Ứng dụng trí tuệ nhân tạo thông minh vào hệ thống quản lý doanh nghiệp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp đang được ứng dụng ngày càng rộng rãi nhờ những lợi ích tuyệt vời đem lại trong nhiều mặt (tài chính – nhân sự – bán hàng,...). Bên cạnh đó, việc ứng dụng những công nghệ hiện đại vào trong hệ thống đã giúp việc quản lý trở nên nhanh chóng, dễ dàng và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ứng dụng trí tuệ nhân tạo thông minh vào hệ thống quản lý doanh nghiệp ỨNG DỤNG TRÍ TUỆ NHÂN TẠO THÔNG MINH VÀO  HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Hệ  thống quản lý doanh nghiệp đang được  ứng dụng ngày càng rộng rãi nhờ  những lợi ích  tuyệt vời đem lại trong nhiều mặt (tài chính – nhân sự – bán hàng,…). Bên cạnh đó, việc ứng   dụng những công nghệ  hiện đại vào trong hệ  thống đã giúp việc quản lý trở  nên nhanh   chóng, dễ dàng và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. 1. Thế nào là hệ thống quản lý doanh nghiệp Quản lý doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và giữ  vai trò quan trọng  ảnh hưởng đến  hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Đây là quá trình người lãnh đạo làm việc cùng các cá  nhân, nhóm cũng như với các nguồn lực khác, bao gồm các tài sản, thiết bị, công nghệ, vốn, … nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý giúp cho doanh nghiệp cân bằng được lợi ích trong nhiều mặt. Các mục tiêu của  công ty trong các lĩnh vực quản lý tài chính, quản lý nhân sự hay quản lý bán hàng đều có thể  thành hiện thực nếu quản lý doanh nghiệp tốt. Hệ thống quản lý là tập hợp các yếu tố có liên quan đến nhau hoặc tương tác lẫn nhau trong   một tổ  chức, tập thể để  từ  đó tạo lập nên các mục tiêu, chính sách và các quy trình để  đạt  được mục tiêu đó. Một hệ  thống quản lý sẽ  giải quyết được một hoặc nhiều vấn đề  trên   nhiều lĩnh vực, bao gồm các vấn đề liên quan đến tài chính – kế toán, bán hàng, nhân sự, tồn  kho,… Phạm vi của hệ thống quản lý có thể bao gồm từ một bộ phận, phòng ban cho đến toàn bộ  tổ  chức với những chức năng cụ  thể  được phân quyền cho từng bộ  phận hay những chức   năng xuyên suốt toàn tổ chức.Nhìn chung, có thể hiểu, hệ thống quản lý doanh nghiệp là hệ  thống các quy tắc được xây dựng theo một quy trình làm việc chuyên nghiệp để  cấp lãnh  đạo, cấp quản lý có thể dựa vào đó để chỉ đạo, kiểm soát và điều hành doanh nghiệp. 2. Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp trong một tổ chức 2.1 Vai trò trong việc quản lý thông tin Hệ thống quản lý giúp cho các thông tin, dữ liệu trong toàn doanh nghiệp được tổng hợp và  lưu trữ một cách đồng bộ. Nhờ sử dụng một cơ sở dữ liệu chung duy nhất trên toàn hệ thống  mà các bộ phận, phòng ban trong toàn doanh nghiệp có thể truy cập kho dữ liệu một cách dễ  dàng và nhanh chóng. Hệ thống quản lý giúp cho các dữ liệu được lưu hành xuyên suốt trong toàn công ty. Các bộ  phận, phòng ban có thể  dễ  dàng chia sẻ  dữ  liệu, thông tin với nhau để  phục vụ  công việc   một cách dễ dàng thay vì trao đổi thủ  công. Tính an toàn, bảo mật thông tin cũng được nâng   cao nhờ quản lý bằng phần mềm, hệ thống thay vì bằng giấy tờ. 2.2 Vai trò trong việc kiểm soát tài chính doanh nghiệp Cùng với việc quản lý những thông tin chung cho toàn doanh nghiệp, các thông tin