Vài nét về khái niệm tài liệu điện tử

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới. Đó là tài liệu điện tử. Về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử cũng còn nhiều điều cần được trao đổi thống nhất. Trong bài này, chúng tôi xin được trình bày đôi điều về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử qua tìm hiểu một số tiêu chuẩn quốc gia Liên bang Nga về văn thư...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Vài nét về khái niệm tài liệu điện tử Vài nét về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”1 TS. Nguyễn Lệ Nhung Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thôngtin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ramột loại hình tài liệu mới. Đó là tài liệu điện tử. Về khái niệm tài liệu và tàiliệu điện tử cũng còn nhiều điều cần được trao đổi thống nhất. Trong bàinày, chúng tôi xin được trình bày đôi điều về khái niệm tài liệu và tài liệuđiện tử qua tìm hiểu một số tiêu chuẩn quốc gia Liên bang Nga về văn thư vàcông tác lưu trữ, đồng thời có sự so sánh với khái niệm tài liệu điện tử củalưu trữ quốc gia Mỹ. Khái niệm tài liệu - Phân tích sự phát triển của khái niệm “tài liệu”có thể khẳng định tính không tách rời của vật mang tin và của thông tin ghitrên nó. Nhưng những định nghĩa sớm hơn lại nhấn mạnh sự chú ý vào đốitượng vật chất - vật mang thông tin, còn những định nghĩa muộn hơn lạidành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin của tài liệu. Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, kháiniệm “tài liệu” đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức vềnhững sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt độngtư duy của con người”. Trong tiêu chuẩn GOST 16487-83 “Văn thư và công tác lưu trữ. Cácthuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” đã được định nghĩa như là “đốitượng vật chất cùng với thông tin được ghi nhận bởi con người, bởi phươngpháp để truyền nó trong thời gian và không gian”. Ngày nay khái niệm “tài liệu2” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - làthông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạngnó”. Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao cóthể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu đượctrình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định (các yếu tốtrình bày tài liệu). Cần phải nói thêm rằng, tài liệu còn có hai đặc điểm phân biệt nữa.Thứ nhất, thông tin chứa đựng trong tài liệu nhờ sự tham gia sáng tạo củacon người, vì vậy tài liệu phản ánh quá trình quản lý hay hoạt động cá nhân;tài liệu không chỉ đơn giản là tập hợp các dữ liệu mà còn là kết quả hoặc làsản phẩm của một sự kiện nào đó. Thứ hai, một thành phần mang tính pháplý của tài liệu - khả năng dùng làm bằng chứng của nó đóng vai trò khôngkém phần quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động cá nhân. Chính vì1 Bài viết được hoàn thành theo quan điểm của các tiêu chuẩn quốc gia Nga về “Văn thư và côngtác lưu trữ”2 Xem luật liên bang về “Thông tin, thông tin hoá và bảo mật thông tin” và tiêu chuẩn quốc giaGOST R 51141- 98 1vậy, trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, “tài liệu” được hiểu là thông tinđược tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân như là bảnchứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lý hay hoạt động quản lý.Nghĩa là, khác biệt với thông tin và dữ liệu, trước tiên tài liệu là bằng chứngvề hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội. Tương đương với thuật ngữ đang sử dụng, “tài liệu” là thuật ngữtiếng Anh “record” mà định nghĩa của nó trong văn học nước ngoài khác vớiđịnh nghĩa của thuật ngữ chung hơn “document”. Và trong khi bất cứ tài liệunào đều là bản ghi, thì không phải bản ghi nào cũng là tài liệu. Thuật ngữ “tài liệu3” (thuật ngữ tiếng Anh tương tự với nó được chấpnhận là “document”) được định nghĩa như là thông tin (dữ liệu có giá trị) vàvật mang tin tương ứng có thể là giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩaquang. Dạng chung của tài liệu là bản ghi (thuật ngữ tiếng Anh tương tự“record”) – là tài liệu chứa đựng các kết quả đã đạt được hoặc xác nhậnhoạt động đã hoàn thành. Theo chúng tôi, việc sử dụng các thuật ngữ “tài liệu” và “bản ghi” nhưvậy có thể coi là có sai sót. Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa làthông tin (hay đối tượng) đã ghi có thể được coi là một đơn vị riêng (đơn vịnguyên vẹn). Đặc điểm cơ bản của bản ghi là tính linh hoạt của nó. Các bảnghi có thể được tạo dựng bởi nhiều người, tồn tại dưới một vài phiên bảnqua các giai đoạn hình thành trong suốt các chu trình thời gian khác nhau. Đặc điểm then chốt của tài liệu là tính bất biến của nó. Kinh nghiệmthế giới chỉ ra rằng tài liệu khác biệt với bản ghi bởi nó là bằng chứng vềhoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội, có sức mạnh pháp lý. Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có các cụm từ đồng nghĩa:“thông tin được tài liệu hoá”, “tài liệu công vụ”, “tài liệu công việc”, “tàiliệu quản lý”. Tài liệu có thể là một hay vài bản ghi, là thành phần của vănkiện (tiếng Anh: documentation). Khái niệm tài liệu lưu trữ - Đó là tài liệu ...