẳng hạn ở đây chúng tôi nhập giá trị từ 1 đến1000, khi đó nếu người dùng nhập liệu ngoài vùng dữ liệu này thì lập tức sẽ cóthông báo lỗi. Lưu ý: Bạn phải chọn vùng dữ liệu trên bảng tính trước khi thực hiện việcxác nhận. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách chọnthẻ Input Message rồi nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một cảnh báo bằngtiếng việt-cảnh báo này hiện ra ngay sau khi nhập sai dữ liệu (mặc định là tiếnganh), bạn chọn thẻ Error Alert, chọn kiểu hiển thị tại mục Style có thể là Stop,Warning hoặc Information, tiếp đến nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo. 2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhậpngay sau khi người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống vớigiá trị hiện có. Và như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưngnó có thể tăng khả năng nhập liệu sai khi có rất nhiều giá trị giống nhau. Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn ExcelOptions, trong Panel bên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trướcdòng chữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối với Excel 2003 bạn phảichọn Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edit). 3. Sử dụng một danh sách động (Dynamic list) Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đãxác nhận nếu chúng ta không sử dụng tính năng tham chiếu trong Excel. Đối vớiExcel 2007 và 2010, khi chuyển đổi một danh sách đã có thành bảng rồi tạo mộtlist mới liên kết qua bảng này. Khi đó, nếu người dùng thêm hoặc xóa dữ liệu từbảng thì trong list cũng tự động thay đổi theo. Khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong cột L thì list N sẽ tự động cập nhật theo Trước hết, bạn chọn vùng dữ liệu trên một cột đơn, sau đó vào thẻ Insertchọn biểu tượng Table từ nhóm Tables, trong cửa sổ create Table bạn đánh dấukiểm trước mục My table has headers và nhấn OK. Khi đó toàn bộ dữ liệu này đãchuyển thành bảng. Bây giờ bạn chọn một ô trống bất kỳ rồi vào thẻ Data và nhấnchọn Data Validation như trên, nhưng trong thẻ Settings, đối với mục Allow bạnphải chọn List, click chuột vào ô Soucre và khoanh vùng dữ liệu là bảng đã tạo rồinhấn OK, list vừa tạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năng Filter.