Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp)

Bài viết Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp) khảo sát thực trạng quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp).
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp) ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL CORP) Nguyễn Thị Mỹ Linh, Trần Thái Lan Anh, Đoàn Ngô Phương Lan, Trần Thị Thảo Nguyên, Nguyễn Ngọc Thùy Trang Khoa Tài Chính Thương Mại, Trường Đại Học Công Nghệ TP. Hồ Chí Minh GVHD: ThS. Thái Thị Nho TÓM TẮT Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Vào thời kỳ La Mã cổ đại cho đến thế kỉ XIX, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa xuất hiện chứng từ kế toán, dường như khái niệm về chứng từ kế toán bị pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Cho tới thời của Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị (2006), I.F. Ser - Thụy Sĩ, S.M. Baras – Nga, Pali chính là những người đầu tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ kế toán và sổ sách kế toán. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế toán. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chúng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan. Mục tiêu của kế toán là cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng, mà khi muốn cung cấp thông tin hữu dụng thì phải bắt đầu từ các việc nhỏ nhất đó là các chứng từ kế toán. Trong quá trình thực tập cũng như tìm hiểu về công tác kế toán tại các công ty, nhóm chúng em thấy được những tồn tại hạn chế mà các công ty hiện nay đang gặp phải và với mong muốn cải thiện một trong những vấn đề đó trở nên tốt hơn. Để lảm được điều đó thì chứng từ kế toán phải được lưu trữ một cách hợp lý. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay, không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ chứng từ kế toán theo phương pháp thủ công mà còn có thể kết hợp với khoa học công nghệ tiên tiến vào quy trình lưu trữ chứng từ kế toán, thì nhóm em đã tìm được các vấn đề liên quan đến đề tài mà nhóm mong muốn hướng đến. Từ khóa: chứng từ kế toán, hoàn thiện, lưu trữ, luân chuyển, ứng dụng Nami. 1. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL CORP) 2109 Sau 17 năm kể từ ngày thành lập (1999), Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần (Indo Trans Logistics Corporation - ITL Corp) đã không ngừng lớn mạnh để trở thành một trong những công ty dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Logistics. Từ 6 thành viên ban đầu, đến nay, ITL Corp đã có mặt tại 6 quốc gia Đông Nam Á với hơn 1.000 nhân viên. Tổ chức hệ thống chứng từ: Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần áp dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính và Nhà nước ban hành theo quy định tại TT200/2014/TT – BTC: Các chính sách kế toán tại công ty: Chế độ kế toán: Công ty áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VND) Niên độ kế toán đang áp dụng: Công ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ Khấu hao tài sản: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng Phương pháp hạch toán: Kê khai thường xuyên Hình thức sổ kế toán công ty: Sổ Nhật ký chung. Kế toán sau khi tiếp nhận, tổng hợp chứng từ từ các phòng ban như phòng giao nhận, phòng kho bãi, phòng vận tải sẽ viết chứng từ kế toán bằng tay vào biểu mẫu có sẵn. Các chứng từ kế toán sau khi được hạch toán sẽ được lưu trữ vào các bìa còng. Thực trạng việc lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần: Lưu trữ chứng từ kế toán bằng phương pháp thủ công như bìa còng Không áp dụng lưu trữ chứng từ kế toán bằng công nghệ thông tin Kế toán chưa đủ trình độ trong vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán. Không thường xuyên kiểm kê lại chứng từ kế toán. Không sắp xếp, không sàn lọc và không loại bỏ những chứng từ kế toán không liên quan. Giữa các phòng ban không có sự liên kết về việc giao nhận chứng từ. Công ty vẫn chưa xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ kế toán hiệu quả nên không tránh khỏi những sai sót Khảo sát ý kiến và nhu cầu giải quyết vấn đề của các bên liên quan: 2110 Việc điều tra khảo sát nhu cầu của các bên liên quan là một bước cơ bản trong quy trình thực hiện dự án. Từ việc tập hợp các thông tin ý kiến và nhu cầu của các bên thì chúng ta có thể hiểu được họ mong muốn điều gì. Bằng phương pháp khảo sát phỏng vấn và bảng câu hỏi online qua Google Form, nhóm đã khảo sát được kế toán viên tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần hiện nay cũng mong muốn giải quyết vấn đề còn tồn tại này. Với những tồn tại mà giải pháp cũ chưa giải quyết được nhu cầu cần thiết của nhân viên kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần. Mục tiêu nhóm hướng đến là đưa ra được giải pháp tối ưu nhất có thể tận dụng lại những bìa hồ sơ cũ để lưu trữ chứng từ kế toán theo một hệ thống khoa học và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu tìm kiếm chứng từ kế toán để thanh toán cho NCC một cách nhanh nhất. 2. NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP VẤN ĐỀ 2.1 Nguyên nhân 2.1.1 Các nguyên nhân cá nhân đưa ra: Các giải pháp được các công ty khác áp dụng đều có những điểm mạnh, điểm yếu. Do đó, vấn đề chưa thực sự được giải quyết triệt để và có hiệu quả nhất. Việc xác định đúng nguyên nhân của vấn đề chính là bước quan trọng để có thể đưa ra giải pháp tối ...