Văn hóa e-mail công sở

Dẫu chưa đạt tới "công lực thâm hậu" theo kiểu "nhất ngôn cửu đỉnh" (một lời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào... phím sa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy. Khởi đầu ngày mới: "Check mail" Công nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa góp phần tạo ra một loại "sản phẩm hàng loạt", một khái niệm đặc thù: công dân văn phòng thời kỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân......
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Văn hóa e-mail công sở Văn hóa e-mail công sởDẫu chưa đạt tới công lực thâm hậu theo kiểu nhất ngôn cửu đỉnh (một lời nóinặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào... phím sa gàchết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.Khởi đầu ngày mới: Check mailCông nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa góp phần tạora một loại sản phẩm hàng loạt, một khái niệm đặc thù: công dân văn phòng thờikỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân... gần như chừng ấynhu cầu của thế hệ công dân này đều có thể gói lại trong một cái bọc vô hình, đólà e-mail.Một cách công bằng thì, chính các công cụ tin nhắn tức thời (IM - instantmessage) mới là những ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với công dân văn phòng,điển hình là Yahoo Messenger, hay MSN Messenger, hoặc Google Talk. Tuynhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của e-mail trong giao dịch, giảiquyết công việc. Tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ, e-mail thực sựlà một cái bưu điện kiêm nhân viên bưu chính và thủ thư cho người dùng.Tại không ít các tổ chức - doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượng nhân sựlớn, việc kiểm soát mạng Internet nói chung và các trình duyệt web, chat trựctuyến, thường rất ngặt nghèo. H., nhân viên phòng Hành chính - nhân sự của mộtCông ty sản xuất cáp sợi 100% vốn nước ngoài cho biết, công ty chị không chophép nhân viên duyệt web, chứ đừng nói đến chat; mọi người chỉ có thể sử dụnghòm thư của công ty (mail server). Nhưng trong cái khó, lại... ló cái khôn: H.dùng chính hộp thư của mình làm công cụ để chat với mọi người trong và ngoàicông ty, gần giống thời đi học nói chuyện riêng trong lớp bằng cách truyền taynhau các mảnh giấy.Không vào được web, nhưng H. và đồng sự vẫn có thể cập nhật tin tức hàng ngày,thông qua... e-mail. Những người bạn của H. ở các công ty khác (cho phép sửdụng web) hàng ngày vẫn đều đều copy những mẩu tin, bài viết đáng chú ý trêncác website, paste vào e-mail và gửi cho H. Vẫn theo cơ chế lan truyền, e-mailnày lại được chuyển tiếp (forward) tới những người cùng cảnh ngộ. Vậy là,ngoài công việc, những công dân văn phòng này lại có thêm lý do để chăm chỉcheck mail khởi đầu ngày làm việc mới.Send không đơn giản là cú click!Bạn có thường đọc (lướt) lại e-mail mình vừa viết trước khi nhấn send? Có thể làdo thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu hậu kiểm vô cùng quan trọngnày, bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: Bút sa gà chết; thì trên máy tính cũngvậy: phím sa, có người gặp rắc rối.Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-mail lưu quánhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Không nhập chủđề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với một số ngườikhó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều bất tiệnkhi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ luận hơn e-mail có dấu mà lại được gõbằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn bản bị lỗi,không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng tiếng Việt có dấu, thì nên dùng fontUnicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) vàreply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốnchuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai. Chữ ký trong e-mail cũng rất cần thiết,đóng vai trò một lý lịch trích ngang tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh chínhngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.Tai nạn e-mailNhầm người nhận, e-mail hoàn toàn khác gọi điện thoại ở khả năng chữa cháy.D, trưởng nhóm bộ phận của một công ty trong lĩnh vực nhân lực than thở: Mìnhhay bị nhầm địa chỉ người nhận, có lần gửi mail bàn việc với nhân viên, thì gửicho... tổng giám đốc, có khi gửi mail cho ban giám đốc, lại xi xi thêm cho kháchhàng. Cái sự nhầm còn đạt tới khôi hài hơn, là tình huống của các nhân viên tạimột Công ty truyền thông sơ ý đem những vần thơ bút tre tự ứng tác, cảm hứng từvần uôi với ôn mà gửi cho... đối tác.Xi xi quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhân dẫn đếnnhững tai nạn trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửi mailcho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên xi xi thêm cho người có quyền lợivà nghĩa vụ liên quan XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nên gaygắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZ thànhcông chứng cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy bất mãn với chế độđãi ngộ trong một dự án của Công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail than thở vớitoàn bộ thành viên Công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trực tiếp.Ứng xử văn minhLời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là ngườicó văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là gửilức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với n ...