Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại dầu khí – Petechim

Bài viết Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại dầu khí – Petechim tìm hiểu quy trình và quy định về thủ tục luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim từ đó đưa ra những đề xuất và hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim và là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại dầu khí – Petechim ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DẦU KHÍ – PETECHIM Lê Hoàng Mỹ Uyên, Phạm Thị Kim Hồng, Trương Thị Thu Hòa Khoa Tài Chính Thương Mại, Trường Đại Học Công Nghệ TP. Hồ Chí Minh GVHD: ThS. Thái Thị Nho TÓM TẮT Hiện nay, dựa vào tính đặc thù mà mỗi doanh nghiệp đều có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau: quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình thanh toán,... Các quy trình thường hình thành do thói quen, từ những quy định rời rạc. Một doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì đây không phải là vấn đề gây cản trở. Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim thuộc loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa nên các chứng từ cần được luân chuyển nhanh chóng và lưu trữ rõ ràng vào đúng các danh mục phòng ban. Hiện tại, Công ty chưa có phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác kế toán nhằm ngăn chặn những sai sót và gian lận nội bộ một cách hiệu quả cũng như để việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ trở nên dễ dàng, tiếc kiệm thời gian và giúp bộ phận quản lý kiểm soát các chứng từ được lưu trữ tại Công ty. Nhằm giúp việc luân chuyển chứng từ kế toán trở nên dễ dàng, nhóm chúng em thực hiện bài báo nghiên cứu về việc “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại Dầu khí – Petechim”. Từ đó, nhóm sáng tạo ra sản phẩm cải thiện vấn đề có tên “Ứng dụng H.U.H kết hợp với chữ ký điện tử Token” Từ khóa: chứng từ kế toán, chữ ký điện tử Token, hoàn thiện, luân chuyển, ứng dụng H.U.H. 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Vào thời kỳ La Mã cổ đại cho đến thế kỉ XIX, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa xuất hiện chứng từ kế toán, dường như khái niệm về chứng từ kế toán bị pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Cho tới thời của Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị (2006), I.F. Ser - Thụy Sĩ, S.M. Baras – Nga, Pali chính là những người đầu tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ kế toán và sổ sách kế toán. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế toán. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn một cách thường xuyên. Do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan. 2101 Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền vẫn chưa đồng bộ và còn nhiều khó khăn. Mục tiêu của kế toán là cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng, mà khi muốn cung cấp thông tin hữu dụng thì phải bắt đầu từ các việc nhỏ nhất đó là các chứng từ kế toán. Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn tại vững mạnh thì không thể thiếu quy trình luân chuyển chứng từ kế toán hiệu quả. Để làm được điều đó, các hóa đơn, chứng từ kế toán phải được luân chuyển chính xác, đầy đủ và kịp thời. Cùng với sự phát triển của khoa học, tin học không chỉ dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban trong doanh nghiệp. Các quy trình phức tạp, chồng chéo, sẽ gây mất thời gian hoặc thậm chí tạo điều kiện cho gian lận, thất thoát. Công ty nên sử dụng phần mềm quản lý kế toán để chứng từ kế toán luân chuyển một cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Trong quá trình thực tập cũng như tìm hiểu về sự luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Thương Mại Dầu Khí - Petechim, nhóm chúng em thấy được sự tồn tại và những hạn chế mà Công ty hiện nay đang gặp phải và có mong muốn cải thiện những hạn chế mà Công ty gặp phải. 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2.1 Mục tiêu tổng quát Tìm hiểu quy trình và quy định về thủ tục luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim từ đó đưa ra những đề xuất và hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim và là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác. 2.2 Mục tiêu chi tiết Tìm hiểu tình hình thực tế về quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán trong Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim. Từ đó đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, hiệu quả và giảm thất thoát chi phí quản lý cho Công ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1 Đối tượng nghiên cứu Quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim. 3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp định tính: Thu thập thông tin tài liệu về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Quan sát và phỏng vấn nhân viên ở các phòng ban như bộ phận quản lý doanh nghiệp, thương mại, dịch vụ, tài chính kế toán tại công ty về quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ. 2102 Phuơng pháp thu thập thông tin: Là mỗi cá nhân chọn một vấn đề để thu thập thông tin sau đó đề xuất đề tài dự án cá nhân trước khi đưa ra đề tài chính thức của cả nhóm. Thu thập những thông tin có liên quan nhằm hỗ trợ thêm thông tin đến đề tài nhóm. Giúp nhóm em có nhiều lựa chọn hơn trong việc thực hiện các khảo sát khác nhau. Phuơng pháp thống kê và chọn lọc: Từ những thông tin và số liệu thu thập đươc, nhóm em đã thống kê và chọn lọc được số liệu liên quan đến bài báo cáo. Phuơng pháp Brainstoming: Là dùng để phát triển nhiều giải pháp sáng tạo trong nhóm cho một vấn đề. Phương pháp hoạt độn ...