Word 2007-2003: Cách sử dụng công cụ

Cách sử dụng công cụ MS Word có đầy đủ các công cụ để giúp bạn làm việc nhanh hơn, nhưng có thể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng. Với một văn bản bạn có thể sắp xếp, chỉnh sửa, hoặc kết hợp với môt số ứng dụng khác để tạo nên một văn bản hoàn chỉnh và hấp dẫn người đọc.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Word 2007-2003: Cách sử dụng công cụWord 2007-2003: Cách sử dụng công cụWord 2007-Cách sử dụng công cụMS Word có đầy đủ các công cụ để giúp bạn làm việc nhanh hơn, nhưng cóthể bạn lại chưa biết đến sự tồn tại của chúng. Với một văn bản bạn có thểsắp xếp, chỉnh sửa, hoặc kết hợp với môt số ứng dụng khác để tạo nên mộtvăn bản hoàn chỉnh và hấp dẫn người đọc.1. Co ngắn văn bản vào một trang giấyMột tài liệu với trang cuối có thừa quá nhiều giấy trắng sẽ là một sự lãng phívà đôi khi còn không đẹp trong trình bày. Các bức thư và tài liệu của bạntrông sẽ đẹp hơn nếu nó lấp đầy gọn ghẽ trên các trang giấy. Nếu bạn xemvăn bản ở chế độ Print Preview và phát hiện ra một đoạn văn bản ngắn bịtràn sang trang mới, hãy kích vào Shrink to Fit (Word 2003) hoặc ShrinkOne Page (Word 2007). Word sẽ thu nhỏ font trong văn bản và trang giấylúc này sẽ rất gọn gẽ. Bạn không thích kết quả? Chỉ việc nhấn Ctrl + Z đểUndo lại hành động vừa làm.2. Tính toán trong bảngChắc chắn rằng bạn có thể nhúng bảng tính Excel vào trong tài liệu Word,nhưng nếu chỉ cần một vài tính toán đơn giản, bạn có thể sử dụng chínhnhững kỹ năng tính toán có sẵn của Word. Chọn một ô ở dưới cùng của cộtcần tính, kích vào Formula trong phần Table Tools Layout (Word 2007)hoặc chọn Formula từ menu Table (Word 2003). Word sẽ gợi ý hàm=SUM(ABOVE), nhưng bạn có thể chọn các hàm cần dùng khác. Ngoàiviệc chọn các biến ABOVE (trên), BELOW (dưới), LEFT (trái), RIGHT(phải) để làm việc với tất cả các ô nằm trên hướng tương ứng, bạn có thểtham chiếu chính xác các ô trong phạm vi tính toán với công thức giống nhưExcel – ví dụ: = AVERAGE(A1:C3)3. Kết hợp gửi e-mailMail-merge là một tính năng sẵn có trong Word, tính năng này thường dùngđể trộn một nội dung thư sẵn có với một danh sách người nhận, tuy nhiênsau khi trộn và có những nội dung cần thiết, bạn vẫn phải gửi những nộidung thư này tới từng người cần nhận thông qua email. Tuy nhiên việc nàysẽ không phải là vấn đề bởi chính tính năng mail-merge của Word cũng cóthể giúp bạn gửi các e-mail này. Trong Word 2007, sau khi đã hoàn thiệnbức thư, kích vào Finish & Merge và chọn Send E-mail Messages từ menu.Trong Word 2003, chọn E-mail messages tại bước đầu tiên của Mail Mergewizard. Bạn sẽ được nhắc nhở nhập vào một Tiêu đề (Subject) cho toàn bộcác thư và một trường dữ liệu để nhập địa chỉ email của người nhận.4. So sánh 2 văn bảnMột người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửa thông tin gì đósau đó lưu sang một văn bản mới, nhưng người đó đã không đánh dấu thànhphần sửa. Dĩ nhiên là với một văn bản quá dài thì việc tìm được sự khácnhau giữa văn bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn. Thực tế trongWord có một công cụ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khácnhau giữa 2 văn bản. Trong Word 2003, sau khi mở văn bản cũ, chọnCompare and Merge Documents từ menu Tools và chọn văn bản mới. TrongWord 2007 chọn Compare | Compare từ tab Review và chọn cả văn bản cũvà văn bản mới.5. Kiểm tra một tài liệuCác tài liệu Word 2007 của bạn có thể có chứa nhiều thông tin hơn là bạntưởng, chúng bao gồm việc đánh dấu các thay đổi, ghi chú, những đoạn vănbản ẩn, các thông tin cá nhân… Việc phân phối một tài liệu với những thôngtin kiểu này có thể rất nguy hiểm. Để đảm bảo bạn không để lộ quá nhiềuthông tin trong một tài liệu Word 2007, kích vào nút Office ở phía trên trái,vào phần Prepare và chọn Inspect Document trong menu. Word 2003 khônghoàn toàn như vậy, nhưng bạn cũng có thể sử dụng tab Security trong hộpthoại Options, kiểm tra phần Remove personal information from fileproperties on save và Warn before printing, saving, or sending a file thatcontains tracked changes or comments.6. Tích hợp công cụ dịchPhần Research có trong cả Word 2007 và Word 2003, nó bao gồm một tùychọn có thể dịch đoạn văn bản đang được chọn hoặc toàn bộ văn bản chuyểnđổi giữa các ngôn ngữ khác nhau. Bạn chỉ cần chọn ngôn ngữ nguồn vàngôn ngữ đích cần đọc.7. Viết công thức toán họcĐể chèn một công thức toán học trong Word 2007, bạn vào Equation | InsertNew Equation từ tab Insert và sử dụng các công cụ trong thanh EquationDesign. Trong Word 2003 thì có một chút khác biệt hơn. Từ menu bạn chọnInsert | Opject, chọn Microsoft Equation 3.0 và kích OK, sau đó sử dụng cáccông cụ trong thanh Equation.8. Tự sửa ký tự toán học (Word 2007)Tất cả các ký hiệu toán học có trong Equation Design, tuy nhiên nếu bạn chỉdùng những ký hiệu cơ bản, có thể sử dụng math autocorrect. Kích vào nútOffice ở phía trên trái, chọn Word Options, Proofing, kích vào AutoCorrectOptions và chọn hộp Use Math AutoCorrect rules outside of math regions.Sau khi chọn xong tùy chọn này, bạn có thể nhập aleph để chèn ký hiệualeph ( ), int để chèn ký hiệu ∫ hoặc thậm chí nhập quadratic để chèn toànbộ kết quả phương trình bậc hai (x=(-b±√(b^2-4ac))/2a).9. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụngCách nhanh nhất và thông dụng nhất để tru ...