Trộn tài liệu (Mail Merge)

Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo tài liệu Mictosoft Word là trộn tài liệu (Mail Merge).
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Trộn tài liệu (Mail Merge)Tron tai lieu (Mail Merge)Trộn tài liệu (Mail Merge)Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo tài liệu Mictosoft Word là trộn tài liệu(Mail Merge). Điều này giúp ích cho nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in cácdanh sách của mình ra các phiếu nhỏ:Ví dụ, bạn hãy xem xét tình huống sau: Lan là Bí thư chi đoàn lớp Q9A1, cô đang phảisoạn thảo các Giấy Mời để gởi tới các bạn sinh viên tham dự buổi liên hoan văn nghệ doChi đoàn tổ chức. Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Word (hoặc trênExcel) như sau:Tính năng Mail Merge của Word sẽ giúp Lan đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra đượccác Giấy Mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết. 1. Bước 1: Tạo cơ sở dữ liệu danh sách khách mời:Phải chắc chắn bạn đã tạo được một cơ sở dữ liệu danh sách khách mời với nội dung nhưsau:• Chọn nhóm menu lệnh Mailings, chọn tiếp lệnh Select Recipients.• Một danh sách menu lệnh hiển thị: bạn chọn lệnh Type New List• Hộp thoại New Address List hiển thị, bạn chọn nút lệnh Customize Columns.• Hộp thoại Customize Address List hiển thị: • Bạn chọn tên các trườn g trong Field Name s và nhấn Delet e để xóa. • Nhấn Add để đặt tên cho các trườn g mới tương tự như hình minh họa trong Field Name s. • Nhấn OK để thoát hộp thoại Custo mize Addre ss ListTrong hộp thoại New Address List: • Bạn nhập nội dung cho các trường trong hộp thoại New Address List. • Muốn thêm một dòng mẫu tin mới, bạn nhấn chọn New Entry. • Delete Entry: bỏ một dòng mẫu tin. • Nhập xong, bạn nhấn OK. Hộp thoại Save As List hiển thị, bạn đặt tên trong ô File Nam và nhấn Save để lưu. Chú ý: để hiển thị tiếng Việt trong các trường của danh sách bạn nên chọn bảng mã Unicode. 2. Bước 2: Soạn mẫu tài liệu cần trộn:Bạn soạn một mẫu Giấy Mời có nội dung sau: 3. Bước 3: Thực hiện trộn mẫu tin vào Giấy Mời: • Chọn nhóm menu lệnh Mailings, chọn tiếp lện Start Mail Merge. • Một menu lệnh hiển thị: bạn chọn lệnh Step by Step Mail Merge Wizard. • Hộp thoại Mail ...