Văn hóa ứng xử dịch vụ khách hàng - Nền tảng của thành công

"Không có khách hàng sẽ không có bất cứ công ty nào tồn tại". Văn hóa ứng xử trong dịch vụ khách hàng lại càng phải được ưu tiên quan tâm hàng đầu: bạn càng thu hút được nhiều khách hàng, bạn càng mau chóng và dễ dàng vượt qua giai đoạn khủng hoảng...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Văn hóa ứng xử dịch vụ khách hàng - Nền tảng của thành công Văn hóa ứng xử dịch vụ khách hàng - Nền tảng của thành công 'Không có khách hàng sẽ không có bất cứ công ty nào tồn tại'. Văn hóa ứng xử trong dịch vụ khách hàng lại càng phải được ưu tiên quan tâm hàng đầu: bạn càng thu hút được nhiều khách hàng, bạn càng mau chóng và dễ dàng vượt qua giai đoạn khủng hoảng... 1.Sự cần thiết của văn hóa ứng xử trong dịch vụ khách hàng đối với doanh nghiệp: • 'Không có khách hàng sẽ không có bất cứ công ty nào tồn tại'. Nhận định của nhà kinh tế nổi tiếng Erwin Frand đã cho thấy vai trò của khách hàng trong mọi hoạt động kinh doanh. Trong những thời kỳ kinh doanh suy thoái, các công ty đã phải đối mặt với sự sụt giảm đáng kể của doanh thu, kéo theo việc cắt giảm nhân viên và thu hẹp quy mô dịch vụ. Tuy nhiên, điều này thực sự không giúp công ty lấy lại đà tăng trưởng. Đúng vậy, trong lúc khó khăn, văn hóa ứng xử trong dịch vụ khách hàng lại càng phải được ưu tiên quan tâm hàng đầu: bạn càng thu hút được nhiều khách hàng, bạn càng mau chóng và dễ dàng vượt qua giai đoạn khủng hoảng. • Khi cuộc chiến giá cả gặp thất bại, các công ty thường có xu hướng xem dịch vụ như một cứu cánh giúp họ có tạo lợi thế cạnh tranh. Nhiều nhà tiếp thị của các công ty lớn đang quay trở lại với quan điểm 'đưa dịch vụ lên hàng đầu'. Tuy nhiên, trong khi rất nhiều công ty 'bán' các dịch vụ khách hàng hoàn hảo, thì một số công ty chỉ dừng lại ở mức độ 'cung cấp'. Vấn đề chính là ở chỗ khi ứng xử trong dịch vụ khách hàng có rất ít nhà tiếp thị đã từng một lần thực sự phục vụ khách hàng của họ. • Khi bạn kinh doanh dựa trên nền tảng dịch vụ, chắc hẳn bạn sẽ phải đề nghị khách hàng đưa ra những ý kiến phản hồi của họ. Đây là một công việc cần thiết, bởi bạn có thể tìm hiểu về ấn tượng của khách hàng đối với công ty bạn, đồng thời dựa vào đó để hoạch định hay điều chỉnh đường lối phát triển trong tương lai. • Sự bất mãn của khách hàng đôi khi không bắt nguồn từ sản phẩm nghèo nàn, mà lại nảy sinh từ những trải nghiệm không vui vẻ cho lắm. Tại sao vậy? Bởi vì điều khách hàng 'cảm nhận' được ở bạn không chỉ là sản phẩm họ mua sắm, mà chính là dịch vụ khách hàng mà bạn dành cho họ. 2. Xây dựng văn hóa ứng xử trong dịch vụ khách hàng – 7 bước quan trọng cơ sở của một dịch vụ khách hàng tuyệt vời. a. Khách hàng là lý do để bạn làm việc, chứ không phải để ngắt quãng công việc. • Đã bao nhiêu lần bạn bước vào một công ty và phải chờ đợi, trong khi nhân viên tại đó đang mải nói chuyện điện thoại hay bận rộn với một vài nhiệm vụ “phi dịch vụ” nào đó? Các nhân viên thường không nhận thấy tầm quan trọng của khách hàng và đang lãng phí thời gian làm việc để thực hiện những nhiệm vụ kinh doanh không hướng đến khách hàng. Đúng là luôn có những nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành, nhưng bạn không thể thỏa mãn khách hàng bằng việc chỉ thực thi các nhiệm vụ đó. Ứng xử trong dịch vụ khách hàng xuất sắc phải là mối quan tâm hàng đầu của bạn cũng như toàn thể nhân viên của bạn. Bạn đừng quên rằng không có khách hàng, công ty bạn sẽ không thể tồn tại được. b. Đào tạo, đào tạo và tiếp tục đào tạo. • Hãy không ngừng đào tạo đội ngũ nhân viên của bạn về cách ứng xử trong dịch vụ khách hàng, bất kể vị trí và chức vụ của họ thế nào, để họ có khả năng trợ giúp tốt nhất cho khách hàng. Khách hàng sẽ có thể bực mình khi những vướng mắc cần giải quyết của họ không được chuyển tới các người có thẩm quyền và khả năng giúp đỡ họ. Hãy tổ chức các khóa đào tạo đa dạng về dịch vụ khách hàng và khuyến khích nhân viên của bạn tham gia. Ngay cả khi dịch vụ khách hàng của bạn được cho điểm tốt, bạn vẫn cần tiếp tục đào tạo nhân viên. Bạn có thể đưa ra các tình huống giả định để giúp nhân viên nhận ra các thời điểm dễ dàng lẫn khó khăn trong khi phục vụ khách hàng. Nếu nhân viên cảm thấy bình tĩnh và thoải mái ngay cả trong những hoàn cảnh khó khăn nhất, họ sẽ có khả năng ứng xử trong dịch vụ khách hàng tốt hơn, khi những tình huống tương tự xảy ra trong thực tế. c. Trao quyền cho nhân viên. • Ở một mức độ nào đó, bạn nên trao cho nhân viên quyền hạn thực hiện những điều cần thiết nhằm đem lại cho khách hàng một dịch vụ tối ưu, cũng như đáp ứng bất cứ đòi hỏi nào để xoa dịu cơn nóng giận của họ. Bạn hãy xây dựng một hệ thống các quy định ứng xử trong dịch vụ khách hàng tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ nhân viên của bạn phục vụ khách hàng được tốt nhất. • Bạn nên dành một khoản quỹ riêng mà nhân viên có thể tiếp cận và sử dụng để giữ chân một khách hàng trước khi bạn đánh mất họ. Điều này ...