Vòng đời của tài liệu điện tử

Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”. Có hai khái niệm cơ bản trong nguyên tắc này là sự tham gia của lưu trữ và vòng đời của tài liệu. Sự tham gia của lưu...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Vòng đời của tài liệu điện tử Vòng đời của tài liệu điện tử Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưutrữ điện tử là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệthống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảođảm cho việc tạo lập và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực,đáng tin cậy và có thể bảo quản được”. Có hai khái niệm cơ bản trong nguyên tắc này là sự thamgia của lưu trữ và vòng đời của tài liệu. Sự tham gia của lưu trữ Việc một lưu trữ tham dự vào toàn bộ vòng đời của tài liệukhông có nghĩa là lưu trữ đó phải chịu trách nhiệm về toàn bộ cáchành động liên quan tới tài liệu trong suốt vòng đời của chúng.Thực chất, điều đó có nghĩa là lưu trữ cần tăng cường sự hiểu biếtvề chức năng lưu trữ và thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn vàhoạt động thực tiễn góp phần vào việc đạt được mục tiêu của chứcnăng lưu trữ cùng với tất cả các đối tác, những bên có vai trò nhấtđịnh trong chức năng này tại một thời điểm bất kỳ cũng như ở tấtcả các thời điểm trong vòng đời tài liệu. Chức năng lưu trữ mở rộng ra toàn bộ vòng đời tài liệu vàvòng đời đó có thể nhìn nhận có 3 giai đoạn cơ bản sau: - Chuẩn bị (nhận thức) - Tạo lập tài liệu - Bảo trì (bao gồm cả bảo quản và sử dụng). Vòng đời tài liệu Vòng đời tài liệu điện tử, về thực chất, được quyết định quacác phương án lựa chọn và quyết định được đưa ra ở giai đoạnkhi mà nhu cầu về lưu giữ tài liệu được xác định và các hệ thốnglưu giữ tài liệu được thiết kế và phát triển, trước khi bất kỳ mộttài liệu nào được sản sinh. Trong giai đoạn này – giai đoạn đượcnói đến như là “giai đoạn chuẩn bị” – các hệ thống thông tinđiện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) và thực thi (ápdụng). Quá trình này bao gồm cả việc phân tích các yêu cầu đốivới cả thông tin cũng như việc xử lý những thông tin đó phục vụcho các mục đích hoạt động hiện tại. Quá trình đó còn bao gồmviệc lựa chọn, mua sắm và cài đặt các thiết bị công nghệ thíchhợp. Các yêu cầu chức năng đối với việc quản lý tài liệu điện tửcần phải được xem xét và tính đến khi thiết kế và xác định cácyêu cầu kỹ thuật của các hệ thống thông tin điện tử nhằm bảođảm rằng nội dung, bối cảnh và cấu trúc của tài liệu được sảnsinh hay giữ lại có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậyvề những hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân - nguồnsản sinh ra tài liệu và rằng, tài liệu lưu trữ điện tử được nhậndiện và bảo quản. Việc xem xét giải quyết các yêu cầu đó tronggiai đoạn chuẩn bị sẽ góp phần hạn chế những thay đổi, chỉnhsửa hệ thống sau khi chúng đã được áp dụng. Những thay đổi,chỉnh sửa như vậy thường là rất tốn kém, phức tạp và thậm chícó thể là không khả thi. Trong khi các quyết định mang tính nền tảng được đưa ra ởngay thời điểm chuẩn bị thì giai đoạn tạo lập tài liệu hiển nhiênlà có tính chất quyết định. Một hệ thống có thể được thiết kếnhằm thoả mãn những yêu cầu lưu trữ sao cho tài liệu điện tử cóthể tiếp cận khai thác được; nhưng nếu như những tài liệu hoànchỉnh và đáng tin cậy không được nắm bắt một cách thống nhấttrong hệ thống thì việc thiết kế sẽ không có ý nghĩa gì. Nhữngtài liệu thích hợp và đáng tin cậy phải được tạo lập khi người tacần đến chúng và phải được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thốngtài liệu được thiết kế một cách hoàn chỉnh.Giai đoạn bảo trì bao gồm phần còn lại của vòng đời tài liệu lưutrữ cho dù chúng được làm ra trên nền giấy hay ở dạng điện tử.Mục đích của việc bảo trì/giữ gìn tài liệu lưu trữ sẽ thay đổi theothời gian. Ban đầu, một tài liệu sẽ được sử dụng bởi cơ quan, tổchức hay cá nhân sản sinh ra chúng để hỗ trợ cho quá trình raquyết định và thực hiện các hoạt động tác nghiệp. Sau đó, tàiliệu có thể được cất giữ trong một thời gian để sử dụng trong cáchoạt động khác hay để đáp ứng các yêu cầu về khía cạnh tráchnhiệm. Cuối cùng, tài liệu sẽ được giữ gìn để phục vụ cho cácmục đích pháp lý, văn hoá hay các mục đích nghiên cứu khác.Như vậy, giai đoạn bảo trì tài liệu bao hàm cả việc lưu giữ vì cácmục đích hoạt động thực tiễn cũng như vì giá trị lưu trữ của tàiliệu. Những hành động được thực hiện liên quan tới tài liệutrong suốt giai đoạn hiện hành của chúng cần phải xác địnhnhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo trì và tiếp cận khaithác tài liệu tiếp theo sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầuhoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng.Tương tự như vậy, các bước được áp dụng để bảo quản lưu trữphải đảm bảo rằng tài liệu phải có đủ khả năng tiếp tục cung cấpnhững bằng chứng đáng tin cậy và xác thực về những hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng. ...