Vẽ sơ đồ tổ chức trong MS Office

Bạn muốn vẽ một sơ đồ tổ chức? Trong bộ office có hỗ trợ chức năng này nhưng chúng ta ít để ý và sử dụng đến nó, phần này hỗ trợ vẽ sơ đồ trong MS-Word, MS-Excel, MS-Power Point...Bạn có thể vẽ một sơ đồ bằng chức năng Drawing có sẵn, tuy nhiên, sẽ nhanh chóng hơn nhiều nếu chúng ta sử dụng chức năng Organization Chart (sơ đồ tổ chức) của MS Office hỗ trợ sẵn (Nếu máy tính của bạn chưa cài chức năng này thì dùng đĩa đã cài office trên máy bạn để thêm vào)....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Vẽ sơ đồ tổ chức trong MS OfficeVẽ sơ đồ tổ chức trong MS Office 1Vẽ sơ đồ tổ chức trong MS OfficeBạn muốn vẽ một sơ đồ tổ chức? Trong bộ office có hỗ trợ chức năng này nhưng chúng ta ít đểý và sử dụng đến nó, phần này hỗ trợ vẽ sơ đồ trong MS-Word, MS-Excel, MS-Power Point...Bạn có thể vẽ một sơ đồ bằng chức năng Drawing có sẵn, tuy nhiên, sẽ nhanh chóng hơnnhiều nếu chúng ta sử dụng chức năng Organization Chart (sơ đồ tổ chức) của MS Office hỗ trợsẵn (Nếu máy tính của bạn chưa cài chức năng này thì dùng đĩa đã cài office trên máy bạn đểthêm vào).Đầu tiên, bạn vào InsertPictureOrganization Chart. Khi đó, bạn sẽ có một sơ đồ gồm một ôvà 3 nhánh nhỏ bên dưới. Đồng thời, thanh công cụ hỗ trợ cũng sẽ hiện lên để bạn thuận tiệncho việc hiệu chỉnh sơ đồ.Trên thanh cụ bao gồm các nút: Insert Shape để thêm vào các nhánh nhỏ, nhánh ngang cấp,nhánh con, nhánh rẽ; nút Layout dùng để hiệu chỉnh hình dáng các nhánh rẽ và các ô nộidung; nút select dùng để lựa chọn các nhánh; nút Autoformat dùng để lựa chọn các kiểu địnhdạng chuẩn có sẵn cho sơ đồ: màu sắc, đường nét sơ đồ...; nút Text Wrapping dùng hiệu chỉnhvị trí của sơ đồ so với nội dung của các dòng chữ: ẩn bên dưới, hiện bên trên, cùng hàng...Tất cả các nút đều có hình minh họa rất cụ thể, sinh động. Ngoài những mẫu chuẩn có sẵn,bạn có thể điều chỉnh nhanh màu sắc (colors), độ lớn (sizes), đường viền (Lines)... của cácđường nối, các ô sơ đồ, bằng cách click phải chuột vào đối tượng cần điều chỉnh và chọnFormat AutoShape.Ở chế độ mặc định ban đầu, các dòng chữ nằm theo chiều ngang, bạn muốn nó nằm theochiều đứng (do số lượng các nhánh nhiều) thì bạn làm như sau: Click chuột vào ô muốn điềuchỉnh, vào FormatText Direction và lựa chọn chiều quay của dòng chữ theo ý muốn của mình.Kết hợp Excel và Word để tạo chú thích nghiêng theo hình vẽVới phương pháp này, bạn có thể tạo ra những chú thích nghiêng theo các hình vẽ trong MSWord, ví dụ như tạo chú thích cho biết độ dài cạnh huyền của một tam giác vuông chẳng hạn.- Bước 1: Khởi động Excel, trên thanh Drawing, vào menu AutoShapes và vẽ ra một tam giácvuông.- Bước 2: Nhấp chuột vào một ô nào đó có vị trí nằm trên cạnh huyền rồi gõ vào độ dài “7cm”. Vào menu Format Cells, chọn thẻ Alignment, ở khung Orientation, bạn nhấn chọn đườngthẳng có chữ Text và kéo theo hướng nghiêng phù hợp với độ nghiêng cạnh huyền của tamgiác. Nhấn OK. 2- Bước 3: Điều chỉnh lại vị trí của tam giác sao cho thật khớp với chú thích nghiêng. Phủ khốivùng chứa hình ảnh của tam giác và chú thích, vào menu Edit Copy (Ctrl+C).- Bước 4: Bạn vào MS Word, chọn Edit Paste Special rồi chọn định dạng là Picture (EnhancedMetafile). Nhấn OK. Lúc này hình ảnh tam giác vuông có kèm chú thích sẽ được dán vào Wordvà dù bạn có “lôi” nó đi đâu chăng nữa thì chú thích và hình tam giác vẫn song hành với nhau.Câu hỏi 1 : Giấu công thức trong Excel cách nào ?Trả lời : Có nhiều cách :1/ Bạn có thể Copy từ Menu Edit / Copy, sau đó sử dụng Edit / Paste Special / Value2/ Bạn có thể giấu luôn thanh Formula bằng cách vào Tools/ Options/View, bỏ dấu kiểm ở ôFormula Bar, sau đó, bạn vào Tools/Protection/Protect Sheet và gõ Pssword3/ Vào Menu Format/ Cells, tìm thẻ Protection, ở đây có 2 ô Locked và Hidden.- Nếu bạn bỏ chọn ô Locked, thì khi cài Password, những ô này sẽ cho phép bạn nhập và thayđổi dữ liệu. Những ô nào chọn Locked, sẽ không cho phép bạn sửa đổi gì hết- Nếu bạn chọn Hidden, những ô này sẽ không thể hiện bất cứ cái gì chứa trong ô lên thanhFormula khi bạn cài Password.Đến đây, các bạn sẽ hiểu khi nào ta chọn Locked và Hidden, khi nào khôngĐể chọn nhiều vùng dữ liệu trên cùng một Sheet một cách nhanh chóng, ta sử dụng MenuEdit/Goto- Đầu tiên, chọn All tòan bộ bảng tính, vào Format / Cells bỏ dấu kiểm ở ô Locked- Sau đó, vào Menu Edit/ Goto, nhấn Special, chọn Formula, để chọn các ô có công thức, vàchọn Locked cùng với HiddenVà bây giờ, bạn vào Tools/Protection để cài PasswordNếu chỉ để bảo vệ công thức không cho người khác sửa đổi, nhưng vẫn cho thấy công thức củabạn, bạn có thể dùng thêm Validation4/ - Chọn vùng dữ liệu bạn muốn bảo vệ.- Chọn menu Data / Validation.- Trong tab Settings, chọn trong ô Allow là Text length, ô Data chọn : between, ô Minimum,bạn đánh giá trị chiều dài tối thiểu của chuỗi (ví dụ là 10000), ô Maximum, nhập giá trị chiềudài tối đa của chuỗi (ví dụ 50000).Chọn tab Error Alert.Trong Style chọn Stop, ô Title bạn hãy nhập tiêu đề của ô thông báo (ví dụ Cấm!), ô Errormessage, bạn nhập nội dung của ô thông báo (ví dụ: khong duoc dung vao du lieu cua nguoikhac).Nhớ chọn the check box : Show error alert after invalid data is entered.- Để xoá những vùng dữ liệu đã được đặt Validation bạn hãy chọn Clear All.Bạn có thể làm ẩn luôn cả một Sheet có chưa công thức bằng cách : ...