Viết các email tuyệt hay

Mặc dù email là một phương tiện được sử dụng rộng rãi nhưng nhiều người không biết sử dụng nó hiệu quả. Đó là một cách “tức thời” để liên lạc với người khác, thật dễ cho qua những điều cơ bản của văn bản giao dịch công việc như chính tả, văn phạm và cách chấm câu qua email. Tuy nhiên điều quan trọng là bạn phải duy trì những chuẩn mực cao dù bạn giao dịch với người khác bằng cách nào. Phong cách bạn dùng cho 1 bức thư rõ ràng sẽ phụ thuộc vào người nhận,...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Viết các email tuyệt hay Viết các email tuyệt hay Mặc dù email là một phương tiện được sử dụng rộng rãi nhưng nhiều người không biết sử dụng nó hiệu quả. Đó là một cách “tức thời” để liên lạc với người khác, thật dễ cho qua những điều cơ bản của văn bản giao dịch công việc như chính tả, văn phạm và cách chấm câu qua email. Tuy nhiên điều quan trọng là bạn phải duy trì những chuẩn mực cao dù bạn giao dịch với người khác bằng cách nào. Phong cách bạn dùng cho 1 bức thư rõ ràng sẽ phụ thuộc vào người nhận, nhưng hãy dành thời gian xét đoán những gì bạn đang viết cho ai đó để hình ảnh hoặc danh tiếng của công ty luôn được củng cố, chứ không bao giờ bị giảm sút. Mỗi email nên có một chủ đề xác định rõ ràng để người nhận có thể nhanh chóng quyết định thư đó quan trọng đến mức nào. cho dù bạn có thể sử dụng các thuật ngữ như “khẩn cấp” hoặc “ưu tiên hàng đầu” để cảnh báo người nhận, hãy cố gắng chỉ dùng chúng khi thật sự cần thiết vì nếu không tác động sẽ bị giảm. Bước 1: Xác định rõ chủ đề của email Khi email trở nên phổ biến, mọi người trong công việc nhận được khối lượng lớn thư mỗi ngày. Để xử lý cơn lũ tiềm ẩn này, người ta phải sắp xếp thứ tự ưu tiên và quyết định điều gì là quan trọng nhất. Sau đó, hãy đảm bảo rằng mỗi email bạn gửi đi có một chủ đề được xác định rõ ràng. Hầu hết một “gói email” phổ biến đều có một dòng chủ đề do đó hãy sử dụng dòng này để nêu email của bạn nói về vấn đề gì càng súc tích càng tốt. Các ví dụ bao gồm: - Ngày mới cho cuộc họp… - Những thay đổi giá trên loại hàng ABC - Báo cáo doanh số bán hàng hàng tháng - Đơn đặt hàng cho khách hàng XYZ – tình trạng giao hàng - Giám đốc điều hành mới được bổ nhiệm Các nội dung này luôn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề chính nhưng chúng lại chỉ rõ bức email nói về vấn đề gì. Một số email bao hàm một chủ đề mà chủ đề đó lại thay đổi qua một giai đoạn thời gian, như nội dung của tập sách quảng cáo mới hoặc tình trạng của một dự án. Để giúp mọi người theo dõi được những thay đổi và để đảm bảo họ đọc được những phiên bản thông tin mới nhất, hãy thêm ngày tháng hoặc số phiên bản vào tiêu đề. Ví dụ: - Bản sao tập sách quảng cáo mới – bản thảo 4 - Tình trạng dự án – tháng 7 - Các đường lối về nhân sự đã được chỉnh sửa – tháng 12 có hiệu lực Bước 2: Càng súc tích càng tốt Đều tiên và trước hết, email là một hình thức ngắn gọn của việc giao dịch. Nó nên tóm gọn và đi thẳng vào vấn đề chính và người nhận sẽ có thể hiểu được các nội dung chính trong thư của bạn ở vài dòng đầu tiên. Vì đa số email sẽ được đọc trên màn hình máy vi tính nhỏ, có thể khó và không thuận tiện để theo dõi các đoạn văn bản dài. Nếu bạn cần đi sâu vào chi tiết hơn, hãy gửi một văn bản thành tư liệu đính kèm riêng hoặc bảo người nhận liên hệ với bạn để có nhiều thông tin hơn. Nếu bạn cần đi sâu vào chi tiết nào đó và việc gửi tài liệu đính kèm là không thể, hãy chia thư của bạn thành các “khúc” nhỏ với một đầu đề trước mỗi phần mới. Việc này sẽ làm cho các đoạn thông tin dài trở nên dễ đọc và dễ hiểu hơn trên màn hình và những người trao đổi thư với bạn sẽ có thể nhặt ra thông tin liên quan đến họ nhiều nhất. Bước 3: Kiểm tra chính tả và cách chấm câu Một bức email là một hình thức giao dịch kinh doanh có cùng tình trạng pháp lý như thư văn bản và những tài liệu in ấn khác. Trong tay của một khách hàng, nó phản ánh tình trạng của công ty, vì vậy một bức thư lỗ chỗ lỗi chính tả và văn phạm kém sẽ không thể hiện được hình ảnh tốt nhất về bạn. Hãy dành ra vài phút để kiểm tra lỗi và ý tứ trong thư của bạn trước khi bạn gửi đi. Nhiều chương trình email thông dụng bao gồm cả công cụ kiểm tra lỗi chính tả giúp bạn thực hiện việc này, nhưng nếu hệ thống của bạn không có công cụ đó bạn có thể soạn thảo thư của bạn trong một chương trình xử lý văn bản, kiểm tra thư, rồi sau đó chép phiên bản cuối cùng vào email của bạn. Hãy nhớ sử dụng các chữ thường và chữ in hoa trong thư của bạn cho các đối tác kinh doanh. Viết một lá thư bao gồm các chữ thường tạo một ấn tượng điều gì đó được viết cẩu thả. Người trao đổi thư với bạn sẽ nghĩ đơn giản là bạn không buồn dành ra một chút thời gian nào cho công việc này (và mở rộng ra là, không buồn dành ra chút thời gian nào cho họ). Việc viết thư toàn bằng chữ in hoa trông bạn có vẻ “quát tháo”. Hãy cố gắng không dùng quá nhiều các từ viết tắt được cấu tạo bởi chữ in đầu của các nhóm từ. Các đồng nghiệp của bạn có thể hiểu được nghĩa của nhóm này, nhưng với người khác chúng lại vô nghĩa. Nếu chúng là cần thiết hoặc hoàn thành không thể tránh được, hãy giải thích các từ đó nghĩa gì ở phần mở đầu thư bạn viết để người trao đổi thư với bạn có thể hiểu được những gì xảy ra tiếp theo. Bước 4: Sử dụng phong cách thích hợp Rõ ràng không có một phong cách riêng nào cho email mà bạn có thể áp dụng mỗi khi bạn soạn thảo email. Bạn có thể sử dụng một phong cách trò chuyện thân mật khi đang trao đổi với đồng nghiệp hoặc bạn bè, nhưng sử dụng một phong cách trang trọng hơn thì sẽ thích hợp hơn k ...