liên quan   đến tài chính cũng được quản lý một cách chặt chẽ và chính xác. Mỗi khi lãnh đạo hay người  quản lý cần tra cứu bất kỳ một thông tin nào liên quan đến tài chính, hệ thống đều cung cấp   một cách chính xác các dữ liệu đã được lưu trữ trên hệ thống. Bên cạnh việc cung cấp chính xác các thông tin tài chính, hệ thống còn đưa ra những biểu đồ  trực quan như: biểu đồ phân tích doanh thu, biểu đồ phân tích chi phí, lợi nhuận, các chỉ số tài  chính,… giúp chủ doanh nghiệp đánh giá được tình hình tài chính một cách khách quan và hỗ  trợ đưa ra những quyết định phù hợp nhằm tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. 2.3 Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán Với hệ thống quản lý, các nghiệp vụ kế toán: hạch toán các hóa đơn điện tử, định khoản các   nghiệp vụ kế toán theo từng loại chứng từ, hạch toán các đơn hàng, hợp đồng,… đều được  thực hiện một cách tự  động hóa, giúp cho nhân viên kế  toán của doanh nghiệp tiết kiệm   được 60% thời gian nhập và xử lý dữ liệu. Các công việc liên quan đến tổng hợp báo cáo cũng được thực hiện tự  động trên hệ  thống,  tiết kiệm tối đa thời gian làm báo cáo. Hơn thế  nữa, việc tự  động tạo lập và tổng hợp báo  cáo nhờ hệ thống còn giúp giảm thiểu tối đa những sai sót so với nhập liệu thủ công, kịp thời   phát hiện và cảnh báo các chênh lệch để nhân viên xử lý kịp thời, tránh tiêu cực. 2.4 Vai trò trong hoạt động nhân sự Một hệ  thống quản lý sẽ  giúp cho doanh nghiệp chuẩn hóa các hoạt động về  nhân sự. Với  số lượng nhân sự lớn, rất khó để  lãnh đạo có thể  kiểm soát chặt chẽ  toàn bộ  nhân lực của   mình. Nhưng trên hệ  thống quản lý, toàn bộ  các nghiệp vụ  liên quan đến quản trị  nhân sự  đều được thực hiện một cách đơn giản và hiệu quả. Hệ thống giúp doanh nghiệp hoạch định và tiết kiệm nguồn lực nhờ tích hợp các chức năng  giúp quản lý nhân sự  về  mọi mặt. Từ  việc tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên cho đến cập   nhật, lưu trữ  hồ  sơ  nhân viên, hợp đồng, chấm công, lương, bảo hiểm,… đều được thực  hiện chặt chẽ mà không tốn nhiều nhân lực và thời gian. 2.5 Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho Chức năng quản lý kho của hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp xác định và nắm bắt nhanh   chóng lượng hàng tồn kho để từ đó có những chiến lược thúc đẩy giải phóng hàng tồn, giảm  nhu cầu lưu động vốn, từ đó góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Hệ thống sẽ quản lý tồn kho theo số lô, mặt hàng, mẫu mã hay hạn dùng, giúp hạn chế tối   đa việc hủy hàng quá hạn, hết hàng mà không biết. Việc quản lý tồn kho được diễn ra trên  toàn hệ thống, bao gồm cả các chi nhánh, cửa hàng nhỏ, lẻ,… để doanh nghiệp có chính sách  nhập hàng hợp lý hơn. 2.6 Vai trò trong quản lý bán hàng Những hoạt động liên quan đến bán hàng cũng sẽ được hỗ trợ tối đa trên hệ thống. Các khâu  trong việc bán hàng, từ thực hiện triển khai các chiến dịch marketing cho đến quản lý thông  tin khách hàng, sản phẩm, chăm sóc khách hàng,… đều được thực hiện trên hệ  thống.Với  marketing, hệ thống cung cấp các công cụ để thực hiện nhiệm vụ này, đặc biệt là marketing  qua Email và SMS – hai kênh quan trọng nhất. Việc đánh giá hiệu quả sau mỗi chiến dịch, rút   ra các bài học cũng được thực hiện nhờ vào hệ thống. Riêng  ...